Rechnungen mit Billbee automatisch erstellen und versenden
Mit Billbee automatisierst du deine gesamte Rechnungsstellung rechtssicher, damit du dich voll auf dein Online-Business konzentrieren kannst. Das System übernimmt die Erstellung und den anschließend Versand vollautomatisch und für all deine Verkaufskanäle.
- Vollautomatischer Workflow: Sobald eine Bestellung reinkommt, wird die Rechnung automatisch erstellt. Kein Copy-Paste, keine Tippfehler und kein Stress. Mit Billbee sparst du täglich wertvolle Stunden.
- Automatischer Versand: Versende deine Rechnungen vollautomatisch an deine Kund:innen – inklusive Trackingnummer und individuellem Text. So reduzierst du die Nachfragen im Support und sorgst für eine höhere Zufriedenheit.
- Individuelles Design: Deine Rechnungen sehen nicht nach Standard-Layout aus, sondern glänzen in deinem eigenen Brand-Design.
- Rechtlich auf der sicheren Seite: Billbee kümmert sich um die Pflichtangaben, damit du dich entspannt zurücklehnen kannst. Alle Rechnungen entsprechen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen und werden auf deinen Wunsch revisionssicher archiviert. Auch wenn du international verkaufst, berücksichtigt das System die Steuersätze, die im jeweiligen Land gelten.
So automatisierst du deine Rechnungen mit Billbee
Mit Billbee ist es ganz einfach, deine Rechnungen zu automatisieren – auch ohne IT-Kenntnisse.
Schritt 1: Layout individualisieren
Pass das Layout deiner Rechnungen an deinen Online-Shop an. Individualisiere Logo, Farben, Schriftarten und vieles mehr, damit deine Kund:innen deine Marke wiedererkennen.
Schritt 2: Rechnungen automatisch erstellen
Dank flexibler Automatisierungsregeln legst du selbst fest, wann deine Rechnungen generiert werden – etwa unmittelbar nach der Bestellung oder erst nach Zahlungseingang. Billbee zieht sich alle Daten aus deinem Shop oder Marktplatz.
Schritt 3: Rechnungen automatisch versenden
Versende die Rechnung automatisch an deine Kund:innen. Du entscheidest, wann die Rechnung rausgeht. Erstelle dazu vorab einen persönlichen E-Mail-Text. Nutze Platzhalter, um Name, Bestelldetails oder Tracking-Links automatisch einzufügen.
Erstelle anschließend eine zweite Regel für den automatischen Versand deiner Rechnungen. Eine solche Regel ist bereits standardmäßig in deinem Billbee Account eingerichtet. Du kannst sie allerdings noch individuell bearbeiten und zum Beispiel deinen zuvor erstellten Benachrichtigungstext verknüpfen und eine Blindcopy-Mailadresse angeben, die alle gesendeten Rechnungen erhält.
Schritt 4: Rechnungen automatisch archivieren
Lass deine Rechnungen nicht nur erstellen, sondern direkt in deinem bevorzugten Cloudspeicher archivieren (z. B. Google Drive, Dropbox oder OneDrive). So sind alle Belege revisionssicher, zentral sortiert und jederzeit für dich oder deine Steuerberatung abrufbar.
Schritt 5: Rechnungsupload automatisieren
Eigene Kundenservice-Portale von Marktplätzen wie Amazon oder eBay ermöglichen es Käufer:innen, ihre Rechnungen unmittelbar herunterzuladen. Teilweise ist dies sogar verpflichtend, um beispielsweise den Prime-Status nicht zu gefährden. Mit Billbee musst du diese Belege nicht mehr händisch hochladen.
Aktiviere dafür einfach den automatischen Rechnungsupload: Sobald eine Rechnung erstellt wurde, schiebt Billbee das Dokument im Hintergrund automatisch an den jeweiligen Marktplatz. Das sorgt nicht nur für zufriedene Kund:innen, sondern verbessert auch dein Verkäufer-Ranking, da alle Dokumente schnell und zuverlässig hinterlegt werden.
Häufig gestellte Fragen
Ab wann ist es sinnvoll, Rechnungen zu automatisieren?
Im Grunde schon ab der ersten Bestellung. Sobald du manuell Rechnungen in Word oder Excel tippst, verlierst du Zeit für deinen Online-Handel. Ein Rechnungsprogramm wie Billbee automatisiert den gesamten Prozess, vermeidet Fehler und sorgt dafür, dass du professionell und rechtssicher auftrittst.
Die Rechnungsautomatisierung lohnt sich daher für kleine und auch große Online-Shops.
Welche Online-Shops kann ich in Billbee anbinden?
Du kannst alle gängigen Shopsysteme wie Shopify, WooCommerce, Shopware, Squarespace, Jimdo oder Gambio mit nur wenigen Klicks verknüpfen. Die Schnittstellen sorgen dafür, dass deine Bestelldaten automatisch einfließen. Falls du ein ganz spezielles System nutzt, bietet Billbee zudem eine offene API an. So behältst du alle deine Shop-Verkäufe zentral an einem einzigen Ort im Blick.
Kann ich auch Stornorechnungen und Gutschriften mit Billbee erstellen?
Ja, erstelle mit Billbee in wenigen Klicks Stornorechnungen für fehlerhafte Belege oder Gutschriften für Retouren. Das Beste daran: Deine Bestände werden auf Wunsch automatisch wieder korrigiert und alles wird rechtssicher dokumentiert, damit deine Buchhaltung sauber bleibt.
Kann ich mit Billbee auch meine Buchhaltung erledigen?
Billbee ist kein vollwertiges Buchhaltungsprogramm, aber der perfekte Zuspieler. Denn das System bereitet deine Buchhaltung ideal vor, indem es die Daten sauber aufbereitet und automatisch an dein Buchhaltungstool (z. B. DATEV, Lexware Office oder sevdesk) übermittelt.
Ist Billbee auch für Kleinunternehmer:innen geeignet?
Ja, Billbee ist auch für Kleinunternehmer:innen das ideale Rechnungstool. Du kannst die Kleinunternehmerregelung (nach § 19 UStG) ganz einfach in den Einstellungen hinterlegen, sodass auf deinen Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausgewiesen wird.
Da unsere Gebühren mit deinem Erfolg wachsen, ist Billbee die perfekte Lösung, um ohne hohes finanzielles Risiko professionell durchzustarten und gemeinsam mit uns über dich hinauszuwachsen.
Welche Marktplätze kann ich mit Billbee verknüpfen?
Kann ich meine Rechnungen mit Billbee erstellen, wenn ich international verkaufe?
Ja, Billbee erkennt unterschiedliche Steuersätze im Ausland und kann Rechnungen in verschiedenen Sprachen und Währungen erstellen. Das System bildet auch komplexe Themen wie das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) für den EU-weiten Versand ab. So verkaufst du grenzenlos, während die Rechnungssoftware im Hintergrund dafür sorgt, dass deine Belege steuerlich korrekt sind.
Was kostet Billbee?
Bei Billbee gibt es keine starren Pakete. Stattdessen setzen wir auf ein faires, nutzungsbasiertes Modell: Du zahlst eine Grundgebühr von 9 € im Monat und dann einen kleinen Betrag pro Auftrag. Das bedeutet: Wer wenig verkauft, zahlt wenig. Wer viel verkauft, profitiert von unseren Deckelungen. So bleibt Billbee für kleine und mittelgroße Händler:innen bezahlbar und passt sich flexibel deinem aktuellen Bestellvolumen an.