OSS im E-Commerce mit Billbee: Schritt-für-Schritt Anleitung für Online-Händler:innen

Die EU-Mehrwertsteuerreform (eingeführt ab Juli 2021) hat den Rahmen für grenzüberschreitende B2C-Verkäufe grundlegend verändert: Statt in jedem EU-Land eigene Lieferschwellen zu beachten, gibt es nun eine europaweite Regelung — mit einer zentralen Schwelle von 10.000 € für Fernverkäufe — und das One-Stop-Shop (OSS)-Verfahren zur Vereinfachung der Umsatzsteuerabwicklung. Für viele Online-Händler:innen bedeutet das: Mehr Transparenz, aber auch neue Pflichten. Wer regelmäßig an private Kund:innen in andere EU-Länder verkauft, muss die richtigen Mehrwertsteuersätze der Zielländer anwenden und die Steuerabführung korrekt organisieren.

Warum ist das relevant für den E-Commerce? Kurz gesagt: Steuern sind kein Fachthema, das man nebenbei managt. Ohne OSS müssten Händler:innen sich in jedem EU-Land, in das sie verkaufen, einzeln für die Umsatzsteuer registrieren und dort melden — ein administrativer Aufwand, der gerade für kleine und mittlere Shops schnell unüberschaubar wird. Das OSS-Verfahren erlaubt es stattdessen, alle relevanten innereuropäischen Fernverkäufe zentral über das Heimatfinanzamt zu melden und die fällige Umsatzsteuer für die jeweiligen Bestimmungsstaaten gebündelt abzuführen. Dadurch sinkt die Komplexität, das Risiko von Fehlern reduziert sich — gleichzeitig steigen die Anforderungen an die korrekte Erfassung der Bestellungen (z. B. länderbezogene Steuersätze, gültige USt-IDs, richtige Kennzeichnung als Fernverkauf).

Für Betreiber:innen von Online-Shops heißt das konkret: Prozesse anpassen (Bestell- und Rechnungsdaten korrekt erfassen), die richtige Steuerlogik abbilden und Meldedaten sauber exportieren. Genau hier setzt Billbee an: Mit Funktionen zur Erkennung und Markierung von Fernverkäufen, länderspezifischen Steuersätzen, automatisierten Rechnungsregeln und Exportmöglichkeiten lässt sich der Mehraufwand für OSS deutlich reduzieren. In diesem Beitrag erklären wir zuerst verständlich, was das OSS-Verfahren bedeutet und welche Fallstricke es gibt — und zeigen anschließend Schritt für Schritt, wie du OSS in Billbee einrichtest und operativ nutzt, damit deine OSS-Meldungen korrekt und effizient werden. Die OSS-Meldungen können über Billbee nicht gemacht werden, aber alle vorbereitenden Schritte helfen dir dabei, diese zu erstellen.

Bitte beachte: dieser Blogbeitrag stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Bitte informiere dich immer bei deinem Steuerbüro über die aktuelle rechtliche Lage und dem Umgang mit deinen Verkäufen. Eine Übersicht der Billbee-Partnerkanzleien findest du auf unserer Website.

Was ist das One-Stop-Shop (OSS) Verfahren?

Das One-Stop-Shop-(OSS)-Verfahren ist eine EU-weite Vereinfachung für die umsatzsteuerliche Abwicklung grenzüberschreitender B2C-Verkäufe im E-Commerce. Anstatt sich in jedem einzelnen Bestimmungsland separat für die Umsatzsteuer registrieren und dort Meldungen abgeben zu müssen, können Händler:innen ihre innereuropäischen Fernverkäufe zentral über ein einziges Portal (das „One-Stop-Shop“) melden und die fällige Umsatzsteuer für die jeweiligen Zielländer gesammelt abführen. Wichtig dabei: Die Teilnahme am OSS-Verfahren ist optional. Die gesetzliche Alternative nach Überschreiten der 10.000-€-Schwelle ist die lokale umsatzsteuerliche Registrierung in jedem einzelnen EU-Land, in das du verkaufst – ein administrativer Aufwand, den das OSS-Verfahren gezielt vermeidet. Ziel ist es, bürokratischen Aufwand zu reduzieren und die Abwicklung für Onlineshops zu vereinfachen — ohne die Pflicht zur Abführung der korrekten Steuersätze in den jeweiligen Mitgliedstaaten aufzuheben.

Wichtig für die Einordnung: OSS bezieht sich vor allem auf Fernverkäufe von Waren an private Kund:innen (B2C) sowie bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen. B2B-Lieferungen mit Umsatzsteuer-ID fallen dagegen meist unter andere Regeln (Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung) und sind nicht der Zweck des OSS. Außerdem gibt es technisch zwei Varianten des Verfahrens: das Union-OSS (für in der EU ansässige Unternehmen) und das Non-Union-OSS (für außerhalb der EU ansässige Unternehmen, die einen EU-Ansässigen Vertreter benötigen). Für Warenimporte aus Drittländern greift OSS nicht — für Kleinsendungen aus Drittstaaten wurde dafür das IOSS eingeführt.

Kurz zusammengefasst, was OSS leistet:

• Zentralisiert die Meldung und Abführung der Umsatzsteuer für EU-weite B2C-Fernverkäufe.
• Ersetzt in vielen Fällen die Notwendigkeit, sich in jedem Bestimmungsland steuerlich zu registrieren.
• Verlangt weiterhin, dass für jede Bestellung der korrekte Steuersatz des Bestimmungslandes angewendet und die Bestellung entsprechend gekennzeichnet wird.

