Rechnungen automatisch versenden

Viele von euch, insbesondere auch Amazon bzw. Fullfillment by Amazon (FBA) Verkäufer:innen, haben den Wunsch, die Rechnung nach einem Kauf automatisch an den oder die Kund:in zu versenden. Genau das ist eine der Stärken von Billbee und lässt sich mit wenig Aufwand schnell & unkompliziert umsetzen. Ein paar Tipps & Tricks dazu und wie du den automatischen Rechnungsversand am sinnvollsten in Billbee aktivierst, erfährst du in diesem Artikel.
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UPDATE: Jetzt auch als Video-Tutorial auf YouTube unserer How to Videoreihe.

Grundsätzlich benötigst du hierfür zwei Bereiche in den Billbee Einstellungen: "Benachrichtigungstexte" und "Regeln". Unter "Benachrichtigungstexte" ist automatisch eine entsprechende E-Mail für den Rechnungsversand angelegt, "Rechnung per Email senden". Diese übernimmst du einfach so wie sie ist - oder du feilst noch etwas am Text und nimmst Anpassungen vor. Danach müssen die entsprechenden Regeln eingerichtet werden.
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Insgesamt sind zwei Regeln erforderlich:
Eine zum Erzeugen der Rechnung & eine zum Versenden der entsprechenden E-Mail. Hierzu in den Einstellungen unter "Regeln" zunächst eine neue Regel mit den folgenden Optionen erstellen:

• Auslöser: Bestellung importiert (Alle Importarten)
• Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
• Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung)

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Die zweite notwendige Regel ist eigentlich bereits vorhanden und automatisch erstellt worden, "Rechnung manuell per Email senden". Diese kann bearbeitet und/oder umbenannt werden, erfüllt aber genau den Zweck, die entsprechende Textvorlage auszuwählen und mit der Rechnung als PDF Anhang als E-Mail an den oder die Kund:in zu versenden. Sollte die Regel aus irgendeinem Grund nicht vorhanden oder gelöscht worden sein, kann sie mit den folgenden Einstellungen neu angelegt werden:

• Auslöser: Auftragsdokument an Kunden senden (Rechnung)
• Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
• Aktion: Nachricht an Käufer senden

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Wenn diese beiden Regeln angelegt & aktiviert sind, sollten deine Kund:innen bei jeder neu eingelesenen Bestellung automatisch die vorab definierte E-Mail mit der jeweiligen Rechnung im Anhang erhalten.
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Noch ein wichtiger Hinweis: Beim direkten Versenden von E-Mails aus Billbee heraus, insbesondere wenn das regelmäßig und automatisch passiert, sollte ein eigener SMTP Server eingestellt und eingerichtet sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Antworten auf die versandten E-Mails nicht oder nicht ordnungsgemäß zugestellt werden. Weitere Informationen und ein Tutorial zur Einrichtung findet ihr hier: SMTP Server / Mail Versand.

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