Eine richtig aufgebaute und vollständige Rechnung ist für jedes Unternehmen wichtig. Denn sie ist eines der Aushängeschilder des Unternehmens. Sie dient nicht nur dazu, die erbrachte Leistung zu belegen, sondern bildet die Grundlage für die Finanz- und Steuerbuchhaltung.
Doch wie sieht die perfekte Rechnung aus? Welche Informationen sind unverzichtbar? In unserem Blogbeitrag gehen wir diesen Fragen auf den Grund und erklären ausführlich, wie eine Rechnung aufgebaut ist und welche Pflichtangaben sie enthält. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass deine Rechnungen immer vollständig und korrekt sind und professionell aussehen. Am Ende geben wir dir noch einen Tipp, wie das Schreiben von Rechnungen nicht zum Zeitfresser wird.
Rechnungen müssen verschiedene Pflichtangaben enthalten, unabhängig davon, ob sie als Eingangsrechnung empfangen oder als Ausgangsrechnung ausgestellt werden. Geregelt sind diese Pflichtangaben in Deutschland im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG). Dort steht im Einzelnen Folgendes:
(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.
Quelle: § 14 Abs. 4 UStG
Im Folgenden wollen wir noch einmal einen genaueren Blick auf die wichtigsten Bereiche einer Rechnung werfen.
In der Regel sind die Rechnungs- und Kundendaten im oberen Teil der Rechnung zu finden. Die folgenden Pflichtangaben müssen dort enthalten sein:
Wenn du eine Rechnung ausstellst, musst du verschiedene Informationen über die verkauften Waren und die damit verbundenen Steuern angeben:
Es gibt einige Angaben, die zwar nicht zwingend erforderlich sind, die aber deine Rechnung aufwerten und dir eine Menge Arbeit im Kundenservice ersparen. Freiwillige Rechnungsangaben sind z. B.:
Rechnungen schreiben ist kompliziert. Das muss aber nicht sein! Denn ein Tool wie zum Beispiel Billbee kann dir bei dieser Aufgabe helfen.
Für deine Rechnungen (und andere Auftragsdokumente) kannst du in Billbee Layouts erstellen. Mit dem flexiblen Layout-Editor kannst du deine Rechnungen ganz nach deinen eigenen Vorstellungen gestalten. Hier hast du die Möglichkeit, das Aussehen deiner Rechnungen bis ins kleinste Detail anzupassen. So erhältst du ein perfektes Ergebnis. Ändere die Schriftart und -größe, füge das Logo deiner Firma ein oder baue deine eigenen Textbausteine ein. Welche Auswirkungen deine Änderungen auf das Rechnungsdesign haben, siehst du sofort mit der praktischen Vorschaufunktion. So kannst du das Layout noch besser an dein Shop- bzw. Corporate Design anpassen, bevor du deine Rechnungen manuell oder automatisch an deine Kund:innen versendest. Außerdem wird über das Layout sichergestellt, dass die Pflichtangaben auf deiner Rechnung enthalten sind.
Konfiguriere auch Nummernkreise, um eine fortlaufende Rechnungsnummer zu gewährleisten. Um den Aufbau der Nummernkreise noch weiter zu vereinfachen, kannst du sogenannte Platzhalter verwenden. Diese fügen z. B. das aktuelle Jahr automatisch in den Nummernkreis ein.
Du kannst deine Verkaufsplattformen (z. B. Amazon, Shopify u. v. m.) an Billbee anbinden. Deine Bestellungen werden dann automatisch von der Verkaufsplattform an Billbee übermittelt. Mit der Bestellung werden nicht nur die bestellten Produkte übermittelt, sondern auch Daten zu deinen Kund:innen. Die Stammdaten deiner Produkte kannst du in der übersichtlichen Artikelverwaltung von Billbee pflegen, um jederzeit die korrekten Steuerinformationen deiner Artikel für deine Rechnungen in der Software zur Verfügung zu haben.
Dank dieser Funktionen werden deine Rechnungen von Billbee vollautomatisch und mit allen Pflichtangaben erstellt! Teste Billbee jetzt 30 Tage kostenlos und unverbindlich.
Titelbild von FIN auf Unsplash