Beispiel zur Praxis: Verkauft ein deutscher Online-Shop an eine Privatperson in Frankreich, so muss diese:r Online-Händler:in künftig den französischen Mehrwertsteuersatz berechnen und kann diese französischen Umsätze über das OSS melden — anstatt sich separat in Frankreich steuerlich zu registrieren. OSS vereinfacht also die administrativen Abläufe, erhöht aber die Anforderungen an die ordnungsgemäße Erfassung und Kennzeichnung der Bestell- und Rechnungsdaten.

Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die EU-weite Lieferschwelle (10.000 €) ein — also darauf, ab wann das OSS-Verfahren für deine Verkäufe überhaupt relevant wird.

Ab wann gilt OSS? – Die EU-weite Lieferschwelle von 10.000 €

Seit dem 1. Juli 2021 gilt eine einheitliche, EU-weite Versandhandels-/Fernverkaufs-Schwelle von 10.000 € (netto): Wird diese Grenze jährlich (aggregiert über alle EU-Länder) überschritten, gelten für B2C-Fernverkäufe die Bestimmungsland-Regeln — das heißt: Du musst den Mehrwertsteuersatz des Bestimmungslandes anwenden und die Steuer dort abführen. Diese einheitliche Schwelle betrifft intra-Community-Fernverkäufe von Waren und bestimmte elektronische Dienstleistungen (TBE-Leistungen).

Was heißt „unter“ bzw. „über“ 10.000 € praktisch?

• Unter 10.000 € (netto, pro Kalenderjahr): Du kannst grundsätzlich die Umsatzsteuer deines Heimatlandes (z. B. Deutschland) berechnen und abführen — oder freiwillig auf die Bestimmungsland-Besteuerung umstellen, wenn du das möchtest.
• Ab Überschreitung der 10.000 €-Grenze: Ab dem Zeitpunkt der Überschreitung musst du für weitere B2C-Fernverkäufe den jeweils geltenden Mehrwertsteuersatz des Kundenlandes berechnen. Praktisch hast du dann zwei Wege: lokale VAT-Registrierungen in den einzelnen Bestimmungsländern oder die Nutzung des Union-OSS (bzw. bei Nicht-EU-Unternehmen des Non-Union-OSS), um die Meldungen zentral abzugeben.

Wichtig: Es gibt einen verbindlichen „Lock-in“-Effekt. Überschreiten Sie die 10.000-€-Grenze in einem Kalenderjahr, gilt die Bestimmungsland-Besteuerung nicht nur sofort für den Rest dieses Jahres, sondern zwingend auch für das gesamte folgende Kalenderjahr – selbst wenn deine Umsätze in diesem Folgejahr wieder unter der Schwelle liegen.

Kurzcheck für Shop-Betreiber:innen:

1. Messe laufend deine kumulierten B2C-Umsätze in die anderen EU-Länder (netto).
2. Lege bei Überschreitung sofort fest: lokale Registrierung vs. OSS-Registrierung.
3. Bereite deine Systeme vor, ab dem Stichtag die korrekten Steuersätze anzuwenden und die notwendigen Export-Daten (Länder, Nettobeträge, Steuerbeträge) zur OSS-Meldung bereitzustellen.

So funktioniert OSS in der Praxis

Das OSS-Verfahren ist praktisch sehr konkret: du meldest zentrale Informationen über deine EU-weiten B2C-Fernverkäufe in einer einzigen elektronischen Meldung, zahlst die dort ausgewiesene Umsatzsteuer an die Behörde deines Registrierungsmitgliedstaates — und diese verteilt die Beträge an die jeweiligen Zielländer. Die Melde- und Zahlungsfrist für jede Abrechnungsperiode (Kalenderquartal) ist der letzte Tag des Monats nach Quartalsende (z. B. 30. April für Q1). Die Zahlung muss bis zu diesem Stichtag bei der Bundeskasse eingegangen sein.

Praxis-Tipp zur Zahlung: Für die Überweisung an die Bundeskasse Trier musst du zwingend den korrekten Verwendungszweck nutzen. Dieser enthält dein individuell vom BZSt zugewiesenes Kassenzeichen und den Meldezeitraum. Ein falscher Verwendungszweck führt dazu, dass deine Zahlung nicht zugeordnet werden kann, was Mahnverfahren auslösen kann, obwohl du bezahlt hast.

