Die Bestellung deiner Kund:innen geht bei dir ein und jetzt beginnt die Arbeit bei dir erst so richtig. Auftragsdokumente müssen erstellt und versendet werden (idealerweise natürlich automatisiert in einem Tool wie Billbee) und die Pakete müssen gepackt werden. Der erste Meilenstein in der Bestellabwicklung ist erreicht, wenn das Paket endlich beim Versanddienstleister abgegeben ist. Jetzt darfst du nur nicht vergessen, deinen Kund:innen Bescheid zu geben, dass ihre Bestellung auf dem Weg ist!
Versandbestätigungen erfüllen genau diesen Zweck: sie informieren deine Kund:innen über den Versand ihrer Bestellung.
Warum du überhaupt Versandbestätigungen versenden solltest
Im Gegensatz zu Bestellbestätigungen sind Versandbestätigungen nicht zwingend erforderlich, aber dringend empfohlen. Doch im E-Commerce sind Versandbestätigungen gang und gäbe. Du kennst es vermutlich aus dem Privatleben: Du bestellst etwas online und wartest nur darauf, dass deine Bestellung verschickt wird. In dem Moment, wo du die Versandbestätigung in deinem Posteingang ankommt, kannst du dich auf die Zustellung deiner Bestellung freuen. Außerdem kannst du so auch abschätzen, ob du für die Zustellung zu Hause bist und prüfen, ob deine Daten alle korrekt sind. Und genau so geht es natürlich auch deinen Kund:innen, wenn sie in deinem Online-Shop bestellen!
Diese Inhalte sollte deine Versandbestätigung haben
Grundsätzlich bist du frei in der Gestaltung deiner Versandbestätigung, doch einige Informationen sind besonders hilfreich bzw. werden sogar von Kund:innen mittlerweile erwartet. Zu diesen Informationen zählen:
- Ein aussagekräftiger Betreff: Gestalte die Betreffzeile möglichst aussagekräftig, damit deine Kund:innen ihre Bestellung auch direkt zuordnen können. Sinnvollerweise fügst du hier auch bereits direkt identifizierbare Informationen ein, damit deine Kund:innen die Versandbestätigung über die Suche ihres Mailprogramms einfach finden können. Geeignet dafür ist bspw. die Bestellnummer.
- Die persönliche Ansprache: Statt allgemeine Floskeln wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Liebe:r Kund:in“ zu verwenden, verwende doch einfach den Namen der Kund:innen. Das bringt nämlich zwei Vorteile. Erstens wissen deine Kund:innen direkt, dass es sich nicht unbedingt um Spam handelt, sondern dass die E-Mail tatsächlich an sie adressiert ist. Zweitens zeigt eine persönliche Ansprache immer die Wertschätzung, die du deinen Kund:innen gegenüber aufbringst.
- Bestellinformationen: Jede:r kennt es, vor allem wahrscheinlich während der Weihnachtszeit. Du bist fröhlich am Geschenke shoppen und nach und nach trudeln alle Bestellbestätigungen auch dann auch Versandbestätigungen bei dir im E-Mail-Postfach ein. Ganz schnell verlieren Kund:innen den Überblick über das, was sie bestellt haben und in welchem Shop sie es bestellt haben. Um dem entgegenzuwirken, solltest du die Artikel, die in der Bestellung enthalten sind, auch in der Versandbestätigung auflisten.
- Versandinformationen: Der Grund, warum du überhaupt eine Versandbestätigung versendest! Du möchtest deinen Kund:innen alle Informationen mitteilen, die zum Versand zugeordnet werden können. Dazu zählt z. B. die Lieferadresse, der genutzte Versanddienstleister, die voraussichtliche Lieferdauer und auch der Tracking-Link zur Sendungsverfolgung des Versanddienstleisters.
- Höflichkeitsformeln und ein nettes Dankeschön: Zu guter Letzt möchtest du deinen Kund:innen natürlich auch noch ein Lächeln auf die Lippen zaubern, denn glückliche Kund:innen werden eher zu Wiederkäufer:innen als unglückliche Kund:innen. Bedanke dich für die Bestellung und stelle deinen Kund:innen Informationen zur Verfügung, wie sie dich im Falle von Problemen beim Versand erreichen können.
Versandbestätigungen mit Billbee automatisch versenden
Billbee kann dir dabei helfen, den Versand von E-Mails zu automatisieren. So kannst du verschiedene E-Mail Texte auf Basis von bspw. Bestellimport oder Änderung des Bestellstatus versenden lassen. Um Versandbestätigungen automatisiert zu versenden, musst du als Erstes den Text der E-Mail in Billbee anlegen.
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Den Text für deine Versandbestätigung kannst du in den E-Mail Vorlagen in den Einstellungen deines Billbee-Accounts anlegen. Standardmäßig ist bereits eine Benachrichtigung mit dem Namen „Bestellung wurde versendet“ angelegt. Du kannst natürlich den Standardtext nutzen, allerdings empfiehlt es sich, den Text zu individualisieren.
Als Voreinstellung solltest du dich auf jeden Fall auch mit dem SMTP-Server vertraut machen bei Billbee. Ausführliche Informationen findest du im Hilfeartikel zu den E-Mail Einstellungen bei Billbee.
