#happyselling :-)

Das neue Jahr ist noch keinen Monat alt und vielleicht hast du im stressigen Weihnachtsgeschäft gemerkt, dass einige Sachen noch nicht so rund laufen. Daher haben wir dir drei Tipps für Automatisierungen in deinem Billbee-Account mitgebracht, mit denen du dich für das kommende Jahr wappnen kannst!

Tipp #1: Versandbenachrichtigungen erst später versenden

Du kennst es bestimmt: Das Paket wurde noch nicht vom Versanddienstleister abgeholt, doch deine Kund:innen fragen schon, wo das Paket denn ist, weil sie ja schließlich eine Versandbenachrichtigung erhalten haben.  Um solche Situationen zu vermeiden bietet es sich an deine Versandbenachrichtigung zeitverzögert zu versenden. Dies kannst du automatisiert mit Billbee machen(schlechtes Wort aber mir fällt grad kein besseres ein), zum Beispiel am Abend der Labelerstellung .

Das kannst du mit einem einfachen Regelkonstrukt bei Billbee abbilden und dafür sind nur zwei Regeln notwendig. Eine Automatisierungsregel, die dafür zuständig sein wird, den Bestellstatus deiner Bestellung zu einem von dir definierten Zeitpunkt von “Gepackt” auf “Versendet” zu ändern. Der Hintergrund hierfür ist, dass du beim Generieren deiner Versandlabels die versendeten Bestellungen in den Status “Gepackt” setzt. Die Statusänderung, die wiederum die zweite Regel zum Versenden der Versandbenachrichtigung triggert, findet erst zeitverzögert statt, um sicherzustellen, dass das Paket bereits beim Versender ist, wenn die Versandbenachrichtigung verschickt wird.

Die erste Regel dient also dazu, dass der Bestellstatus erst später am Abend auf “versendet” geändert wird und sieht folgendermaßen aus:

  • Auslöser: Hier wählst du “Zeitgesteuerter Auslöser mit Bestellungen” aus und definierst eine Zeit und einen Wochentag, wann die Regel ausgelöst werden soll. Außerdem wählst du als Auswahlkriterium “Versanddatum” zum Beispiel die letzten 24 Stunden aus.
  • Bedingung(en): Wähle als Bedingung “Bestellstatus einschränken” aus und als eingeschränkten Bestellstatus “Gepackt”, um sicherzustellen, dass die Regel nur ausgelöst wird, wenn sie deine Bestellung im Status “Gepackt” befindet.
  • Aktion: Wähle hier “Den Status der Bestellung ändern” und wähle als neuen Bestellstatus “Versendet”.
Billbee Regel für die automatische zeitverzögerte Statusänderung
Regel #1: zeitverzögerte Statusänderung


Mit dem Aufbau aus dem Screenshot wird jetzt von Montag bis Freitag um 19 Uhr der Bestellstatus aller Bestellungen, für die in den letzten 24 Stunden ein Versandlabel bei Billbee erstellt wurde und sich somit im Status “Gepackt” befinden, auf “Versendet” geändert.

Für den Versand deiner Versandbenachrichtigung musst du jetzt noch eine zweite Regel anlegen. Dafür musst du als erstes deine E-Mail Vorlage für die Versandbenachrichtigung nach deinen Wünschen anlegen und/oder anpassen. Anschließend kannst du die Automatisierungsregel anlegen:

  • Auslöser: Hier wählst du “Bestellstatus geändert” auf “Versendet” aus.
  • Bedingung(en): Bedingungen sind optional. Generell brauchst du für den Ablauf dieser Regel aber keine Bedingungen definieren.
  • Aktion: Wähle hier “Nachricht an Käufer senden” und wähle deinen Benachrichtigungstext für den Versand der Versandbenachrichtigung aus. Optional kannst du auch noch eine Mailadresse ins BCC eintragen. Was du hinterlegen solltest, ist ein SMPT-Server, um sicherzustellen, dass die Mails an deine Kund:innen nicht in ihren Spam-Ordnern landen.
Regel für den automatischen Versand der Versandbestätigung
Regel #2: Versand der Versandbestätigung an deine Kund:innen


Damit der Ablauf deiner zeitverzögerten Regel auch funktioniert, musst du beim Versenden der Bestellung beachten, dass du die versendeten Bestellungen in den Status “Gepackt” setzt. Versendest du bspw. über den Mehrfachversand, dann kannst du den Status, den deine Bestellungen nach dem Versand erhalten sollen, oben rechts in der Ecke auswählen. Hier ist standardmäßig “Versendet” als Status hinterlegt, was du jedes Mal manuell ändern kannst oder aber du stellst “Gepackt” als Standard in deinen Versandoptionen ein. Durch diese Standard-Einstellung wird somit der Status immer auf den von dir definierten Status (in diesem Fall “Gepackt”) bei der Labelerstellung gesetzt.

Standardeinstellungen beim Versand bei Billbee
Standardeinstellungen für den Status im Versand


So wird jetzt jeden Abend (Montag bis Freitag) um 19 Uhr der Bestellstatus aller Bestellungen, die sich im Status “Gepackt” befinden, auf “Versendet” geändert, was die automatisierte Versandbenachrichtigung auslöst.

