Wie du als Onlinehändler richtig Rechnungen schreiben kannst - Billbee

Amtswege, Produkte, Strategie, Kunden und Zielgruppen, Website und Marketing, als Unternehmer hast du von Beginn an viele Bälle zu jonglieren und stehst immer unter Spannung. Die erste große Erlösung haben einige Unternehmer bereits hinter sich, anderen steht sie noch bevor: die erste Bestellung. Für dich als Unternehmer ist sie Anlass zur Feier und zeitgleich die erste Feuerprobe. Sitzt die Kundenkommunikation? Kann die Bestellung sauber abgewickelt werden? Und enthalten die Rechnungen alle Positionen, die sie beinhalten müssen? Wie sieht eine korrekte Rechnung eigentlich aus?

Natürlich gilt für jeden Onlinehändler, dass er eine ordentliche Rechnung über die Waren, die er in seinem Onlineshop oder über andere Kanäle verkauft, stellen muss. Wie sieht also eine „ordentliche Rechnung“ aus und worauf musst du achten?

Welche Punkte muss eine korrekte Rechnung beinhalten?

Grundsätzlich ist klar geregelt, wie eine korrekte Rechnung auszustellen ist. In Deutschland sowie in Österreich findest du die Regelungen im Umsatzsteuergesetz (UStG). In der Schweiz wird die Form der Rechnung im Mehrwertsteuergesetz vorgeschrieben. 

Aus Gründen der Übersicht beschränken wir uns hier auf die in Deutschland gültigen Anforderungen und zeigen dir die wesentlichen Punkte, auf die du zu achten hast.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

In Deutschland musst du Rechnungen bis zu sieben Jahre aufbewahren und auf Anfrage des Finanzamts vorlegen können. Einen Vorteil bringen professionelle ERP-Systeme, in denen deine Rechnungen nicht nur der Frist entsprechend gespeichert, sondern bei Bedarf ganz einfach abgerufen und vorgelegt werden können. 

Rechnungsempfänger und Rechnungssteller müssen ersichtlich sein

Wer stellt die Rechnung aus und wer ist der Empfänger? Das muss klar aus der Rechnung hervorgehen. Das Layout ist dir selbst überlassen. Eine Vorlage für Rechnungen liefert dir dein ERP-System beziehungsweise die Software, mit der du deine Rechnungen erstellst. Professioneller sieht das Schriftstück aus, wenn du es mit deinem Design versiehst und es dein Logo trägt. Diverse Einstellungsmöglichkeiten für Layout und Logo gehören heute längst zu den Grundfunktionen der Programme zum Schreiben von Rechnungen.

Fortlaufende Rechnungsnummer, Datum und UID-Nummer

Rechnungen müssen eindeutig zuzuordnen sein und daher eine fortlaufende Nummer tragen. Häufig werden dazu jährlich neue Nummernkreise vergeben, die dann mit der Jahreszahl beginnen, auch das nehmen dir die besseren Softwarelösungen ab. Auch bei der Vorbereitung deiner Buchhaltung wird es dir leichter fallen, wenn sämtliche Rechnungsnummern aus dem Jahr 2019 mit den Ziffern 2019 beginnen. 

Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird, kommt automatisch mit auf den Zahlungsbeleg. Natürlich musst du Zahlungsfristen für deine Kunden hinterlegen, die dann automatisch auf der Rechnung erscheinen. Auch die Aufbewahrungsfrist lässt sich dadurch leichter verwalten. Denke daran, dass du dem Finanzamt deine Rechnungen bis zu zehn Jahre nachträglich vorlegen können musst. Über Datumsfilter kannst du jederzeit die relevanten Zeiträume abrufen und nimmst damit auch diese Hürde locker.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) erhältst du von deinem Finanzamt. Sie ist auf jeder Rechnung anzuführen. An dieser Stelle ein wichtiger Hinweis: Ist deine Rechnung nicht korrekt ausgestellt, hat der Rechnungsempfänger das Recht eine Korrektur anzufordern und die Zahlung zu verweigern, bis die Korrektur bei ihm eingegangen ist. Du tust dir also selbst einen Gefallen, wenn du nicht experimentierst, sondern auf professionelle Tools zur Rechnungslegung setzt.

Rechnungen automatisiert online schreiben und versenden

Es sind die Kleinigkeiten, die dir langfristig das Leben erleichtern können. Stell dir einen laufenden Onlineshop mit 20 oder sogar 100 Bestellungen am Tag vor. Möchtest du bei jeder einzelnen Rechnung alle Rechnungsdetails ausfüllen müssen? Ein heißer Tipp: Achte so früh wie möglich darauf, ob du Prozesse wie das Erstellen von Rechnungen automatisieren kannst. 

Als Beispiel führen wir gerne die automatisierte Rechnungslegung inklusive Versand im Zuge des Amazon FBA-Programms an. Es handelt sich um ein Programm, bei dem du Waren von Amazon einlagern lassen kannst und diese automatisiert verschickt werden, sobald eine Bestellung eingeht. 

Nutzt du ein System, das die Anbindung von Amazon über eine Schnittstelle erlaubt, wird bei einer Kundenbestellung über Amazon automatisch eine Bestellung inklusive Rechnung in deinem ERP-System angelegt. Der Versand der Ware erfolgt direkt durch Amazon. Eine vollautomatisierte Prozessstrecke, bei der du einen geringen Aufwand hast und dennoch alles im Überblick behältst.