Die wichtigsten Informationen zu OSS auf einen Blick

• Registierung für OSS: Als in der EU ansässiges Unternehmen meldest du dich für das Union-OSS im Portal deines Heimatmitgliedstaats an (in Deutschland über das BZSt-BOP-Portal). Nicht in der EU ansässige Unternehmen nutzen das Non-Union-OSS und benötigen ggf. einen in der EU ansässigen Vertreter. Prüfe vor der Registrierung, welche Nachweise (z. B. gültige USt-ID) erforderlich sind.
• Was muss im Rahmen von OSS gemeldet werden?: Im OSS-Return gibst du für jedes Bestimmungsland (Member State of consumption) die Gesamtumsätze an und die dort geschuldete Umsatzsteuer (aufgeschlüsselt nach Ländern; in vielen Fällen auch nach Steuersätzen). Zusätzlich musst du die für Prüfungen notwendigen Belege und Transaktionsdaten bereithalten — die Meldung ersetzt nicht die Pflicht, einzelne Rechnungen und Belegdaten aufzubewahren.
• Frequenz & Pflicht zur Abgabe (auch bei Nullumsatz): OSS-Erklärungen sind vierteljährlich einzureichen — und zwar auch dann, wenn du in einem Quartal keine meldepflichtigen Umsätze hattest (eine sogenannte „Nil-Return“). Versäumte oder falsch ausgefüllte Erklärungen können zu Nachfragen, Bußgeldern oder im Extremfall zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.
• Aufbewahrungspflichten & Prüfungen: Alle für OSS relevanten Aufzeichnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Transaktion stattfand) und bei Bedarf den Steuerbehörden zur Verfügung gestellt werden. Steuerbehörden prüfen zunehmend die Konsistenz zwischen OSS-Return, Rechnungen und den tatsächlichen Shop-/Zahlungsdaten — deshalb ist saubere Dokumentation essenziell.
• Zusammenspiel mit nationalen Pflichten: OSS ist eine Ergänzung — nicht immer ein Ersatz — für nationale Umsatzsteuermeldungen. Wenn du in deinem Heimatland umsatzsteuerpflichtige Umsätze hast (z. B. B2C-Verkäufe im Inland oder B2B-Umsätze), musst du ggf. zusätzlich die regulären nationalen USt-Erklärungen einreichen. Außerdem bleiben besondere Sonderfälle (z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen an umsatzsteuerpflichtige Unternehmen) von OSS unberührt.

OSS vs. IOSS: Was ist der Unterschied?

Kurzantwort zuerst: OSS (One-Stop-Shop) regelt die inner-gemeinschaftlichen B2C-Fernverkäufe innerhalb der EU — also Waren, die sich zum Zeitpunkt des Verkaufs bereits in der EU befinden. IOSS (Import One-Stop-Shop) ist ein eigenes Verfahren für eingehende Importe in die EU: es vereinfacht die Besteuerung von Niedrigwert-Sendungen (≤ 150 €) aus Drittstaaten, damit die VAT bereits beim Checkout erhoben und zentral gemeldet werden kann.

Vergleich: die wichtigsten Unterschiede von OSS und IOSS auf einen Blick

• Transaktionen, die abgedeckt werden
  
  • OSS: B2C-Fernverkäufe innerhalb der EU sowie bestimmte grenzüberschreitende Dienstleistungen.
  • IOSS: Distanzverkäufe aus Drittländern in die EU für Waren mit einem Warenwert ≤ 150 €. (
• Wer kann/ sollte es nutzen
  
  • OSS (Union/Non-Union): EU-Unternehmen (Union-OSS) und auch Nicht-EU-Unternehmen (Non-Union-OSS) unter bestimmten Voraussetzungen; Union vs. Non-Union unterscheidet, wo und wie du dich registrierst.
  • IOSS: Vor allem für Verkäufer (EU oder Nicht-EU), die direkt aus Drittländern an EU-Kund:innen verkaufen und die VAT beim Checkout berechnen möchten; Nutzung ist optional, aber oft kundenfreundlich.
• Meldefrist / Periodizität
  
  • OSS (Union & Non-Union): vierteljährliche Meldungen (Quartals-Return).
  • IOSS: monatliche Meldungen (monatlicher Return).
• Praktische Konsequenz beim Checkout / Import
  
  • Mit IOSS kannst du die Umsatzsteuer bereits beim Verkauf berechnen und somit Verzögerungen und zusätzliche Import-VAT-Zahlungen durch die Kund:innen vermeiden. Ohne IOSS wird die Einfuhrumsatzsteuer typischerweise an der Grenze oder bei Zustellung erhoben — das kann zu Zusatzkosten und Verzögerungen führen.
• Gleichzeitig nutzbar?
  
  • Ja — ein Händler kann je nach Geschäftsmodell beide Optionen parallel nutzen: OSS für intra-EU-Warenverkäufe und IOSS für qualifizierte Importe. Wichtig ist, dass die jeweiligen Verkäufe korrekt klassifiziert werden (Ort/Art der Lieferung, Warenwert).

Typische Fehler beim OSS im E-Commerce vermeiden

Bei der praktischen Umsetzung von OSS schleichen sich immer wieder dieselben Fehler ein — oft nicht aus böser Absicht, sondern weil Prozesse, Shop-Daten und Steuerregeln nicht ausreichend aufeinander abgestimmt sind. Unten findest du die häufigsten Fehler mit konkreten Gegenmaßnahmen, damit du die Wahrscheinlichkeit von Nachfragen, Nachzahlungen oder Bußgeldern deutlich senkst.

