Die drei größten steuerlichen Risiken beim grenzüberschreitenden Online-Handel

Der grenzüberschreitende Warenhandel bietet Online-Händler:innen nicht zuletzt wegen idealer Skalierbarkeit große Chancen, birgt aber auch erhebliche steuerliche Risiken. Besonders im Bereich der Umsatzsteuer lauern Fallstricke, die zu finanziellen Verlusten und administrativem Aufwand führen können. In diesem Beitrag stellen wir dir die drei größten steuerlichen Risiken vor, die du im grenzüberschreitenden Handel unbedingt im Blick haben solltest.

Risiko #1: Fehlerhafte umsatzsteuerliche Würdigung bei Reihengeschäften

Reihengeschäfte, bei denen mindestens zwei Unternehmen an einer Lieferkette beteiligt sind, führen häufig zu fehlerhaften umsatzsteuerlichen Beurteilungen. Dies liegt daran, dass die richtige Zuordnung der warenbewegten Lieferung in der Praxis schwierig ist. Besonders problematisch sind dabei die folgenden Sachverhalte:

• Fehlende Registrierung im Zielland: Unternehmen versäumen oft, sich im Zielland steuerlich zu registrieren, obwohl sie im Reihengeschäft die warenunbewegte Lieferung am Zielort ausführen und somit der innengemeinschaftliche Erwerb und die lokale Anschlusslieferung dort steuerpflichtig wären. Das ist der „klassische“ Fall bei Dropshippern, die Ware unmittelbar von größeren Lieferanten grenzüberschreitend an ihre Endkund:innen versenden lassen.
• Fehlerhafte Zuordnung der warenbewegten Lieferung: Die Warenbewegung wird oft nicht korrekt zugeordnet, was zu einer falschen Anwendung von Steuerbefreiungen führt; d. h. der falsche Unternehmer behandelt seine Lieferung als steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferung und versäumt so, Umsatzsteuer auszuweisen und zu bezahlen.
• Verkennen des Reihengeschäfts: Häufig kommt es auch dazu, dass das Reihengeschäft gar nicht erst erkannt wird und die Umsatzgeschäfte nicht gemeinsam als „Ganzes“, sondern für sich beurteilt werden. Auch hier kann es zu einer doppelten Steuerbefreiung kommen und Registrierungspflichten versäumt werden.

Risiko #2: Falsche Handhabung von grenzüberschreitenden Warenlagerbewegungen

Ein weiteres Risiko besteht in der korrekten Behandlung von Warenlagerbewegungen zwischen verschiedenen Ländern. Oft wird nicht erkannt, dass dieses sog. Verbringen von Waren zwischen Lagern als (fiktive) Lieferung „an sich selbst“ angesehen wird und somit umsatzsteuerlich relevant ist. Fehler passieren häufig in diesen Bereichen:

• Überblick über Warenlager: Bei vielen Lagern und präventiven Umlagerungen verlieren Unternehmen schnell den Überblick. Dies führt dazu, dass Verbringungstatbestände nicht korrekt erkannt und steuerlich nicht richtig erfasst werden (können).
• Dokumentation bei fremden Warenlagern: Besonders problematisch wird es, wenn Unternehmen mit fremden Warenlagern arbeiten. Hier ist es entscheidend, die Richtigkeit der Informationen zu garantieren, z. B. für Intrastat-Meldungen. Dies ist bspw. bei dem Amazon Pan-EU Programm der Fall. Aber auch Anbieter wie Zalando oder ABOUT YOU bieten grenzüberschreitende Fulfillment-Strukturen an, bei denen es zu umsatzsteuerlich relevanten Umlagerungen zwischen verschiedenen Mitgliedstaaten kommen kann.
• Nachweise und Registrierungsverpflichtung im Zielland: Problematisch werden grenzüberschreitende Umlagerungen insbesondere dadurch, dass für sie dieselben Rechtsfolgen gelten, wie für „normale“ innergemeinschaftlichen Lieferungen. Daher müssen für die Steuerbefreiung bspw. die eigene USt-IdNr. Nummer des Ziellandes vorhanden sein, Pro-Forma Rechnungen erstellt und Gelangensbestätigungen gesammelt werden. Zur Meldung des innergemeinschaftlichen Erwerbs im Zielland ist daher zunächst auch eine umsatzsteuerliche Registrierung dort notwendig.

