Die Automatisierungen bei Billbee waren für mich von Anfang an ein Punkt, der mich von dem Tool überzeugt hat. Heute möchte ich dich mit durch meine Automatisierungen bei Billbee nehmen und dir meine Erfahrungen schildern.
Erst nochmal zu mir: Ich bin Mariella und betreibe einen Online-Shop für leidenschaftliche Kaffeeliebhaber:innen. Anfangs verkaufte ich nur Kaffeetassen, aber inzwischen sind viele weitere Produkte hinzugekommen, die den grauen Büroalltag aufhellen sollen. Zusätzlich verkaufe ich auch auf verschiedenen Online-Marktplätzen.
Falls du mehr über meinen Einstieg bei Billbee erfahren möchtest, welche Herausforderungen sich mir gestellt haben und wie ich sie bewältigt habe, schau einfach in die ersten beiden Beiträge meiner Reihe rein. Im ersten Beitrag erzähle ich dir, wie der Anfang mit Billbee war und wie ich mich für Billbee entschieden habe. Im zweiten Beitrag ziehe ich ein erstes Fazit nach meiner Testphase!
Meine Vorstellungen bzw. Anforderungen an die Automatisierungen waren anfänglich sehr gering. Wichtig war für uns, dass das Versandprodukt anhand der eingestellten Regeln automatisch ausgewählt wird, damit wir das nicht mehr manuell prüfen müssen. Wir haben uns außerdem keine Zeit verstreichen lassen und uns direkt am Anfang mit den Automatisierungsregeln beschäftigt. Denn so konnten wir alle weiteren Workflows perfekt auf die Regeln abstimmen, was uns sehr geholfen hat.
Zudem haben wir uns überlegt, was wir zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht automatisieren wollen. Aktuell erstellen wir unsere Bestellbestätigungen und Rechnungen direkt in Shopify. Das ist ein Workflow, den wir schon bevor wir Billbee genutzt haben, eingerichtet haben und der für uns aktuell gut funktioniert. Aber nur weil wir es aktuell nicht über Billbee automatisiert haben, heißt das nicht, dass wir es nicht vielleicht in Zukunft noch machen wollen. :)
Billbee Neulingen würde ich daher auch raten, dass sie sich unbedingt die Mühe machen und Automatisierungen von Anfang an korrekt aufsetzen, damit man sich danach zurücklehnen und entspannen kann. Natürlich gilt es anfangs zu beobachten, ob die Automatisierungen denn auch korrekt funktionieren und ggf. diese auch nochmal anpassen. Und auch neue Automatisierungen gibt es immer zu entdecken. So haben wir erst später Automatisierungen, wie z. B. Mehrfachbestellungen markieren, eingerichtet.
Das war der erste Workflow, den wir automatisiert haben. Wir wollten, dass unser Versandprodukt automatisch Bestellungen zugewiesen wird, damit der Versandprozess vereinfacht wird.
Es war für uns nicht immer ganz so einfach das Versandprodukt automatisch bestimmen zu lassen für Bestellungen. Bei der Wahl des Versandprodukts kommt es einerseits auf die SKU an, andererseits auf das Gesamtgewicht der Bestellung und zusätzlich noch auf das Lieferland. Beim Gewicht haben wir außerdem gewisse Unterteilungen, die wir abbilden mussten. Wir sind früher manuell die Bestellungen durchgegangen und haben geguckt, welche Bestellungen statt mit DHL günstiger per Warenpost (Deutsche Post) verschickt werden können. Dabei ist uns manchmal eine Bestellung untergegangen und wir haben quasi zu viel fürs Porto bezahlt. Gleiches gilt für Mehrfachbestellungen. Manchmal haben wir sie entdeckt, manchmal haben wir zwei Paket an eine:n Kund:in verschickt und so unnötig Porto bezahlt.
Da Billbee nun das Versandprodukt automatisch auswählt, machen wir da nichts mehr manuell. Es wird automatisch das richtige Porto bei DHL/Deutsche Post gekauft. Die Mehrfachbestellungen fallen uns durch Farbmarkierungen auf. Diese fassen wir mit zwei einfachen Klicks zu einer zusammen und verpacken alle Artikel in einem Paket.
Um dir die Einrichtung von Automatisierungsregeln zu erleichtern, hab ich dir heute drei meiner Lieblingsregeln mitgebracht.
Für verschiedene Bedingungen haben wir verschiedene Versandprodukte, die wir für Bestellungen nutzen. Als Auslöser ist bei all den Regeln der Auslöser „Bestellung importiert“, damit direkt bei Bestellimport geprüft werden kann, welches Versandprodukt verwendet werden soll. Bei den Bedingungen haben wir zwei Unterschiede gemacht:
Wir möchten direkt auf den ersten Blick sehen, wenn ein:e Kund:in bereits eine offene Bestellung bei uns hat. Denn so können wir Portokosten sparen, indem wir die Bestellungen dann zusammen versenden. Das funktioniert mit einer Regel und der Einrichtung einer Farbregel. Auch hier soll beim Bestellimport geprüft werden, ob bereits weitere offene Bestellungen vorhanden sind. Wenn das der Fall ist, dann soll das Tag „Mehrfachbestellung“ zur Bestellung hinzugefügt werden.
Für dieses Tag hab ich dann in der Bestellübersicht eine Farbregel eingerichtet, die die Bestellung farblich markiert, wenn die Bestellung das Tag „Mehrfachbestellung“ aufweist.
Dafür hat Billbee auch ein Video direkt auf ihrem YouTube-Channel, was dir bei der Einrichtung von dieser Regel helfen kann:
Meine Kund:innen sind sehr international, weshalb nicht alle Deutsch sprechen. Ich möchte aber trotzdem, dass sie ihre Auftragsdokumente und alles Weitere verstehen, weshalb ich automatisch die Kundensprache setzen lasse. Hierbei prüft Billbee beim Bestellimport, ob das Land der Lieferadresse außerhalb vom DACH-Raum ist. Ist das der Fall, dann wird automatisch die Kundensprache auf Englisch gesetzt.
Die Funktion der Mehrsprachigkeit kann mir also auch helfen, die Kundenzufriedenheit zu steigern, weil ich meine Kund:innen auf Englisch ansprechen kann, ohne eine Einstellung manuell dafür vornehmen zu müssen!
Auf meiner Reise mit Billbee wirst du selbstverständlich weiterhin dabei sein - sei gespannt, was uns noch alles erwartet!