Fehler #1: Falsche Ländererkennung (Billing vs. Shipping)

• Problem: Für die Besteuerung eines Warenverkaufs wird die Rechnungsadresse der Kundin oder des Kunden herangezogen, obwohl die Ware in ein anderes EU-Land geliefert wird. Nach dem im EU-Umsatzsteuerrecht geltenden Bestimmungslandprinzip ist für den Ort der Lieferung und damit für den korrekten Steuersatz jedoch ausschließlich der Ort entscheidend, an dem die Beförderung der Ware endet – also die Lieferadresse. Die Verwendung der Rechnungsadresse führt systematisch zu falschen Steuersätzen, fehlerhaften OSS-Meldungen und Steuerschulden im korrekten Lieferland.
• Gegenmaßnahme: Stelle zwingend sicher, dass dein Shopsystem und deine Auftragsabwicklung für die steuerliche Beurteilung von B2C-Warenverkäufen immer die Lieferadresse (Shipping Address) als maßgebliches Kriterium verwenden. Überprüfe die Konfiguration deines Systems und dokumentiere diese Einstellung. Implementiere, wenn möglich, Plausibilitätsprüfungen, die bei abweichenden Rechnungs- und Lieferländern eine manuelle Kontrolle anstoßen. Stößt dein aktuelles System hier an seine Grenzen, ist das oft ein Anlass für einen Shopsystem-Wechsel.

Fehler #2: Fehlerhafte Klassifizierung von B2B- und B2C-Verkäufen

• Problem: Eine Bestellung mit einer vom Kunden angegebenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird ohne Prüfung als steuerfreie innergemeinschaftliche B2B-Lieferung behandelt. Stellt sich später heraus, dass die USt-IdNr. ungültig war, schuldest du die Umsatzsteuer, hast sie aber nie berechnet. Umgekehrt kann eine B2C-Bestellung fälschlicherweise als B2B eingestuft werden, was ebenfalls zu Steuerausfällen führt. Beide Fälle sind bei Betriebsprüfungen ein rotes Tuch.
• Gegenmaßnahme: Implementiere einen obligatorischen Prüfprozess für jede angegebene ausländische USt-IdNr. Nutze dafür das offizielle Bestätigungssystem der EU-Kommission (VIES) und fordere eine qualifizierte Bestätigung an. Archiviere das Ergebnis dieser Prüfung als Nachweis für das Finanzamt. Definiere einen klaren Prozess: Nur bei einer gültigen, bestätigten USt-IdNr. darf eine steuerfreie B2B-Lieferung ausgelöst werden. In allen anderen Fällen (ungültige ID, keine ID angegeben) muss die Bestellung als B2C-Verkauf mit dem entsprechenden Mehrwertsteuersatz des Lieferlandes behandelt werden.

Fehler #3: Falsche Zuordnung von Steuersätzen zu Produkten

• Problem: Es wird pauschal der Regelsteuersatz eines Landes angewendet, obwohl für bestimmte Produkte (z. B. Lebensmittel, Bücher, Hygieneprodukte) ermäßigte Sätze gelten. Die Steuersysteme der EU-Länder sind komplex und kennen oft mehrere ermäßigte Sätze. Eine falsche Zuordnung führt entweder zu überhöhten Preisen für deine Kund:innen oder zu einer zu niedrig abgeführten Umsatzsteuer und damit zu Nachzahlungen.
• Gegenmaßnahme: Pflege eine zentrale und detaillierte „Tax-Mapping-Tabelle“, in der du deine Produktkategorien den korrekten Steuersätzen jedes einzelnen EU-Ziellandes zuordnest. Da sich Steuersätze ändern können, muss diese Tabelle regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Nutze für die Recherche die offiziellen Datenbanken der EU oder ziehe spezialisierte Dienstleister hinzu, die aktuelle Steuersatz-Datenbanken per Schnittstelle bereitstellen. Nutzt du eine Software wie z. B. Billbee, dann erledigt das die Software für dich.

Fehler #4: Die 10.000-€-Lieferschwelle wird unbemerkt überschritten

• Problem: Du überwachst deine EU-weiten B2C-Nettoumsätze nicht aktiv. Mitten im Jahr überschreitest du die 10.000-€-Grenze, dein Shop berechnet aber weiterhin die deutsche Umsatzsteuer. Die Folge: Ab dem ersten Verkauf, der die Schwelle überschreitet, schuldest du die Umsatzsteuer im jeweiligen Bestimmungsland. Gleichzeitig schuldest du die fälschlicherweise ausgewiesene deutsche Umsatzsteuer zusätzlich (§ 14c UStG), was im schlimmsten Fall zu einer Doppelbesteuerung führt. Die nachträgliche Korrektur ist aufwendig und teuer.
• Gegenmaßnahme: Implementiere ein Echtzeit-Monitoring deiner kumulierten B2C-Nettoumsätze in alle anderen EU-Länder. Richte dir ein Dashboard oder einen automatisierten Report ein, der dir den aktuellen Stand anzeigt. Setze dir einen Alarm (z. B. bei Erreichen von 8.000 €), damit du genügend Zeit hast, dich für das OSS-Verfahren zu registrieren und deine Systeme pünktlich umzustellen.

Fehler #5: Fehlerhafte Handhabung von Rücksendungen & Gutschriften aus Vorquartalen

• Problem: Eine Retoure aus dem 1. Quartal wird im 2. Quartal bearbeitet. Der Händler versucht fälschlicherweise, die bereits abgegebene Meldung für das 1. Quartal zu ändern oder verrechnet die Retoure einfach mit den Umsätzen des 2. Quartals. Beides ist falsch.
• Gegenmaßnahme: Korrekturen für bereits gemeldete Zeiträume müssen zwingend in der aktuellen, laufenden OSS-Meldung deklariert werden. Im Online-Portal des BZSt (BOP) gibt es hierfür einen separaten Abschnitt. Dort musst du das ursprüngliche Quartal, das betroffene Land und den zu korrigierenden Steuerbetrag manuell eintragen. Der Billbee-Export liefert die Datengrundlage, der Eintrag der Korrektur im Portal ist jedoch ein separater, manueller Schritt.

