Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi, selten auch WWS) ist eine Software aus dem Bereich der ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), die den Warenfluss in einem Unternehmen abbildet, kontrolliert und steuert. Zu ihren Kernbereichen gehören:

• Lager & Logistik
• Warenausgang
• Beschaffung
• Bedarfsermittlung
• Produktion

Über ein Grafikinterface zeigt ein WaWi User:innen an, welche Stückzahlen einer Ware noch vorrätig sind und wo sie lagern. Außerdem informiert es automatisiert über zu niedrige Bestände.

Ein Unterschied: Warenwirtschaft vs. ERP

Ein Warenwirtschaftssystem fokussiert sich ganz auf den Warenfluss: Dazu gehören etwa Lagerbestände, An- und Abverkauf und Nachbestellungen.

Ein ERP-System geht einen Schritt weiter und bietet Funktionen wie Personalverwaltung, Controlling oder Customer-Relationship-Management. Wie der Name schon sagt, lohnt ein ERP sich also erst für größere Konzerne.

Was ist Shopify?

Shopify ist ein Shopsystem für den E-Commerce, auf das weltweit mehr als eine Million Händler:innen vertrauen. Zu seinen größten Vorteilen gehören:

• Einfache Einrichtung: Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich
• Hohe Skalierbarkeit: Vom One-Product-Store bis zum multinationalen Unternehmen
• Viele Funktionen: Out-of-the-box; was fehlt, lässt sich leicht als App ergänzen
• Flexibles Design: Shops lassen sich zu 100 Prozent an Corporate Design und Corporate Identity anpassen

All-inclusive: Shopify WaWi

Wenn du selbst ambitionierte:r Händler:in bist, stehen die Chancen gut, dass dein Shopsystem Shopify heißt. Nutzt du derzeit noch eine andere Plattform, dann ist ein Systemwechsel oft ein sinnvoller Schritt.

Denn zum Funktionsumfang von Shopify gehört auch ein WaWi, das dir deine Lagerbestände und Verkäufe mit ein paar Klicks übersichtlich darstellt. Vom Tag deiner Shoperöffnung an kannst du so auf Zettel-und-Bleistift-Wirtschaft verzichten.

Warum brauche ich eine Warenwirtschaft für meinen Shopify Store?

Alles in trockenen Tüchern also? Leider nicht, denn:

Das hauseigene Warenwirtschaftssystem von Shopify reicht für den Anfang zwar aus, besitzt allerdings keinen besonders großen Funktionsumfang. Viele Automatisierungen sind Fehlanzeige, ein großes Produktportfolio von zahlreichen Herstellern in mehreren Lagern lässt sich kaum verwalten, weitere Verkaufskanäle können überhaupt nicht integriert werden.

Ein professionelles System für die Shopify Warenwirtschaft dagegen:

• Automatisiert zahlreiche Prozesse und steigert so die Arbeitseffizienz
• Unterstützt bei der Organisation und Auswertung von Daten
• Besitzt zahlreiche Funktionen, wie Berichte und Benachrichtigungen
• Skaliert mit den Ansprüchen und Herausforderungen eines Unternehmens

Kurzum: Das Shopify-WaWi ist eine gute Starthilfe, sobald dein Store allerdings erste Erfolge verzeichnet, wird es Zeit, auf eine externe Warenwirtschaft für Shopify umzusatteln. Denn nur so bleibt dein Store effizient, kann weiterhin wachsen und langfristig erfolgreich bleiben.

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Welches Warenwirtschaftssystem ist das richtige für Shopify?

Um jetzt den besten Shopify-WaWi-Kandidaten für deinen Shop zu finden, achtest du am besten auf diese Kriterien:

• Integration mit Shopify:
  Das Warenwirtschaftssystem deiner Wahl muss in jedem Fall in der Lage sein, mit Shopify zu kommunizieren und sich nahtlos in die Systemlandschaft einfügen. Daten händisch hin und her zu schieben ist absolutes No-Go, denn das ist nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig.
• Usability:
  Weiterhin sollte sich dein WaWi intuitiv bedienen lassen, damit du und dein Team möglichst schnell mit der Arbeit beginnen könnt. Wenn du deine Belegschaft zunächst auf ein achtwöchiges Seminar schicken musst, nur um die neue Shopify-Warenwirtschaft zu verstehen, ist ihr Vorteil eher von fragwürdiger Natur.
• Skalierbarkeit:
  Gute Warenwirtschaftssysteme wachsen mit deinen Ansprüchen. Sie erschlagen dich nicht mit Funktionen, die du (noch) gar nicht brauchst, sondern sind so strukturiert, dass du schrittweise genau die Programmteile nutzen kannst, aus denen du und deine Organisation gerade den größten Nutzen ziehen könnt.
• Funktionsumfang
  Welche Funktionen ein Shopify-WaWi dabei mitbringen sollte, lässt sich pauschal natürlich nicht sagen. Es kommt darauf an, wo dein Store momentan steht; aber auch, wo er bald stehen soll. Berücksichtige bei deinem Anforderungsprofil immer, welche Funktionalitäten zukünftig benötigt werden, um dich nach ein paar Monaten nicht nach einem neuen Warenwirtschaftssystem umsehen zu müssen.
• Schnittstellen
  Apropos Funktionen: Neben der Shopify-Anbindung sollte deine Warenwirtschaft unbedingt in der Lage sein, weitere Softwares an- und einzubinden. Dazu gehören Marktplätze für den Multichannel-Handel, Payment- und Versanddienstleister oder Buchhaltungstools.
• Preis
  Zuletzt sollte natürlich immer das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmen. Die besten Angebote besitzen keine Mindestvertragslaufzeit und kalkulieren sich ausschließlich nach der tatsächlichen Nutzung der Software. Im Idealfall ist der Kundensupport außerdem im Preis enthalten und muss nicht extra bezahlt werden.

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