Es kostet dich jeden Tag wertvolle Zeit, deine Kund:innen über den aktuellen Status ihrer Bestellung zu informieren? Dann überlass Billbee die Kundenkommunikation. Mit einfachen Automatisierungsregeln kannst du deine Kund:innen automatisch informieren und Auftragsdokumente versenden.
Nachrichten und Auftragsdokumente automatisch versenden
Mit Billbee versendest du Nachrichten und Auftragsdokumente automatisch zum passenden Zeitpunkt. So erhalten deine Kund:innen alle wichtigen Infos – ganz ohne manuelles Nachfassen. Das steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern reduziert auch deine Support-Anfragen.
Automatisiere mit Billbee zum Beispiel den Versand deiner:
- Bestellbestätigungen
- Rechnungen
- Versandbenachrichtigungen inklusive Trackinginformation
Wie kann ich meine Kundenkommunikation mit Billbee automatisieren?
- Leg fest, wann die E-Mail an deine Kund:innen gesendet werden soll. Definiere dafür einen Auslöser (z. B. Statuswechsel) in der Automatisierungsregel. Um deine Workflows noch individueller auf deine Bedürfnisse anzupassen, kannst du mit zusätzlichen Bedingungen genau festlegen, unter welchen Umständen die E-Mail versandt werden soll (z. B. nur, wenn ein bestimmter Artikel in der Bestellung vorhanden ist).
- Definiere, was passieren soll. In der Regel soll eine Nachricht an deine Kund:innen gesendet werden.
- Erstelle deinen E-Mail-Text, der an deine Kund:innen gesendet werden soll. Das Gute: Du kannst so viele Texte anlegen, wie du benötigst, um alle deine Anwendungsfälle abzudecken (z. B. unterschiedliche Texte je Shopsystem oder Marktplatz). Die Texte können außerdem in verschiedenen Sprachen hinterlegt werden.
- Personalisiere deine Nachricht: Füge dazu Platzhalter in deine Nachrichten ein. Billbee füllt diese Platzhalter automatisch mit Inhalt, fügt also zum Beispiel den Kundennamen oder die Bestelldaten ein. Damit bleiben deine Texte trotz Automatisierung persönlich und hören sich an, als wenn sie von Hand geschrieben wurden.
Stelle Download-Angebote im Kundenportal bereit
Alternativ oder auch zusätzlich kannst du ein Kundenportal erstellen und dort die Rechnungen deiner Kund:innen sowie digitale Artikel (z. B. Goodies, Anleitungen, Audio-Dateien) mit deinen Kund:innen teilen.
Binde dafür einen Cloudspeicher (z. B. Dropbox) an Billbee an und versende einen individuellen, von Billbee generierten Link an deine Kund:innen. Über den Link erhalten sie Zugang zu ihrem ganz persönlichen Kundenportal und können ihre Auftragsdokumente oder digitale Artikel downloaden.
Kundennachrichten verwalten, bearbeiten und automatisieren
Sobald du auf mehreren Verkaufskanälen aktiv bist, landen deine Kundennachrichten in verschiedenen Posteingängen. Für einen strukturierten Kundenservice und eine gute Kundenkommunikation brauchst du deshalb ein Helpdesk-Tool wie Replyco. Ein solches Tool bündelt deine Nachrichten in einer zentralen Inbox, zeigt dir relevante Bestell- und Kundendaten und unterstützt dich bei der automatisierten Bearbeitung.
Häufig gestellte Fragen zur automatisierten Kundenkommunikation
Ab wann lohnt es sich, die Kundenkommunikation zu automatisieren?
Sobald du regelmäßig wiederkehrende Nachrichten versendest oder viele Bestellungen über verschiedene Verkaufskanäle abwickelst, nimmt dir die Automatisierung spürbar Arbeit ab. Mit Billbee kannst du zum Beispiel Bestellbestätigungen, Rechnungen, Zahlungseingänge oder Versandinformationen automatisch an deine Kund:innen senden.
Wie lange dauert es, die Automatisierung einzurichten?
Das hängt davon ab, welche Nachrichten du automatisieren möchtest und wie individuell dein Workflow ist. Viele Standardregeln sind in Billbee aber bereits angelegt und müssen nur noch aktiviert oder angepasst werden.
Für einen einfachen Start kannst du unter Einstellungen > Automatisierung also auch einfach eine vorhandene Vorlage auswählen und die passende Regel aktivieren.
Kann ich die Nachrichten individualisieren?
Ja, du kannst eigene Nachrichten verfassen und mit Platzhaltern personalisieren. So fügt Billbee die jeweiligen Informationen (z. B. Name deiner Kund:innen, Bestellnummer oder Versandinformation) automatisch ein.