Fehler #6: Falsche Währungsumrechnung

• Problem: Umsätze in Fremdwährungen (z. B. Polnische Złoty, Schwedische Kronen) werden mit Tageskursen, Durchschnittskursen oder den Kursen des Zahlungsanbieters in Euro umgerechnet.
• Gegenmaßnahme: Für die OSS-Meldung, die zwingend in Euro erfolgen muss, müssen alle Fremdwährungsumsätze mit dem offiziellen Euro-Referenzwechselkurs der Europäischen Zentralbank (EZB) vom letzten Tag des jeweiligen Meldequartals umgerechnet werden. Die Verwendung anderer Kurse ist unzulässig und führt zu fehlerhaften Meldungen.

Fehler #7: Doppelte Meldung durch Missachtung der Marktplatz-Haftung (fiktive Lieferkette)

• Problem: Ein Marktplatz wie Amazon gilt in vielen Fällen umsatzsteuerlich als „fiktiver Lieferant“ (deemed supplier). Das bedeutet, der Marktplatz wird so behandelt, als hätte er die Ware von dir gekauft und selbst an den Endkunden verkauft. In diesen Fällen ist der Marktplatz – und nicht du – für die Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich. Du meldest dieselben Umsätze fälschlicherweise zusätzlich in deinem eigenen OSS-Return und zahlst die Steuer doppelt.
• Gegenmaßnahme: Kläre für jeden deiner Verkaufskanäle, ob der Marktplatz als „deemed supplier“ agiert. Transaktionen, für die der Marktplatz die Umsatzsteuer abführt, dürfen unter keinen Umständen in deiner eigenen OSS-Meldung auftauchen. Deine Rechnung geht in diesem Fall an den Marktplatz (B2B), nicht an den Endkunden.

Fehler #8: Unzureichende Datenaufzeichnung für die 10-jährige Aufbewahrungspflicht

• Problem: Die OSS-Meldung wird zwar abgegeben, aber die zugrundeliegenden Transaktionsdaten werden nicht detailliert und revisionssicher archiviert. Im Falle einer Prüfung durch eine ausländische Finanzbehörde können die gemeldeten Summen nicht auf Einzeltransaktionsebene nachgewiesen werden.
• Gegenmaßnahme: Denke daran, dass du alle für das OSS-Verfahren relevanten Aufzeichnungen zehn Jahre lang aufbewahren und auf Anfrage elektronisch zur Verfügung stellen musst. Archiviere nicht nur die aggregierten Export-Dateien, sondern auch die detaillierten Einzelbestellungen mit allen steuerlich relevanten Informationen (Bestelldatum, Lieferland, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag).

Fehler #9: Nichtbefassung mit Sondergebieten / Ausnahmen

• Problem: Eine Lieferung an eine Privatperson auf den Kanarischen Inseln wird fälschlicherweise über das OSS-Verfahren gemeldet.
• Gegenmaßnahme: Bestimmte Gebiete gehören zwar politisch zur EU, aber nicht zum EU-Mehrwertsteuergebiet (z. B. die Kanarischen Inseln, die Ålandinseln oder die französischen Überseedepartements). Lieferungen in diese Gebiete sind keine innergemeinschaftlichen Fernverkäufe, sondern werden als steuerfreie Ausfuhren in ein Drittland behandelt. Du darfst daher nicht in der OSS-Meldung erscheinen und erfordern stattdessen einen Ausfuhrnachweis. Prüfe deine Zielländer auf solche Ausnahmen.

Fehler #10: Verspätete Meldung oder Zahlung

• Problem: Die vierteljährliche OSS-Meldung oder die dazugehörige Zahlung gehen nach der Frist (letzter Tag des auf das Quartal folgenden Monats) beim BZSt ein. Die Behörden kennen hier keine Toleranz. Versäumnisse können zu Mahnungen, Säumniszuschlägen und im Wiederholungsfall sogar zum Ausschluss aus dem OSS-Verfahren führen. Ein Ausschluss zwingt dich zur lokalen umsatzsteuerlichen Registrierung in jedem einzelnen Lieferland.
• Gegenmaßnahme: Plane die Erstellung und Abgabe deiner OSS-Meldung mit einem Puffer von mehreren Werktagen vor Fristende. Führe die Überweisung ebenfalls frühzeitig aus, da Banklaufzeiten zu Verzögerungen führen können. Überprüfe ca. 48 Stunden nach der Abgabe im BOP-Portal, ob deine Meldung erfolgreich akzeptiert wurde, um bei einer eventuellen Zurückweisung noch rechtzeitig reagieren zu können.  

OSS in Billbee aktivieren und richtig einrichten

Im praktischen Teil geht es jetzt darum, Billbee so zu konfigurieren, dass die Pflicht- und Meldeprozesse des OSS sauber abgebildet werden. Kurzfassung vorweg: Billbee bietet eingebaute OSS-Einstellungen, automatische Kennzeichnung von Fernverkäufen, länderspezifische Steuersatz-Listen und einen Elster-kompatiblen CSV-Export — den du sogar per Automatisierungsregel routinemäßig erzeugen kannst.

