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Im E-Commerce ist es mittlerweile üblich, elektronische Rechnungen auszustellen. Vielleicht betreibst du einen Online-Shop und versendest deine Rechnungen ausschließlich per E-Mail an deine Kund:innen? Dann solltest du einige Vorgaben beachten, denn das Thema sorgt immer wieder für Unsicherheiten. In diesem Beitrag erfährst du, ob und wann die Ausstellung einer Rechnung an Privatpersonen verpflichtend ist und worauf du bei B2B-Kund:innen achten musst.
Diese Frage hast du dir als Online-Händler:in vermutlich auch schon gestellt: Wer ist eigentlich gesetzlich verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben?
Umsatzsteuerlich bist du nur dann zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn dein Kunde oder deine Kundin selbst Unternehmer:in oder eine juristische Person (GmbH, AG, Verein etc.) ist. Handelt es sich hingegen um eine Privatperson, besteht grundsätzlich erst einmal keine Pflicht zur Rechnungsstellung.
Eine Ausnahme bilden jedoch Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (wie beispielsweise Vermietung, Verpachtung oder Bauleistungen) – in solchen Fällen ist eine Rechnung auch an eine Privatperson Pflicht.
Beispiel 1: Verkauf von Büroartikeln (B2B) Du betreibst einen Online-Shop für Büroartikel. Max Mustermann bestellt für sein Ladengeschäft mehrere Regalsysteme bei dir. In diesem Fall erwartet Herr Mustermann als Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung von dir.
Beispiel 2: Verkauf von antiquarischen Büchern (B2C) Du bist Inhaber:in eines Online-Shops für antiquarische Bücher. Maria Musterfrau bestellt bei dir ein altes Kochbuch aus dem 19. Jahrhundert. Hier kannst du die Einnahme durch den Verkauf an Frau Musterfrau einfach als Erlös erfassen, ohne dass zwingend eine Rechnung geschrieben werden muss.
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Nachdem geklärt ist, wer wann eine Rechnung schreiben muss, stellt sich die Frage nach dem „Wie“: Muss eine Rechnung zwingend in Papierform ausgestellt werden?
Nach nationalem Recht können Rechnungen sowohl auf Papier als auch auf elektronischem Wege übermittelt werden, beispielsweise per E-Mail, als PDF-Datei oder Web-Download. Dabei müssen deine Kund:innen einer elektronischen Rechnung nicht aktiv zustimmen; es genügt, wenn sie diesen Rechnungsstellungsvorgang stillschweigend akzeptieren.
Wichtiges Update zur E-Rechnungspflicht (B2B): Während bei Privatpersonen ein einfaches PDF weiterhin ausreicht, greift im B2B-Bereich (also wenn du an andere Unternehmen oder Lieferanten verkaufst) schrittweise die E-Rechnungspflicht. Hier sind strukturierte Datenformate wie die XRechnung oder ZUGFeRD zunehmend Pflicht. Eine detaillierte Übersicht über die E-Rechnung und alle anderen gängigen Rechnungsarten findest du in unserem separaten Guide.
Für dich als E-Commerce-Unternehmer:in sind elektronische Rechnungen ohnehin von Vorteil, da dein gesamter Bestellprozess digital abläuft. Das spart nicht nur Papier-, Druck- und Portokosten, sondern auch wertvolle Zeit.
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen werden seit Jahren steuerlich gleich behandelt. Elektronische Rechnungen müssen nicht signiert werden und berechtigen auch ohne elektronische Signatur zum Vorsteuerabzug.
Bei Papierrechnungen kann eine händische Signatur sogar negative Auswirkungen haben: Stell dir vor, ein Kunde oder eine Kundin ergänzt über deiner Signatur den Satz „Betrag dankend erhalten“, ohne tatsächlich bezahlt zu haben. Da deine Unterschrift auf der Rechnung steht, obliegt es nun theoretisch dir zu beweisen, dass die Zahlung noch nicht erfolgt ist.
Bei elektronischen Rechnungen gilt, genau wie bei Papierrechnungen, die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Darüber hinaus müssen spezielle Richtlinien zur Archivierung elektronischer Rechnungen beachtet werden (die sogenannten GoBD). Das bedeutet konkret: Eingehende Rechnungen müssen immer revisionssicher in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.
Beispiel: PDF-Rechnung für die Überarbeitung deines Online-Shops Du beauftragst die Webdesign-Agentur WebX mit der Überarbeitung deines Online-Shops. Nach erfolgreicher Ausführung des Auftrags sendet dir WebX eine elektronische Rechnung in Form einer E-Mail mit beigefügter Rechnungs-PDF. Da das Ursprungsformat deiner Rechnung die E-Mail samt PDF ist, musst du sie in diesem Format elektronisch archivieren. Ein einfacher Papierausdruck dieser Rechnung ist nicht nur unnötig, sondern als alleiniger Beleg sogar unzulässig.
Trotz des digitalen Zeitalters bieten die meisten E-Commerce-Betreiber:innen physische Produkte an und versenden diese. Die Frage nach der Notwendigkeit eines Lieferscheins taucht daher besonders häufig auf.
Für die Erstellung von Lieferscheinen gibt es – anders als bei der Rechnung – keine gesetzlichen Vorgaben. Das heißt: Du kannst deinen Warenlieferungen einen Lieferschein beilegen, musst es aber nicht.
Für den Empfänger oder die Empfängerin deiner Ware hat es jedoch einen großen Vorteil: Der Wareneingang kann über den Lieferschein direkt im jeweiligen Warenwirtschaftssystem erfasst werden. Wichtig: Ein Lieferschein kann niemals eine Rechnung ersetzen. Wenn eine Rechnungspflicht besteht, musst du diese immer zusätzlich ausstellen!
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