Dein Shop überzeugt durch Design – Billbee sorgt für die passende Professionalität im Hintergrund. Erzeuge für jede Squarespace-Bestellung automatisch eine rechtssichere Rechnung. Spare dir das manuelle Übertragen von Kundendaten und vermeide so effektiv Fehlerquellen.
Billbee versendet deine Rechnungen direkt an deine Kund:innen und sorgt so für einen reibungslosen After-Sale-Prozess. Gestalte deine Begleitnachricht ganz individuell passend zu deiner Brand und gib die Trackingnummer direkt in der Mail mit an.
Mit dem Billbee Layout-Editor stellst du sicher, dass deine Rechnungen genauso hochwertig aussehen wie dein Online-Shop. Passe Logo, Schriftarten und Farben individuell an, um ein konsistentes Markenerlebnis zu schaffen.
Sollte eine Bestellung storniert werden, erstellst du mit nur wenigen Klicks rechtssichere Gutschriften und Stornorechnungen. Billbee kümmert sich um die korrekte Belegfortführung und sorgt auf Wunsch dafür, dass retournierte Artikel sofort wieder in deinem Lagerbestand verfügbar sind.
Übergib deine Squarespace-Umsatzdaten und Rechnungen per Mausklick an deine Steuersoftware (z. B. DATEV, sevdesk oder Lexware Office). Billbee strukturiert die Daten so vor, dass deine Steuerberatung sie direkt verarbeiten kann – für einen Monatsabschluss ohne Stress.
Alle erzeugten Belege werden rechtssicher und revisionskonform in deiner Cloud archiviert. Damit erfüllst du die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Online-Händler:innen vollautomatisch und bleibst bei Rückfragen jederzeit auskunftsfähig.
Du brauchst keine IT-Kenntnisse, um deine Rechnungen mit Billbee zu automatisieren. Leg direkt los und spare wertvolle Zeit.
Bevor es losgeht, hinterlegst du in den Einstellungen dein Logo, deine Firmendaten und deine gewünschte Schrift. Einmal eingestellt, nutzt Billbee diese Vorlage automatisch für alle zukünftigen Rechnungen.
Automatisierungen laufen bei Billbee immer über Regeln. Damit deine Rechnungen also ab sofort automatisch generiert werden, benötigst du eine individuelle Regel dafür. Lege diese einfach unter "Automatisierung" im Reiter "Regeln" an. Definiere hier als Auslöser "Bestellung importiert" und als Aktion "Auftragsdokument erzeugen" mit "Rechnung" als Dokumententyp. So weiß das System genau, wann es eine Rechnung erstellen soll.
Mit Schritt 2 sorgst du dafür, dass deine Rechnungen automatisch erstellt werden, aber noch nicht dafür, dass sie automatisch an deine Kund:innen versendet werden. Verfasse dafür zuerst einen individuellen Benachrichtigungstext. Gehe dazu in den Bereich "Automatisierung" in "E-Mail Vorlage", erstelle eine individuelle Nachricht und speichere die Vorlage.
Erstelle anschließend eine zweite Regel für den automatischen Versand deiner Rechnungen. Eine solche Regel ist bereits standardmäßig in deinem Billbee Account eingerichtet. Du kannst sie allerdings noch individuell bearbeiten und zum Beispiel deinen zuvor erstellten Benachrichtigungstext verknüpfen und eine Blindcopy-Mailadresse angeben, die alle gesendeten Rechnungen erhält.
Billbee geht weit über die reine Rechnungserstellung hinaus. Das System optimiert deine gesamte After-Sale-Phase, automatisiert deine Bestellabwicklung und dein Bestandsmanagement.
Verknüpfe deine Geschäftskonten und Zahlungsanbieter wie PayPal oder Stripe. Billbee gleicht Transaktionen sofort mit deinen Squarespace-Bestellungen ab, sodass du immer weißt, welche Aufträge sofort versandbereit sind.
Erstelle Versandlabels für DHL, UPS, DPD oder Hermes direkt in Billbee. Besonders effizient: Sobald das Label gedruckt ist, werden die Trackingdaten automatisch an Squarespace und deine Kundschaft übertragen.
Billbee synchronisiert deine Bestände in Echtzeit auf allen weiteren Kanälen. Verkauft sich also zum Beispiel ein Produkt in deinem Squarespace-Shop, wird der Bestand auf deinen anderen Marktplätzen sofort aktualisiert. So verhinderst du dort Überverkäufe und verärgerte Kund:innen.