Schritt #1: Grundeinrichtung (Schnellstart)

1. Öffne Einstellungen → Steuereinstellungen → Ländereinstellungen in Billbee. Dort findest du die OSS-Optionen.
2. Aktiviere verpflichtend folgende Optionen:
   
   • Teilnahme an OSS (damit die richtige Verkäufer-VAT-ID auf Rechnungen ausgegeben wird),
   • Fernverkäufe mit Tag markieren (damit Bestellungen als „Fernverkauf“ gekennzeichnet werden),
   • EU-weite Lieferschwelle (damit Billbee weiß, dass du diese Schwelle überschritten hast - Billbee kann das nicht automatisch überprüfen).
     Du kannst außerdem ein Datum eintragen, an dem du die Lieferschwelle überschritten haben wirst — Billbee markiert dann automatisch alle neu importierten/angelegten Bestellungen ab diesem Datum als Fernverkäufe. Beachte: Änderungen gelten nur für Bestellungen, die nach dem Speichern neu eingelesen werden (nicht rückwirkend). Bedenke, dass auch Bestellungen, die vor diesem Datum eingelesen wurden, in der OSS-Meldung berücksichtigt werden müssen.

Schritt #2: Wichtige Optionen, die du prüfen solltest

• IGL (innergemeinschaftliche Lieferung) automatisch setzen: Billbee kann Bestellungen als IGL markieren, wenn im Auftrag eine gültige USt-ID vorhanden ist oder ein bereits vorhandener Kunde eine UID hat — das funktioniert aber nur, wenn der Shop die UID überträgt oder du sie manuell / per Kundendatensatz hinterlegst. Prüfe also, ob deine Shop-Schnittstelle die UID liefert.
• Länderspezifische VAT-IDs / Steuersätze: Trage in den Ländereinstellungen unbedingt die VAT-ID deines Sitzlandes ein und füge ggf. weitere Länder hinzu, in denen du USt-IDs hast. Billbee stellt für viele Länder die dort üblichen Steuersätze bereit, die dann für die Steuerberechnung herangezogen werden.
• Rechnungslayout / Platzhalter: Wenn die Käufer-VAT-ID auf deinen Rechnungen erscheinen soll, füge das entsprechende Platzhalter-Feld in dein Layout ein (z. B. {VatId}). So ist die UID auf den erzeugten Auftragsdokumenten sichtbar. Möchtest du, dass ebenfalls deine Händler UID / VAT ID angezeigt wird, kannst du diese Option im Layout des Auftragdokumentes im Reiter "Oberer Bereich" aktivieren.

Schritt #3: Validierung vor dem Speichern deiner Bestellung

Aktiviere die Billbee-Prüfung für widersprüchliche Steuerinformationen (Einstellungen → Steuer & Währungen). Billbee zeigt dir Fälle an, in denen z. B. Lieferland, übermittelter Steuersatz und Kundendaten nicht zusammenpassen — das reduziert Fehler vor dem Export.

Schritt #4: OSS-Export: Elster-kompatible CSV erzeugen (manuell & automatisiert)

Du hast zwei Möglichkeiten, wie du in Billbee die Exporte erzeugen kannst:

• Manueller Export: In der Bestellübersicht auf die Export-Schaltfläche klicken → Format „Elster OSS CSV“ wählen → Zeitraum & ggf. Shops/Status einschränken → Export erzeugen. Dies funktioniert auch, wenn du vorab in der Bestellübersicht gewünschte Bestellungen auswählst und dann auf die Schaltfläche klickst. Du kannst beim Export einstellen, dass die exportierten Bestellungen automatisch mit einem Tag (z. B. „Elster“) versehen werden, damit du Dopplungen vermeidest.
• Automatischer Export per Regel: Richte unter Einstellungen → Automatisierung → Regeln eine zeitgesteuerte Regel ein (z. B. 1. eines Monats) mit Bedingung Tag = „Fernverkauf“ und Aktion Bestellung(en) exportieren (CSV). In der Aktion wählst du im Drop-Down Menü das gewünschte Exportformat aus. Du kannst die Datei z. B. in einen Cloud-Storage hochladen lassen oder per Mail versenden und zusätzlich einen Export-Tag setzen, damit nur neue Bestellungen exportiert werden. (Hierfür ist eine weitere Aktion in der Regel notwendig: Tag zu der Bestellung hinzufügen)

Weiter unten im Bereich “OSS-Datenexport aus Billbee für die Elster-Meldung” beschreiben wir dir detailliert, wie du einen manuellen oder automatisierten Export vornehmen kannst.

Schritt #5: Testlauf & Kontrollpunkte (unverzichtbar)

Führe vor der ersten echten OSS-Meldung einen Testexport für einen abgeschlossenen Zeitraum durch und vergleiche die Summen (Netto / Steuer) je Bestimmungsland mit deiner Buchhaltung. Prüfe, dass:

• Liefer- statt Rechnungsadresse zur Bestimmung des Steuersatzes genutzt wird,
• USt-IDs (falls vorhanden) korrekt übernommen werden,
• Gutschriften / Stornos korrekt in der Reconciliation erscheinen,
• Rundungsregeln und Währungsumrechnung konsistent angewendet werden.