Für die Individualisierung und Personalisierung der Texte stehen dir in Billbee Platzhalter zur Verfügung. Die Platzhalter werden beim Versand der E-Mail mit persönlichen und bestellbezogenen Daten gefüllt. Du kannst bspw. die Bestellnummer, die Rechnungsnummer oder auch den Namen der Kund:innen automatisch einfügen lassen. Deine Versandbestätigung kann dann z. B. folgendermaßen aussehen:
Als E-Mail Text für die Versandbenachrichtigung haben wir den folgenden gewählt:
Hallo {BuyerName},
Deine {OrderRef} aus dem 1A-Shop wurde soeben versandt.
Der Versand wird von {ShippingProviderName} durchgeführt.
{TrackingNumberAvailable}
Die Sendung hat die Sendungsnummer {TrackingNumber}.
Der Status der Zustellung kann über diesen Link ermittelt werden: {TrackingLink} {/TrackingNumberAvailable}
Details zu deiner Bestellung:
{SoldArticlesLoop}{Quantity}x {Title}{/SoldArticlesLoop}
Lieferadresse:
{DeliveryAddress}
Besuche uns doch bald wieder im 1A-Shop - wir freuen uns darauf!
Hast du Fragen zu deiner Lieferung, dann steht dir unser Kundenservice von Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr telefonisch unter 01234-5678 oder per Mail unter mail@1a-shop.de zur Seite.
Liebe Grüße,
dein 1A-Shop Team
---------------------------------
1A-Shop GmbH
Vertretungsberechtigte Geschäftsführerin: Marie Musterfrau
Registergericht: Amtsgericht Musterdorf
Registernummer: HRB 1234
Sitz der Gesellschaft: Musterstadt
Büro / Postalische Anschrift: Beispielstraße 98, 76543 Musterstadt
Als HTML-Code sieht der oben gezeigte Text so aus:
<p>Hallo {BuyerName},</p><p><br></p><p>Deine {OrderRef} aus dem 1A-Shop wurde soeben versandt.</p><p>Der Versand wird von {ShippingProviderName} durchgeführt.</p><p><br></p><p>{TrackingNumberAvailable}</p><p>Die Sendung hat die Sendungsnummer {TrackingNumber}.</p><p>Der Status der Zustellung kann über diesen Link ermittelt werden: {TrackingLink} {/TrackingNumberAvailable}</p><p><br></p><p><strong>Details zu deiner Bestellung:</strong></p><p>{SoldArticlesLoop}{Quantity}x {Title}{/SoldArticlesLoop}</p><p><strong>Lieferadresse:</strong></p><p>{DeliveryAddress}</p><p><br></p><p>Besuche uns doch bald wieder im 1A-Shop - wir freuen uns darauf!</p><p><br></p><p>Hast du Fragen zu deiner Lieferung, dann steht dir unser Kundenservice von Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr telefonisch unter 01234-5678 oder per Mail unter mail@1a-shop.de zur Seite.</p><p><br></p><p>Liebe Grüße,</p><p>dein 1A-Shop Team</p><p>---------------------------------</p><p>1A-Shop GmbH</p><p>Vertretungsberechtigte Geschäftsführerin: Marie Musterfrau </p><p><br></p><p>Registergericht: Amtsgericht Musterdorf</p><p>Registernummer: HRB 1234</p><p>Sitz der Gesellschaft: Musterstadt </p><p><br></p><p>Büro / Postalische Anschrift: Beispielstraße 98, 76543 Musterstadt</p>
Um die Versandbestätigung noch ansprechender zu gestalten, kannst du sie auch im HTML-Format anlegen. Stimmen aus der Billbee Facebook-Community empfehlen u. a. das „Fluid Template““Fluid Template” von Cerberus. Wichtig hierbei ist, dass die HTML als ISO 8859-1 codiert ist, damit auch Sonderzeichen korrekt dargestellt werden können.
Nachdem du den E-Mail Text für deine Versandbestätigung nach deinen Wünschen gestaltet hast, kannst du die Regel für den automatischen Versand der Versandbestätigung einrichten. Automatisierungsregeln kannst du bei Billbee in den Einstellungen unter dem Menüpunkt „Automatisierungen“ einrichten. Für den E-Mail Versand einer Versandbestätigung ist bereits standardmäßig eine Automatisierungsregel eingerichtet, die von dir aber noch aktiviert und angepasst werden muss. Falls die Regel bei dir nicht standardmäßig angelegt ist, kannst du sie unter Einstellungen / Automatisierung anlegen:
- Auslöser: Bestellstatus geändert (Versendet)
- Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
- Aktion: Nachricht an Käufer (*) senden
Speicherst du diese Regel ab, dann wird jedes Mal, wenn der Status deiner Bestellung auf „Versendet“ geändert wird, der von dir zuvor angelegte E-Mail Text an deine Kund:innen gesendet.
Statt bei jedem Statuswechsel kannst du deine Versandbenachrichtigung auch erst zeitverzögert versenden, z. B. erst am Abend der Labelerstellung statt direkt bei der Labelerstellung. Wie das geht, haben wir in einem anderen Blogbeitrag zum Thema „Automatisierungen“ für dich bereits gezeigt.
(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite und auf unserer Webseite übernehmen.
Titelbild von Maksim Goncharenok
