„Kannst Du das Excel mal eben schließen, ich muss eine neue Bestellung eintragen“.
Speziell in der Gründungsphase sehen wir als Shopify und E-Commerce Experten oft, wie Unternehmen provisorische Lösungen mit bekannten Mitteln einführen. Erste Bestellabwicklungen, Lagerbestände und Zahlungseingänge müssen schließlich irgendwo erfasst werden und professionelle Lösungen scheinen zu teuer oder zu kompliziert.
Ein Tipp von uns: Für ein Warenwirtschaftssystem ist es nie zu früh. Sehen wir uns an, was dieses können muss und wie eine preiswerte Lösung für dein Unternehmen aussehen kann, für die keine 100 Stunden Softwareentwicklung erforderlich sind.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Vielleicht bist du auch schon öfter über den Begriff “WaWi“ gestolpert? WaWi ist einfach die Kurzform für Warenwirtschaft oder auch Materialwirtschaft – Abkürzungen manchen das Leben nun mal leichter. Als Unternehmer:in kommst du mit der Warenwirtschaft bereits sehr früh in Berührung, spätestens jedoch, wenn Sie sich folgende Fragen stellen:
- Wer hat was bestellt?
- Hat der/die Kund:in bereits bezahlt und wenn ja, wie und wann?
- Wie versendest du die Ware und wie viel ist davon noch lagernd?
Diese Fragen lassen sich alle relativ einfach mit einer Lösung beantworten. Diese heißt Warenwirtschaft und deckt all diese Geschäftsprozesse in einer intuitiv nutzbaren Anwendung ab.
Wieso ist eine professionelle Warenwirtschaft im E-Commerce wichtig?
Die beschriebenen Anforderungen gelten natürlich genauso für lokale Geschäfte, im E-Commerce gibt es jedoch eine weitere Herausforderung, die du unbedingt beachten sollten: Der Verkauf über unterschiedliche Kanäle.
Zahlreiche Online Händler:innen, die wir beraten – und vielleicht auch du - nutzen verschiedene Kanäle und Märkte, um Umsätze zu generieren. Wer Produkte auf eBay, Amazon oder über ein Onlineshopsystem wie Shopify anbietet, wünscht sich eine zentrale Warenwirtschaft. Fehlt diese, sinkt mit steigenden Bestellzahlen die Übersicht über all diese Kanäle.
Zudem steigt dein administrativer Aufwand rasant an und bindet wertvolle Ressourcen, was weiteres Wachstum in deinem Unternehmen hemmt. Abhilfe schafft hier ein zentrales WaWi, das sich mit all diesen Systemen verbinden lässt und als Fundament für deine Prozesse dient.
Welche Komponenten einer WaWi-Software sind ein Must-have und welche ein Nice-to-have?
Die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems sind nicht in Stein gemeißelt. So gibt es eine Vielzahl an Features, welche die Software unbedingt abdecken sollte, einige, die irrsinnig praktisch sind und manche, die die fließende Grenze zwischen Warenwirtschaftssystem und ERP-System überschreiten, doch dazu kommen wir noch. Zuvor einen Blick auf die wichtigsten Anforderungen an eine WaWi-Software für Unternehmen.
Kundenverwaltung - ein schlankes CRM Tool
Die Grundvoraussetzung für jede Bestellung sind natürlich deine Kund:innen. Ein professionelles Warenwirtschaftssystem verwaltet sämtliche Daten, die du im Zuge einer Bestellung von deinen Kund:innen erhebst, unter einer Kundennummer. Die Funktion der Kundenverwaltung deckt sich mit jenen Features eines CRM Tools, bietet aber, wie wir gleich sehen werden, noch einiges mehr.
Verwaltung deiner Bestellprozesse
Gelangt eine Bestellung über einen deiner Verkaufskanäle ein, wird der/die Kund:in angelegt und erwartet im Regelfall eine Bestellbestätigung. Auch dieser Schritt erfolgt über das Warenwirtschaftssystem, wobei du sogar Informationen zur Lieferung sowie die Warenverfügbarkeit automatisiert mit einfließen lassen könntest, denn auch das lässt sich in einem guten WaWi abbilden.
Einfache Lagerverwaltung – automatischer Abgleich zwischen Lagerbestand und den Verkaufskanälen
Nicht nur die Verfügbarkeit einer Ware ist für dich als Unternehmer:in von Interesse. Für eine vorausschauende Planung müssen auch Mindestlagerbestände und Soll-Lagerbestände im Rahmen einer Lagerverwaltung definiert werden können. Unabhängig davon, über welchen Kanal ein Verkauf erfolgt, die Verfügbarkeit wird automatisiert in deinem WaWi aktualisiert. Erreicht der Lagerbestand für ein bestimmtes Produkt eine kritische Menge, scheint auch dieser Umstand umgehend auf.
Zusätzlich gibt es noch Funktionen, die häufige Anforderungen im E-Commerce erfüllen, aber nicht bei allen Warenwirtschaftssystemen integriert sind. Mache dir vor deiner Entscheidung für eine Software eine detaillierte Auflistung der Kriterien, die für dich relevant sind. Auf folgende Punkte möchtest du in deinem WaWi ebenfalls nicht verzichten müssen:
Automatisierung von Versand und den zugehörigen Dokumenten
Generell nimmt die Optimierung des Versandprozesses für Online-Händler:innen einen immer wichtigeren Stellenwert ein, da ein reibungsloser Ablauf überaus verkaufsfördernd wirken kann. Genau deshalb arbeiten zahlreiche Online-Shops auch mit Fulfillment-Dienstleistern zusammen.