Dein Online-Shop ist erst der Anfang? Mit Billbee skalierst du mühelos auf Marktplätze wie Amazon, eBay oder Etsy. Verwalte alle Bestellungen und Rechnungen plattformübergreifend in einem einzigen, zentralen Dashboard.
Billbee wächst mit dir. Deine monatl. Kosten sind rein nutzungsbasiert - perfekt um die Weichen für dein Wachstum zu stellen.
Mit Billbee kannst du auch ohne technisches Know-how noch heute starten. Unsere Tutorials, umfangreiche Dokumentation etc. helfen dir bei der Einrichtung.
Registriere dich für deinen Billbee-Account und starte die Testphase ohne Angabe von Zahlungsinformationen. Die Testphase endet automatisch, ohne dass du kündigen musst!
Verbinde deine Online-Shops, Marktplätze, Versanddienstleister etc. mit Billbee und beginne deine Bestellungen zu importieren.
Egal ob manuell oder automatisch: Starte sofort mit der Artikelverwaltung und Bestellabwicklung. Überzeuge dich selbst, wie schnell du mit Billbee Zeit sparen kannst!
Wir nutzen Billbee nun schon seit einiger Zeit und sind wirklich begeistert. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet und lässt sich intuitiv bedienen - selbst neue Teammitglieder finden sich schnell zurecht. Besonders überzeugt uns die Automatisierung: Bestellungen, Rechnungen und Lagerverwaltung laufen reibungslos und sparen uns enorm viel Zeit im Tagesgeschäft.
Wir nutzen Billbee schon seit 2017 und sind mit dem Tool gewachsen, Mitarbeiter können super einfach eingearbeitet werden und wir konnten mit Billbee super einfach skalieren.
Billbee bündelt unsere Bestellungen aus allen Kanälen ohne Aufwand und gibt uns damit genau die Workflows, die wir als wachsendes Kinderlabel brauchen. Die Automatisierungen erleichtern unser Tagesgeschäft spürbar und lassen uns mehr Zeit für das, was wir am liebsten tun: aus einfachen IKEA Produkten besondere Lieblingsstücke für Familien zu machen.
Als ich umsatzsteuerpflichtig wurde, dachte ich, ich müsste jede Woche Stunden mit Rechnungen schreiben verbringen. Zum Glück übernimmt Billbee das für mich: Rechnungen werden automatisch erstellt, an Kunden geschickt und sogar Trackingnummern direkt an Etsy und Shopify übermittelt.
Als kleines Unternehmen sind wir schnell gewachsen - Billbee ist einfach mitgewachsen, ohne dass wir es gemerkt haben. Kein Schnickschnack, sondern ein System, auf das man sich verlassen kann.
Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die Rechnungserstellung für Squarespace und Billbee. Wenn noch etwas offenbleibt, hilft dir unser Support oder unsere Community gerne weiter.
Damit deine Rechnungen rechtssicher sind, müssen sie folgende Angaben enthalten:
Wichtig für Kleinunternehmen: Der Hinweis auf die Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG.
Wichtig bei internationalem Verkauf: Bei Verkäufen ins EU-Ausland müssen ggf. die Steuersätze des Ziellandes ausgewiesen werden (OSS-Verfahren).
Squarespace bietet Bestätigungs-E-Mails an. Diese ersetzen jedoch oft keine vollwertige, rechtssichere Rechnung nach deutschem Steuerrecht. Billbee schließt diese Lücke und automatisiert den gesamten Prozess rechtssicher.
Die Einrichtung ist dank der direkten Anbindung unkompliziert und dauert nur wenige Minuten. Für die Einrichtung der Automatisierungsregeln brauchst du etwas mehr Zeit. In der Regel ist aber auch die gesamte Automatisierung deiner Rechnungen in weniger als einer Stunde erledigt.
In Billbee kannst du offizielle Stornorechnungen (Korrekturbelege) erstellen. Das System stellt sicher, dass die Buchhaltung rechtskonform bleibt, indem es die Gutschrift direkt mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft und die Nummernkreise sauber weiterführt.
Billbee startet bei einer Grundgebühr von 9 € pro Monat und wird dann nutzungsbasiert berechnet. Du zahlst also nur einen kleinen Betrag für jede tatsächlich verarbeitete Bestellung und kannst Billbee dafür in vollem Umfang nutzen.