Intuitives Shopify-Warenwirtschaftssystem

Ein Shopify-Warenwirtschaftssystem (kurz: WaWi) ist eine spezielle Software aus dem ERP-Bereich (Enterprise Resource Planning), die den gesamten Warenfluss deines Business – von Shopify bis zu den Marktplätzen – lückenlos abbildet, kontrolliert und steuert.

Während Shopify dein Schaufenster für deine Kund:innen ist, ist die WaWi das zentrale Steuerelement für:

• Lager & Logistik: Behalte die volle Kontrolle über deine Bestände. Über ein intuitives Interface siehst du in Echtzeit, welche Stückzahlen wo lagern.
• Warenausgang & Versand: Automatisiere den gesamten Prozess vom Bestelleingang bis zum Labeldruck.
• Beschaffung & Bedarfsermittlung: Das System informiert dich automatisiert über niedrige Bestände, damit du rechtzeitig nachbestellen kannst, bevor es zu Out-of-Stock-Situationen kommt.
• Zentrale Rechnungsverwaltung: Erzeuge rechtssichere Rechnungen, Stornierungen und Gutschriften vollautomatisch. Das Warenwirtschaftssystem verwaltet deine Belege zentral und sorgt für einen reibungslosen Datenfluss zu deiner Buchhaltung.

Du kannst den Lagerbestand deines Shops auch im Shopify-Adminbereich verwalten, Bestandsverfolgung einrichten, Lagerbestände einsehen und Anpassungen vornehmen. Für den Anfang ist das ausreichend. Allerdings stößt es schnell an seine Grenzen, zum Beispiel wenn du deine Produkte auch auf Marktplätzen verkaufst.

Sobald du nicht nur in deinem Shopify-Shop, sondern auch auf Marktplätzen verkaufst, deine Produkte in verschiedenen Lagern lagerst oder immer wiederkehrende Prozesse automatisieren willst, brauchst du ein Warenwirtschaftssystem. Meistens lohnt sich eine WaWi schon ab etwa 30 bis 50 Bestellungen pro Monat – also auch für kleine Unternehmen. Die Zeitersparnis, die du durch die Automatisierung gewinnst, kannst du direkt in dein Marketing oder die Produktentwicklung investieren.

Die drei wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Ein zentrales Cockpit für alles: Wenn du nicht nur über Shopify, sondern auch über Marktplätze (Amazon, eBay, Etsy, Kaufland etc.) verkaufst, verlierst du ohne WaWi schnell den Überblick. Die WaWi bündelt alle Bestellungen in einer Ansicht. So musst du dich nicht mehr in verschiedene Plattformen einloggen.
• Weniger manueller Papierkram: Rechnungen schreiben kostet Zeit und Nerven. Mit einem WaWi wie Billbee kannst du Rechnungen automatisch und rechtssicher erstellen und direkt an deine Kund:innen schicken. Mit CSV-Exports und Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystem bereitest du deine Buchhaltung in Minuten statt Stunden vor.
• Effizienter Versand: Erzeuge Versandlabels für DHL, Hermes, DPD und andere Versanddienste direkt aus dem Auftrag heraus. Die Trackingnummer wird automatisch an Shopify und deine Kund:innen übertragen. So hast du weniger Nachfragen im Support.

Kurz gesagt: Eine WaWi nimmt dir Routineaufgaben im Tagesgeschäft ab, damit du dich voll und ganz auf dein Online-Business konzentrieren kannst. Es spart Zeit und vermeidet Fehler (z. B. beim Bestandsabgleich).

Ein Warenwirtschaftssystem fokussiert sich ganz auf den Warenfluss: Dazu gehören etwa Lagerbestände, An- und Abverkauf und Nachbestellungen.

Ein ERP-System geht einen Schritt weiter und bietet Funktionen wie Personalverwaltung, Controlling oder Customer-Relationship-Management. Für die meisten schnell wachsenden Händler:innen ist ein Shopify-ERP-System daher zu komplex und zu teuer. Wie der Name schon sagt, lohnt ein ERP sich eher für größere Konzerne.

‍Billbee ist deine flexible Lösung: Billbee ist ein einfaches Warenwirtschaftssystem, das speziell auf die Bedürfnisse von E-Commerce-Händler:innen zugeschnitten ist. Mit über 150 Schnittstellen aus allen relevanten Bereichen des E-Commerce bietet es dir allerdings deutlich mehr Funktionen als eine reine WaWi – von umfangreichen Automatisierungen bis hin zu After-Sales-Tools. So kannst du deine Abläufe optimieren, ohne dass du dich mit der Komplexität eines vollwertigen ERP-Systems auseinandersetzen musst.

Um jetzt den besten Shopify-WaWi-Kandidaten für deinen Shop zu finden, achtest du am besten auf diese Kriterien:

• ‍Integration mit Shopify: Das Warenwirtschaftssystem deiner Wahl muss in jedem Fall in der Lage sein, mit Shopify zu kommunizieren und sich nahtlos in die Systemlandschaft einzufügen. Daten händisch hin und her zu schieben ist ein absolutes No-Go, denn das ist nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig. ‍
• Usability (Benutzerfreundlichkeit): Deine Shopify-WaWi sollte sich intuitiv bedienen lassen, damit du und dein Team möglichst schnell mit der Arbeit beginnen könnt.
• Skalierbarkeit: Gute Warenwirtschaftssysteme wachsen mit deinen Ansprüchen. Sie erschlagen dich nicht mit Funktionen, die du (noch) gar nicht brauchst, sondern sind so strukturiert, dass du schrittweise genau die Programmteile nutzen kannst, aus denen du und deine Organisation gerade den größten Nutzen ziehen könnt.‍
• Funktionsumfang: Welche Funktionen eine Shopify-WaWi dabei mitbringen sollte, lässt sich pauschal nicht sagen. Es kommt darauf an, wo dein Shop momentan steht; aber auch, wo er bald stehen soll. Berücksichtige bei deinem Anforderungsprofil immer, welche Funktionalitäten zukünftig benötigt werden, um dich nach ein paar Monaten nicht nach einem neuen Warenwirtschaftssystem umsehen zu müssen.‍
• Schnittstellen (Multichannel-Fokus): Apropos Funktionen: Neben der Shopify-Anbindung sollte deine Warenwirtschaft unbedingt in der Lage sein, weitere Softwares an- und einzubinden. Dazu gehören Marktplätze für den Multichannel-Handel, Payment- und Versanddienstleister oder Buchhaltungstools. ‍
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Die besten Angebote besitzen keine Mindestvertragslaufzeit und kalkulieren sich ausschließlich nach der tatsächlichen Nutzung der Software. Im Idealfall ist der Kundensupport außerdem im Preis enthalten und muss nicht extra bezahlt werden.

Billbee wird auf Basis eines nutzungsbasierten Preismodells mit einer Grundgebühr von 9 € pro Monat abgerechnet. Das heißt: Du zahlst nur für die Bestellungen, die du tatsächlich verarbeitest. So bleibt Billbee auch für Shopify-Händler:innen jeder Größe erschwinglich. Wenn du dich erstmal selbst überzeugen willst, kannst du Billbee 30 Tage lang kostenlos testen.