Selbstverständlich gibt es unterschiedliche Anbieter von Programmen, die anbieten automatisierte Rechnungen online zu schreiben. Um die Landschaft deiner eingesetzten Tools überschaubar zu halten, empfehlen wir dir, dich auf Leistungsstarke Tools zu fokussieren, die wie Billbee die Rechnungslegung integrieren. Alle Prozesse aus einer Hand ist schließlich immer noch die eleganteste Lösung.

Hinweis zu geltenden Steuersätzen oder einer etwaigen Steuerbefreiung

Spätestens nach dem ersten Monat oder Quartal wirst du um das „spannende“ Thema Buchhaltung nicht herumkommen. Auch wenn du sie an einen Steuerberater auslagerst, wird ein Minimum an Vorbereitung deinerseits nötig sein. Wir haben für dich zusammengefasst, wie du mit ERP-Systemen deine Buchhaltung vorbereiten kannst.

Die Kontierung, das ist die Zuordnung der einzelnen Belege zu den jeweiligen Kostenarten – und die Eingabe der Umsätze beim Finanzamt übernimmt dein Steuerberater. Nichtsdestotrotz benötigt er Angaben zu den wesentlichen steuerrelevanten Informationen von dir. Dazu zählen der Steuersatz deines Produktes oder deiner Dienstleistung, aber ebenso der Hinweis auf eine mögliche Steuerbefreiung – zum Beispiel durch Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung.

Kleinunternehmerregelung 

Eine Randgruppe, die gar nicht so klein ist, wie der Name es vermuten lässt, sind Händler, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen. 

Die Kleinunternehmerregelung kannst du als Selbständiger beanspruchen, wenn deine Umsätze im vergangenen Kalenderjahr nicht über 17.500 Euro und im laufenden Jahr unter 50.000 Euro lagen. Sie dient der Vereinfachung hinsichtlich der Umsatzsteuer, spart dir also den Aufwand der Umsatzsteuervoranmeldung. Steuerlich wirst du mit dieser Regelung weitgehend wie ein Nichtunternehmer behandelt, unterliegst aber dennoch dem Umsatzsteuergesetz. 

Umgekehrt bedeutet das, dass du die Umsatzsteuer nicht auf der Rechnung ausweisen darfst, da du schließlich keine Umsatzsteuer abführst. Gleichzeitig bist du natürlich vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen und kannst dir diese nicht im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt zurückholen. 

Eine Vorlage für deine Rechnungen – ein Beispiel

Nachdem wir uns mit zahlreichen Punkten befasst haben, die du auf einer Rechnung unbedingt vermerken musst, wollen wir uns ansehen, wie eine solche Rechnung tatsächlich aussehen könnte. Direkt über unser System haben wir für dich in wenigen Klicks eine Vorlage für Rechnungen erstellt, damit du ein Bild davon bekommst, wie du ihren Aufbau in etwa gestalten kannst.

Rechnungen, die Basis betriebswirtschaftlichen Rechnungswesens

Nicht nur um dem Finanzamt genüge zu tun, solltest du acht auf eine saubere Rechnungslegung geben. Auch zur mittel- und langfristigen Steuerung deines Unternehmens empfiehlt es sich, Rechnungen und Belege fein säuberlich an einem Ort abzulegen. Sie sind die Grundlage jedes Rechnungswesens und sollten gemeinsam mit allen relevanten Daten aufbewahrt werden. Auf ihrer Basis wirst du bei wachsendem Geschäft Entscheidungen wesentlich einfacher analysieren und treffen können. Sind diese Informationen auf mehrere Systeme verteilt, kann dies rasch unübersichtlich werden und wesentliche Entscheidungsgrundlagen bleiben womöglich unbeachtet. Ein Fakt, der von vielen Unternehmern, die ihren Ursprung nicht im Rechnungswesen haben, gerne übersehen und gelegentlich auch zum Stolperstein wird. 

Rechnungen stellen leichter denn je – mit dem richtigen System

Noch vor 15 bis 20 Jahren war es ein übliches Vorgehen, dass Unternehmer ihre Rechnungen manuell erstellt und versandt haben. Im Unterschied dazu, ermöglichen dir die Automatisierung des E-Commerce und Lösungen im ERP-Bereich das Schreiben von Rechnungen ganz ohne großen Aufwand, komplett automatisch. 

Diese Automatisierung bietet enorme Vorteile bei personeller Ressourcenknappheit im Tagesgeschäft, die den Fokus auf das Wachstum eines Unternehmens stark hemmen kann. Nahezu jeder Geschäftsprozess lässt sich mit einem starken ERP-System automatisieren. Die Mitarbeiter sparen unzählige manuelle Handgriffe und bilden damit den Grundstein für das Wachstum und die Skalierbarkeit deines Geschäftes – Potenzial, das du unbedingt ausschöpfen solltest.

Renée Kreijkes

Renée ist als Marketing & Success Manager bei Billbee hauptsächlich tätig für den Bereich Marketing und hat ein offenes Ohr für die kleinen und großen Problemchen der User.

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