Tipp #2: Versandprodukt anhand Bestellwert / Versandland zuweisen

Automatisierungen sind bekanntermaßen ja dafür da, um dir manuelle Schritte zu ersparen. Vor dem Versenden deiner Bestellung bei Billbee musst du deiner Bestellung ein Versandprodukt zuweisen, mit dem die Bestellung versendet werden soll. Statt das bei jeder Bestellung manuell zu machen, kannst du das auch automatisch ablaufen lassen.

Dafür hast du drei Möglichkeiten, um ein Versandprodukt zuzuweisen, nämlich anhand deiner Einstellungen in deiner Shopverbindung, anhand deinen Einstellungen in den Artikelstammdaten und mithilfe von Regeln. Wenn du die Einstellungen für das Versandprodukt-Mapping in deiner Shopverbindung vornimmst, dann wird immer dieses Versandprodukt für deine Bestellungen priorisiert und somit der Bestellung zugeordnet, wenn sie über diesen Shop eingelesen wurde. Sind in deinen Shopverbindungen keine Versandprofile konfiguriert, greift Billbee auf die Einstellungen für die Versandprofile in deinen Artikelstammdaten zurück. Wenn jetzt allerdings mehrere Artikel in der Bestellung unterschiedliche Versandprofile aufweisen, dann wählt Billbee das Versandprofil, welches als erstes gefunden wird.

Mithilfe einer Regel kannst du diese Versandprofile aber auch überschreiben lassen, wenn Billbee bereits Versandprofile aus deinen Shopverbindungen oder Artikelstammdaten der Bestellung zugeordnet hat. Der Vorteil bei einer Automatisierungsregel für die Zuordnung der Versandprodukte zu deinen Bestellungen ist, dass du die Zuordnung für bestimmte Anwendungsfälle definieren kannst, indem du die Regeln mit Bedingungen einschränkst. So kannst du bspw. definieren, dass ein bestimmtes Versandprodukt gesetzt werden soll, wenn die Bestellung einen bestimmten Bestellwert hat oder die Lieferadresse sich in einem bestimmten Land befindet. So wie in folgendem Beispiel:

  • Auslöser: Hier wählst du “Bestellung importiert” aus, weil das Versandprodukt direkt beim Bestellimport gesetzt werden soll.
  • Bedingung(en): Bedingungen schränken die Regeln ein. Hier kann zum Beispiel  “Land Lieferadresse einschränken” gesetzt werden und als Land “Deutschland” ausgewählt werden.
  • Aktion: Wähle hier “Den Versandweg festlegen” und das Versandprodukt, welches der Bestellung zugeordnet werden soll.
Regel für das automatische Festlegen von Versandprodukten
Regel zum automatischen Festlegen von Versandprodukten


Du könntest du bspw. auch alternativ die Bedingung “Lieferadresse EU/ nicht EU einschränken” verwenden und wählen, dass allen Bestellungen mit einer Lieferadresse außerhalb der EU ein Export-Versandprodukt zugewiesen wird.

Tipp #3: Farbregeln clever einsetzen

Farbregeln sind kleine Einstellungen, die einen großen Effekt auf deine tagtägliche Arbeit haben können! Mit Farbregeln kannst du Bestellungen in deiner Bestellübersicht farblich kennzeichnen lassen, damit du direkt auf einen Blick deine Bestellungen überblicken kannst.

Bestellungen kannst du anhand der Shopzuordnung, des Status und anhand der zugewiesenen Tags farblich kennzeichnen. Wenn du jetzt eigene Tags nutzt und diese deinen Bestellungen automatisch zugewiesen werden sollen, kannst du das mit Automatisierungsregeln abbilden, um so auch die farbliche Kennzeichnung anhand von Tags in deiner Bestellübersicht automatisiert ablaufen zu lassen. Ein Beispiel dafür ist die Arbeit mit Influencern. Da könnte deine Regel folgendermaßen aussehen:

  • Auslöser: Hier wählst du “Bestellung importiert” aus, weil wir möchten, dass das Tag beim Bestellimport deiner Bestellung hinzugefügt wird.
  • Bedingung(en): Influencer-Bestellungen sind durch eine Bestellsumme gleich 0 € gekennzeichnet. Um diese Bestellungen zu identifizieren, kannst du das mit der Bedingung “Auftragssumme einschränken” machen und jeweils in den Feldern “Auftragssumme größer oder gleich” und “Auftragssumme kleiner oder gleich” 0 € eintragen. So wird die Regel nur auf die Bestellungen angewendet, deren Bestellsumme gleich 0 € ist.
  • Aktion: Wähle hier “Der Bestellung ein Tag hinzufügen” und gib ein von dir gewähltes Tag (in unserem Beispiel nennen wir das “Influencer”) ein.
Automatisches Setzen von Tags an Bestellungen bei Billbee
Regel zum automatischen Setzen von Tags


Wechselst du jetzt in deine Bestellübersicht und konfigurierst eine Farbregel, bei der deine Bestellung farblich gekennzeichnet wird, wenn sie das Tag “Influencer” hat, dann werden nach dem Speichern alle Bestellungen mit dem Tag ab sofort farblich hervorgehoben.

Einrichten einer Farbregel bei Billbee
Farbregel nach "Wenn"-"Dann"-Prinzip einrichten


So kannst du die Tag-Vergabe natürlich auch in anderen denkbaren Szenarien mithilfe von Regeln automatisieren und somit auch die farbliche Kennzeichnung deiner Bestellungen in deiner Bestellübersicht.



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