Eine Rechnung ist offen, das Zahlungsziel liegt zurück. Du willst deine Kund:innen freundlich daran erinnern, ohne sie vor den Kopf zu stoßen. Dafür brauchst du keinen schärferen Ton, sondern eine klare Nachricht: Welche Rechnung ist betroffen? Welcher Betrag fehlt? Wie lässt sich die Zahlung erledigen?
Im Onlineshop kommt eine zweite Aufgabe dazu. Bevor die E-Mail rausgeht, prüfst du, ob die Forderung tatsächlich noch offen ist. Vielleicht wurde bereits überwiesen, eine Retoure bearbeitet oder die Zahlung noch nicht zugeordnet. Unten findest du die Vorlage Zahlungserinnerung zum Kopieren, danach einen Ablauf, der offene Rechnungen verlässlich nachhält.
Diese Vorlage Zahlungserinnerung eignet sich für eine erste Erinnerung an eine fällige, geprüfte Forderung. Die Angaben in geschweiften Klammern sind Platzhalter aus Billbee. Beim Versand füllt Billbee sie mit den Daten aus deinem Account. Informationen in eckigen Klammern trägst du einmalig mit deinen eigenen Angaben ein.
Das Zahlungsziel im Muster (14 Tage nach Rechnungsdatum) und die Zahlungsfrist (7 Tage ab Versand) sind Beispielwerte. Übernimm sie nur, wenn sie zu eurem vereinbarten Zahlungsziel passen. Andernfalls ersetze sie durch das tatsächliche Datum.
Betreff: Zahlungserinnerung zu deiner Rechnung {InvoiceNumber}
Hallo {BuyerFirstname},
für deine Rechnung {InvoiceNumber} vom {InvoiceDate} konnten wir bisher keinen vollständigen Zahlungseingang zuordnen. Das vereinbarte Zahlungsziel war der {InvoiceDate+14d:dd.MM.yyyy}. Aktuell ist noch ein Betrag von {UnpaidSum} offen. Bitte überweise den offenen Betrag bis zum {CurrentDate+7d:dd.MM.yyyy} auf folgendes Konto:
Kontoinhaber: [Kontoinhaber als festen Text eintragen]
IBAN: [IBAN als festen Text eintragen]
Verwendungszweck: {InvoiceNumber}
Falls du bereits bezahlt hast, prüfe bitte kurz den Betrag und den Verwendungszweck. Wenn wir deine Zahlung noch nicht zuordnen konnten, hilft uns eine kurze Rückmeldung mit Zahlungsdatum und Zahlungsreferenz. Bitte sende keine vollständigen Kontoauszüge. Falls du Fragen zur Rechnung hast oder eine Retoure noch nicht berücksichtigt wurde, antworte bitte auf diese E-Mail.
Vielen Dank und viele Grüße [Name oder Team]
[Kontaktmöglichkeit als festen Text eintragen]
Die Formulierung „keinen vollständigen Zahlungseingang zuordnen“ beschreibt deinen Datenstand, ohne Kund:innen vorschnell eine unterlassene Zahlung vorzuwerfen. Voraussetzung bleibt, dass du die verfügbaren Zahlungsdaten vorher geprüft hast. Biete nur den Zahlungsweg an, der zur Bestellung passt. Wird die Forderung von einem Zahlungsdienstleister verwaltet, ist eine Aufforderung zur Überweisung auf dein eigenes Konto möglicherweise nicht der richtige Weg.
Eine hilfreiche Zahlungserinnerung macht die offene Rechnung eindeutig zuordenbar und den nächsten Schritt verständlich. Diese Angaben solltest du vorsehen:
Das ist eine praktische Checkliste, keine abschließende Liste gesetzlicher Pflichtangaben.
Im Geschäftsalltag bezeichnet „Zahlungserinnerung“ häufig eine freundlich formulierte erste Zahlungsaufforderung. Für Deutschland gilt: Auch eine freundlich betitelte Zahlungserinnerung kann rechtlich als Mahnung wirken. Entscheidend sind Inhalt und Voraussetzungen, nicht allein die Überschrift. Pauschale Aussagen wie „Eine Zahlungserinnerung hat keine rechtliche Wirkung“ sind deshalb nicht haltbar. Für Österreich und die Schweiz gilt jeweils eine eigene Rechtslage. Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stimme die Formulierungen im Zweifel mit Steuer- oder Rechtsberatung ab.
Bei wiederkehrenden Zahlungserinnerungen entstehen Fehler selten im Text, sondern in den Daten dahinter:
Lege für diese Fälle fest, wann du den Versand pausierst, wer den Vorgang prüft und wodurch er wieder freigegeben wird.
Wurde eine Teilzahlung eindeutig zugeordnet, sollte die Nachricht sie ausdrücklich berücksichtigen. So wissen Kund:innen, dass du nicht erneut den Gesamtbetrag verlangst.