Um sicherzustellen, dass du alle steuerlichen Pflichten erfüllst, solltest du dich daher mit den genauen Umständen deiner Fulfillment-Strukturen auseinandersetzen und alle Bewegungen auch buchhalterisch abgebildet haben. Im besten Fall registrierst du dich im jeweiligen Lagerland, bevor die erste Ware dorthin transportiert wird.

Risiko #3: Verdeckte B2B-Transaktionen

Das wirtschaftlich größte Risiko im (vermeintlichen) B2C-Online-Handel steckt in verdeckten B2B-Umsätzen. In der Umsatzsteuer gelten für B2C-Transaktionen andere Rechtsfolgen als für B2B-Transaktionen. Im grenzüberschreitenden Handel sind daher verdeckte B2B-Transaktionen besonders risikobehaftet. Erkennt ein Unternehmer nicht, dass er an einen anderen Unternehmer liefert, führt dies dazu, dass die Lieferung entgegen der üblichen B2C-Logik nicht im Bestimmungsland steuerbar ist, sondern im Abgangsland. Entsprechend wird Umsatzsteuer im falschen Land gezahlt, was zu hohen Nachforderungen im Abgangsland führen kann. In einem Worst-Case-Szenario ist Umsatzsteuer rückwirkend nachzuzahlen, ohne dass sich der Unternehmer die bereits entrichtete Steuer im Zielland wieder zurückerstatten lassen kann.

Unternehmer:innen müssen daher geeignete Maßnahmen treffen, um verdeckte B2B-Transkationen zu erkennen und abweichend zu würdigen. Hierbei reicht bspw. nicht aus, sich nur auf die AGB zu verlassen, in denen B2B-Käufe ausgeschlossen werden. Bestellen andere Unternehmer trotzdem und wird das Rechtsgeschäft nicht angefochten, dürfte es im Regelfall wirksam zustande gekommen sein; in jedem Fall bewahrt es einen nicht vor den umsatzsteuerlichen Konsequenzen.

Anzeichen, die auf einen unternehmerischen Erwerb hindeuten, müssen daher genauestens beachtet und ggf. rückblickend in einem bestimmten Turnus aufgearbeitet werden. So bestellen Unternehmer:innen oft in haushaltsunüblichen Mengen, geben im Namen Rechtsformen wie „GmbH“, oder in Freifeldern ihre USt-IdNr. Nummern an. Wird dies übersehen, führt das zu falschen Steuerberechnungen.

Es ist daher wichtig, Kund:innen sorgfältig zu prüfen und gegebenenfalls Rückfragen zu stellen, um die richtige steuerliche Behandlung sicherzustellen. Alternativ können separate B2B-Onlineshops oder Check-outs helfen, um das Risiko zu minimieren.

Die in der Rechnung an den vermeintlichen Endkund:innen ausgewiesene (ausländische) Umsatzsteuer ist zudem gesetzlich nicht geschuldet und für diesen folglich nicht als Vorsteuer abzugsfähig. Dies führt im Umkehrschluss auch zu Risiken bei den Leistungsempfängern, da diese unwissend einen falschen Vorsteuerabzug vornehmen.

Fazit: Risiken erkennen, Chancen nutzen

Der grenzüberschreitende Online-Handel birgt viele Chancen, doch die steuerlichen Fallstricke sind nicht zu unterschätzen. Besonders bei Reihengeschäften, Warenlagerbewegungen und verdeckten B2B-Transaktionen ist Vorsicht geboten. Um finanzielle Verluste zu vermeiden, solltest du sicherstellen, dass alle umsatzsteuerlichen Vorgaben korrekt umgesetzt werden. Eine präzise Dokumentation und die Beratung durch Steuerexpert:innen sind unerlässlich.

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Foto von Sebastian Grochowicz auf Unsplash