Nutze das Tagging, um alle OSS-relevanten Bestellungen übersichtlich zu erhalten und doppelte Exporte zu vermeiden.

OSS-Datenexport aus Billbee für die Elster-Meldung

Billbee stellt ein Exportformat „Elster OSS CSV“ bereit, das die Umsätze je Bestimmungsland und Steuersatz zusammenfasst (Detailbestellungen sind in einem separaten Export verfügbar). Den Export kannst du manuell aus der Bestellübersicht anstoßen oder per Automatisierungsregel regelmäßig erzeugen lassen.

Schritt-für-Schritt: Manueller Export aus Billbee

1. Stelle sicher, dass Bestellungen als „Fernverkauf“ getaggt sind (Billbee markiert diese nach deinen OSS-Einstellungen).
2. Klicke auf die Export-Wolke → wähle Format: „Elster OSS CSV“ → wähle Zeitraum, ggf. Shop und Auftragsstatus. Im Exportdialog kannst du optional jede exportierte Bestellung automatisch mit dem Tag „Elster“ versehen lassen (verhindert doppelte Exporte).
3. Lade die CSV herunter und sichere sie (z. B. Cloud-Ordner „OSS-Meldungen / 2025 Q3“).

Automatischer Export (Empfehlung für Routinen)

Lege unter Einstellungen → Automatisierung → Regeln eine zeitgesteuerte Regel an (z. B. 1. Tag nach Quartalsende oder 1x monatlich, je nach Bedarf). Bedingung: Tag = "Fernverkauf"; Aktion: Bestellungen exportieren (Export als Elster OSS CSV )→ Ergebnis z. B. in Cloud-Storage ablegen + Bestellungen mit Export-Tag versehen (Um einen Tag hinzuzufügen benötigst du eine weitere Aktion: Tag zur Bestellung hinzufügen). So hast du einen automatisierten Prozess und weniger manuelle Arbeit.

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Wichtiger Hinweis zu Korrekturen: Korrekturen für frühere Meldezeiträume (z. B. aufgrund von Retouren) musst du nach dem Import der CSV-Datei separat und manuell im BOP-Portal im dafür vorgesehenen Abschnitt eintragen. Billbee liefert die Datengrundlage für diese Korrekturen, der Eintrag selbst ist jedoch ein manueller Schritt im Portal.

Best Practices: OSS in Billbee effizient nutzen

Nachdem die Grundkonfiguration und der Export für OSS in Billbee eingerichtet sind, geht es jetzt darum, den Prozess zu optimieren, Fehler zu vermeiden und die Quartalsmeldungen effizient zu gestalten. Mit ein paar einfachen Best Practices lässt sich der administrative Aufwand deutlich reduzieren und die Sicherheit der Meldungen erhöhen.

Tipp #1: Automatisierungen konsequent nutzen

• Tagging für Fernverkäufe: Stelle sicher, dass alle OSS-relevanten Bestellungen automatisch mit einem Tag (z. B. „Fernverkauf“) versehen werden. So lassen sich Filter, Exporte und Prüfberichte konsistent anwenden.
• Regelbasierte Exporte: Automatisiere den Export der OSS-Daten nach Zeitplan (z. B. 1. Tag nach Quartalsende) mit dem Tag „Fernverkauf“. So sparst du manuelle Arbeit und reduzierst das Risiko von Doppelmeldungen.
• Benachrichtigungen: Lege eine Automatisierungsregel an, die dich warnt, wenn Bestellungen ohne gültige VAT-ID importiert werden, aber für OSS relevant sind.

Tipp #2: Rechnungen und Belege OSS-konform gestalten

• Ergänze dein Rechnungstemplate um den Platzhalter {VatId} für deine die Umsatzsteuer-ID deiner Kund:innen und aktiviere die Option “Händler Ust. Id / VAT Id anzeigen", damit deine eigene UID angezeigt wird.
• Dokumentiere Gutschriften, Stornos und Korrekturen konsequent, damit sie im Quartalsreport korrekt berücksichtigt werden.

Tipp #3: Regelmäßige Kontrolle der 10.000-€-Schwelle

• Auch mit OSS aktiv: Überwache die kumulierten B2C-Umsätze in anderen EU-Ländern.

Tipp #5: Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen

• Exportiere die Quartals-CSV und halte alle relevanten Belege bereit.
• Mit Billbee lassen sich diese Daten strukturiert bereitstellen, sodass Steuerberater:innen die Meldung prüfen und ggf. direkt im BOP-Portal importieren können.
• Klare Prozesse für Rückfragen, Korrekturen oder Audit-Anforderungen erhöhen die Sicherheit und verringern Prüfungsrisiken.

FAQ – Häufige Fragen zu OSS und Billbee

Hier beantworten wir die häufigsten Fragen, die Online-Händler:innen bei der Umsetzung von OSS in Billbee haben. Ziel ist, Unsicherheiten zu reduzieren und typische Stolperfallen zu vermeiden.

Frage #1: Muss ich mich für OSS registrieren, wenn ich unter der 10.000-€-Schwelle bleibe?

Nein, unter der EU-weiten Lieferschwelle von 10.000 € kannst du grundsätzlich weiterhin den Inlandssatz verwenden. Viele Händler:innen registrieren sich dennoch freiwillig für OSS, um die Prozesse zu vereinfachen und mögliche Schwankungen oder schnelle Überschreitungen der Schwelle automatisiert abzubilden.