Betreff: Offener Restbetrag zu deiner Rechnung {InvoiceNumber}
Hallo {BuyerFirstname},
vielen Dank für deine Zahlung zu unserer Rechnung {InvoiceNumber}. Wir haben bisher {PaidSum} berücksichtigt. Nach den erfassten Zahlungen und Rechnungskorrekturen ist noch ein Restbetrag von {UnpaidSum} offen. Bitte überweise diesen Restbetrag bis zum {CurrentDate+7d:dd.MM.yyyy}:
Kontoinhaber: [Kontoinhaber als festen Text eintragen]
IBAN: [IBAN als festen Text eintragen]
Verwendungszweck: {InvoiceNumber}
Falls du den Restbetrag bereits bezahlt hast oder die Abrechnung aus deiner Sicht nicht stimmt, antworte bitte auf diese E-Mail. Wir prüfen den Vorgang.
Vielen Dank und viele Grüße [Name oder Team]
[Kontaktmöglichkeit als festen Text eintragen]
Achte darauf: Der Restbetrag muss aus den aktuellen Zahlungs- und Korrekturdaten stammen. Eine Textvorlage allein berechnet ihn nicht.
Bevor du startest, lege fest:
Wenn mehrere Systeme beteiligt sind, sollte nur eines den Versand steuern. Die übrigen liefern Daten oder erhalten den Versandstatus.
Erstelle nicht nur eine Liste offener Rechnungen. Prüfe den Vorgang unmittelbar vor dem Versand erneut, damit du nicht kurzfristig eingegangene Zahlungen übersiehst. Achte darauf, Testmails nur an deine eigene Adresse zu schicken.
In Billbee kannst du E-Mail-Vorlagen mit individuellem Betreff und Nachrichtentext anlegen. Über Platzhalter lassen sich Bestelldaten in Texte übernehmen. Prüfe für jedes Feld, welcher dokumentierte Platzhalter passt. Besonders wichtig: Rechnungssumme und offener Restbetrag sind nicht automatisch dasselbe. Kontrolliere im Test Anrede, Rechnungsreferenz, Beträge, Währung und Zahlungsinformationen. Für den Versand empfiehlt Billbee einen eigenen Postausgangsserver. Die Einrichtung beschreibt der Hilfeartikel zu den E-Mail-Einstellungen und SMTP.
Wie du Zahlungserinnerungen in Billbee einrichtest, zeigen wir auf unserer Seite zur Zahlungserinnerung. Du kannst Billbee 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen, ohne Zahlungsdaten zu hinterlegen.
Billbee dokumentiert einen regelbasierten Ablauf für eine Zahlungserinnerung mit Rechnungsanhang. Diese Anleitung ist ein Beispiel, das du an deinen Prozess anpassen musst. Die Erinnerungsregel muss gegenüber der normalen Rechnungsversandregel die passende Priorität erhalten. Außerdem sieht die Anleitung vor, die Regelverarbeitung anschließend zu beenden, damit nicht zusätzlich eine normale Rechnungs-E-Mail versendet wird. Prüfe also bestehende Regeln, bevor du neue ergänzt. Falls du zunächst einzelne Vorgänge kontrolliert bearbeiten möchtest, hilft die Anleitung zum manuellen Rechnungsversand. Billbee beschreibt das Versenden von Mahnungen über Benachrichtigungstexte und Regeln, nicht als eigenes Mahndokument wie bei der Rechnungserstellung. Mehr dazu findest du auf unserer Seite zum Mahnwesen.
Halte pro Erinnerung mindestens fest:
Unterscheide dabei zwischen „für den Versand freigegeben“, „versendet“ und „nachweislich zugestellt“. Das ist nicht automatisch derselbe Zustand. Am Ende hast du eine getestete Vorlage, klare Versandbedingungen und einen Bearbeitungsweg für Ausnahmen.
Eine passende Vorlage macht deine Nachricht klar und freundlich. Verlässlich wird der Ablauf aber erst, wenn offener Betrag, Zahlungsziel und Bearbeitungsstatus stimmen. Mit eindeutigen Versandbedingungen und dokumentierten Ausnahmen vermeidest du, dass Routinefälle und Klärfälle gleich behandelt werden.
Dein nächster Schritt: Übernimm die passende Vorlage Zahlungserinnerung, prüfe sie an einem echten Vorgang und teste den Versandablauf, bevor du ihn automatisierst. Teste Billbee 30 Tage kostenlos und unverbindlich.
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Nenne die Rechnung, den aktuell offenen Betrag und den passenden Zahlungsweg. Bitte klar um Zahlung und ermögliche eine Rückmeldung, falls die Zahlung bereits erfolgt ist oder Fragen offen sind.
Ja, die Muster sind als E-Mail-Texte aufgebaut. Prüfe Empfängeradresse, Absender und Anhänge. Ob du für weitere rechtliche Schritte zusätzliche Nachweise brauchst, solltest du gesondert klären.
Prüfe zunächst das vereinbarte Zahlungsziel und den aktuellen Zahlungseingang. Wähle den Versandzeitpunkt passend zu Zahlungsart, Datenabgleich und Klärfällen. Aus dieser Vorlage lässt sich keine allgemeingültige gesetzliche Frist ableiten.
Ja. Billbee beschreibt den Versand über E-Mail-Vorlagen und Automatisierungsregeln, auch mit Rechnungsanhang. Passe den beschriebenen Ablauf an deine Zahlungsarten, deine Statuslogik und bestehende Regeln an.
