Mahnwesen automatisieren
Begleicht ein:e Kund:in deine ausgestellte Rechnung nicht oder nicht im zeitlich gesetzten Rahmen, ist das ärgerlich. Denn das Versenden von Mahnungen und Zahlungserinnerungen kostet Zeit und gehört eher zu den unliebsamen Aufgaben von Online-Händler:innen. Das Gute: Mit Billbee kannst du dein Mahnwesen automatisieren – und so wertvolle Zeit zurückgewinnen.
Wie kann ich mein Mahnwesen in Billbee automatisieren?
Schritt 1: Zahlungsabgleich automatisieren
Billbee behält für dich den Überblick über die noch offenen Rechnungen deiner Kund:innen. Das System gleicht dazu die offenen Rechnungen mit allen eingehenden Zahlungen automatisch ab, markiert bezahlte Rechnungen und zeigt dir auf einen Blick, welche Rechnungen überfällig sind.
Schritt 2: Zahlungserinnerung automatisch versenden
Konnte einer offenen Rechnung keine Zahlung zugeordnet werden, sendet Billbee automatisch eine Zahlungserinnerung an deine Kund:innen – mit oder ohne Rechnung im Anhang.
Damit die Nachricht nicht nur persönlich klingt, sondern auch alle wichtigen Informationen enthält, kannst du sie mit Platzhaltern und einem selbst formulierten Text individualisieren.
Schritt 3: Mahnung automatisch versenden
Wird die Rechnung auch nach der Zahlungserinnerung nicht beglichen, versendet Billbee im nächsten Schritt automatisch eine Mahnung. Hinterlege auch dafür einen individuellen Text mit Platzhaltern.
Häufig gestellte Fragen zum automatischen Mahnwesen
Kann Billbee Mahnungen auch als PDF erzeugen?
Nein, Mahnungen und Zahlungserinnerungen werden über selbst angelegte E-Mail-Vorlagen und automatisierte Regeln verschickt. Für ein vollständiges Mahnwesen mit Dokumentengenerierung kannst du Billbee aber mit einer externen Buchhaltungssoftware verbinden.
Wie lange dauert es, bis mein Mahnwesen mit Billbee automatisiert ist?
Das hängt davon ab, wie dein Mahnwesen aufgebaut werden soll. Die Einrichtung der jeweiligen Automatisierungsregeln dauert meist nur wenige Minuten. Damit auch der Text zu deinem Branding passt und mit Platzhaltern personalisiert wird, nimm dir am besten ein paar Stunden Zeit.
Ab wann lohnt es sich, das Mahnwesen zu automatisieren?
Sobald du offene Rechnungen regelmäßig manuell prüfst, Zahlungserinnerungen schreibst oder Fristen im Blick behalten musst, lohnt sich die Automatisierung. Eine feste Bestellmenge gibt es dafür nicht: Schon wenige offene Posten kosten unnötig Zeit – besonders, wenn du über mehrere Shops und Marktplätze verkaufst. Mit Billbee bildest du deinen gewünschten Ablauf über Regeln ab und lässt Zahlungserinnerungen automatisch versenden.
Deine Vorteile durch ein automatisiertes Mahnwesen:
- Weniger Fehler: Bestell-, Rechnungs- und Kundendaten werden über Platzhalter automatisch in deine Nachricht übernommen. So musst du nicht jede Mahnung von Hand zusammenbauen.
- Mehr Zeit: Deine Zahlungserinnerungen und Mahnungen gehen automatisch raus, wenn eine Rechnung nach Ablauf der von dir festgelegten Frist noch nicht bezahlt ist. Du sparst dir das Nachhalten offener Zahlungen und kannst dich um dein Tagesgeschäft kümmern.
- Besserer Cashflow: Durch tagesgenaue und fristgerechte Erinnerungen zahlen deine Kund:innen in der Regel schneller. Das sichert die Liquidität deines Unternehmens.
Muss ich Mahnungen als PDF versenden oder reicht eine Mail?
Du musst Mahnungen nicht zwingend als PDF versenden, eine E-Mail kann also ausreichen. Wichtig ist, dass du den Erhalt bei deinen Kund:innen nachweisen kannst.
Kann ich die Frist selbst festlegen, wann die Mahnungen versendet werden?
Ja, über die Verzögerung in deiner Automatisierungsregel legst du selbst fest, wie viel Zeit zwischen Rechnung und Zahlungserinnerung vergehen soll. Auch das Zahlungsziel kannst du in ganzen Tagen hinterlegen – manuell oder automatisch per Regel. So passt du dein Mahnwesen an deinen Workflow und deine Zahlungsbedingungen an.