Dies ist einer der Gründe, warum gute WaWi-Systeme eine Anbindung an Schnittstellen zu Versanddienstleistern bieten. Im Hintergrund geschieht dabei nichts anderes, als dass ein Produkt einem Versanddienstleister zugewiesen wird und bei einer eingehenden Bestellung das entsprechende Versanddokument automatisiert erstellt werden kann. Für dich als Unternehmer:in eine unheimliche Erleichterung, wenn Bestellungen täglich eintreffen.
Eine Warenwirtschafts-Software, die wir Händler:innen, mit denen wir zusammenarbeiten, immer wieder gerne empfehlen, ist Billbee. Mit Billbee lassen sich zahlreiche Versanddienstleister anbinden und durch Regeln manuelle Prozesse ganz einfach automatisieren.
Automatisierter Zahlungsabgleich
Jeden Morgen die Zahlungseingänge bei deinem Zahlungsdienstleister zu prüfen und den Bestellungen zuzuordnen, ist eine Möglichkeit. Wenn die Bestellungen sich einst mehren, merkst du rasch, wie zeitraubend dieser Prozess ist – und im Übrigen jenseits von zeitgemäß.
Als integrierte Funktion in Warenwirtschaftssysteme können Zahlungseingänge von Kunden auch automatisiert erfasst werden. Dazu ist ein Import einer CSV-Datei von der jeweiligen Bank erforderlich - die meisten bieten diese längst an. Billbee ermöglicht diese Anbindung von Banken für zahlreiche Anbieter und kann die jeweiligen CSV-Dateien der Banken importieren, interpretieren und so die Zahlungen automatisch zuordnen.
Bereit für eine Multichannel-Strategie
Unter einer Multichannel-Anbindung eines WaWis versteht man die Bereitstellung von Schnittstellen zu anderen Systemen, vorrangig zu Shopsystemen und Marktplätzen. Wenn du also einen eigenen Shopify Shop betreibst und darüber hinaus auf eBay und Amazon verkaufst, dann möchtest du dennoch eine einheitliche und übersichtliche Verwaltung all deiner Bestellungen, Lagerbestände und natürlich der Kundendaten.
In so einem Fall kommen Warenwirtschaftssysteme mit einer Multichannel-Anbindung wie beispielsweise Billbee ins Spiel. Hier können unterschiedliche Onlineshopsysteme und Marktplätze angebunden werden und die Prozesse von Bestellung über Versand und Rechnungserstellung bis hin zur Abwicklung von Retouren zentral gesteuert werden. Perfekt, oder?
API-Schnittstelle für die Anbindung von Fremdsystemen an die WaWi-Software
2019 gehören API-Schnittstellen bei einer Warenwirtschaftssoftware fast schon zum guten Ton und fallen eher in die Kategorie „Must-have“. Wer seinen administrativen Aufwand gering halten möchte, setzt lieber auf ein Warenwirtschaftssystem mit API-Schnittstelle. Diese bietet die Möglichkeit andere Fulfillment-Anbieter, selbst entwickelte Systeme oder auch eine Buchhaltungssoftware direkt an die Warenwirtschaft anzubinden. Einige Beispiele für den Einsatz einer solchen API finden Sie hier zusammengefasst.
Die Qual der Wahl - Welches Warenwirtschaftssystem passt am besten?
Es scheint verlockend auf diese Frage mit: „Das hängt davon ab, was Sie wo online verkaufen“ zu antworten, aber bei Warenwirtschaftssystemen geht es eben genau darum möglichst „alles aus einer Hand“ zu erhalten.
Billbee bietet hier weitaus mehr als eine intuitive Oberfläche. Die flexible Gestaltung durch die implementierte API-Schnittstelle sowie das attraktive Preismodell unterstützen kontinuierlichen Wachstum und minimieren den administrativen Aufwand für all Ihre Bestellprozesse. Eine einfache Anbindung spart sowohl Zeit als auch Investitionen in Entwickler, die diese Anbindung in der Regel vornehmen müssten. Ein absolut barrierefreier Einstieg ist demnach sofort möglich.
Shopify Nutzer:innen haben es mit Billbee besonders einfach
Den Mehrwert ausgeklügelter API-Schnittstellen offenbart sich spätestens dann, wenn du merkst, dass du die Umsetzung vieler Features plötzlich in der Hand haben. Als Berater für Shopify Händler:innen, sind wir bei Eshop Guide stets auf der Suche nach eleganten Lösungen für unsere Kund:innen.
Diese Kurzanleitung zur Anbindung eines Shopify Shops an Billbee zeigt, wie rasch und einfach die Verknüpfung der beiden Systeme umgesetzt ist. Die Daten stehen nach wenigen Minuten bei Billbee bereit - wer die Philosophie der Dynamik und Agilität hinter Unternehmen wie Shopify und Billbee versteht, wird die Einfachheit des Prozesses sehr schätzen.
Mit einem Warenwirtschaftssystem legst du die Weichen für deinen Erfolg
Im E-Commerce bist du als Unternehmer:in starkem Wettbewerb ausgesetzt. Die Vielzahl an Online-Marktplätzen bieten einerseits ein irrsinniges Wachstumspotenzial, doch andererseits können sie in der Planung schnell zu komplexen Anforderungen führen. Um hier den Überblick zu bewahren, ist ein flexibles Warenwirtschaftssystem deine solide Basis für Wachstum und neue Absatzkanäle.
Frage dich nicht, ob ein Warenwirtschaftssystem Sinn macht, sondern vielmehr, welches zu dir passt. Dazu empfehlen wir: Nutze die kostenlose Testphasen von unterschiedlichen Anbietern, um sich einen ersten Eindruck über all die Vorteile zu verschaffen, die ein gutes WaWi deinem Unternehmen bieten kann.