Frage #2: Welche Bestellungen markiert Billbee automatisch als Fernverkauf?

Billbee markiert Bestellungen als Fernverkauf, wenn:

• die Lieferadresse in einem EU-Land liegt, das vom Heimatland abweicht, und
• die Lieferschwelle überschritten ist oder du OSS für alle B2C-Fernverkäufe aktiviert hast.
  Achtung: Für B2B-Bestellungen mit gültiger USt-ID greift die Fernverkauf-Kennzeichnung nicht.

Frage #3:: Kann ich OSS und IOSS gleichzeitig nutzen?

Ja. OSS gilt für innergemeinschaftliche EU-B2C-Verkäufe, IOSS für Importe aus Drittländern mit Warenwert ≤ 150 €. Wichtig: Jede Bestellung muss korrekt klassifiziert sein, damit sie im richtigen Verfahren gemeldet wird. Billbee unterstützt aktuell die OSS-Integration; für IOSS musst du ggf. externe Tools oder Marktplatz-Lösungen prüfen.

Frage #4: Wie überprüfe ich, ob die Steuersätze korrekt angewendet werden?

• Prüfe in Billbee die Ländereinstellungen und Steuersätze.
• Führe stichprobenartige Testbestellungen für unterschiedliche Zielländer durch.
• Nutze die Prüfschritte in Billbee („Widersprüchliche Steuerinformationen“), um fehlerhafte Zuordnungen zu identifizieren.

Frage #5: Wie gehe ich mit Stornos oder Rücksendungen um?

• Jede Gutschrift oder Stornorechnung muss in der Quartalsmeldung berücksichtigt werden.
• Billbee kann diese Bestellungen als „Gutschrift“ kennzeichnen, sodass sie beim OSS-Export automatisch korrekt summiert werden.
• Prüfe vor dem Upload die Netto- und Steuerbeträge, damit sie mit deiner Buchhaltung übereinstimmen.

Frage #6: Wie lange muss ich OSS-relevante Daten aufbewahren?

Alle Belege, Rechnungen und Export-Dateien müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Billbee ermöglicht die digitale Archivierung, sodass du jederzeit auf diese Daten zugreifen kannst.

Frage #7: Was muss ich als Kleinunternehmer:in beachten, wenn ich die 10.000-€-Schwelle überschreite?

Die deutsche Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) befreit dich nur von der deutschen Umsatzsteuer. Sobald deine kumulierten B2C-Fernverkäufe in andere EU-Länder die Schwelle von 10.000 € netto überschreiten, wirst du in den jeweiligen Zielländern steuerpflichtig. Du musst dann für diese Auslandsumsätze die Umsatzsteuer des jeweiligen Landes berechnen und abführen. Deine Inlandsumsätze bleiben davon (solange unter 22.000 €) unberührt. Um die ausländische Umsatzsteuer nicht in jedem Land einzeln anmelden zu müssen, ist die Registrierung für das OSS-Verfahren der vorgesehene Weg.  

Fazit: OSS mit Billbee sicher und effizient umsetzen

Die Umsetzung von OSS im E-Commerce ist für viele Händler:innen zunächst komplex, doch mit den richtigen Prozessen und Tools wird sie deutlich einfacher und sicherer. Billbee bietet hier eine vollständige Lösung, die von der Bestellkennzeichnung über die Steuerberechnung bis hin zum Elster-kompatiblen Export reicht.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

• Zentrale Abwicklung: Alle EU-weiten B2C-Umsätze in einem System erfassen und quartalsweise melden.
• Automatisierung: Tagging, Prüfungen und Exporte reduzieren manuelle Fehler und sparen Zeit.
• Revisionssicherheit: Export-Dateien, Belege und Rechnungen können digital 10 Jahre archiviert werden, solange ein Billbee Account besteht.
• Compliance: OSS-konforme Steuersätze, Lieferadress-Logik und Plausibilitätsprüfungen minimieren Prüfungsrisiken.
• Flexibilität: OSS und IOSS lassen sich parallel nutzen, für unterschiedliche Geschäftsszenarien und Marktplätze.

Handlungsempfehlungen für Händler:innen

1. OSS in Billbee aktivieren und Lieferadressen korrekt für die Steuerberechnung nutzen.
2. Automatisierte Prozesse einrichten: Tagging, Export-Regeln und Prüfberichte.
3. Prüfungen durchführen: Summen, Rundungen, Stornos und Gutschriften vor dem Upload kontrollieren.
4. Regelmäßig melden und archivieren: Quartalsweise Export erstellen, prüfen und ins BZSt-Portal hochladen.
5. Steuerberater:innen einbeziehen: Für Plausibilitätsprüfungen und Rückfragen zu Sonderfällen oder Korrekturen.

Mit Billbee wird der OSS-Prozess übersichtlich, nachvollziehbar und effizient. Händler:innen sparen Zeit, reduzieren Fehler und erfüllen gleichzeitig ihre steuerlichen Pflichten in der EU. Wer frühzeitig automatisierte Workflows und Prüfungen etabliert, hat nicht nur weniger Aufwand, sondern auch die Sicherheit, dass Quartalsmeldungen korrekt und termingerecht erfolgen.

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Titelbild von Fer Troulik auf Unsplash