Gerade in der Weihnachtszeit ist es hilfreich, wenn dir ein Tool so viel Arbeit wie möglich abnimmt. Während du fleißig alle Bestellungen verpackst, kann Billbee dabei im Hintergrund unzählige Aktionen mithilfe von Automatisierungsregeln automatisch für dich ausführen.
Deine Automatisierungsmöglichkeiten in Billbee sind ganz vielfältig und von dir individuell auf deine Workflows anpassbar. Generell kannst du Automatisierungsregeln in den Einstellungen im Menüpunkt „Automatisierungen“ deines Billbee-Accounts anlegen. Regeln bei Billbee folgen dabei immer dem gleichen Aufbau:
Wir haben im folgenden drei beispielhafte Regeln für dich aus der Praxis zusammengestellt, die dich bei der Bestellabwicklung in der stressigen Vorweihnachtszeit bestmöglich unterstützen.
Du hast bei Billbee die Möglichkeit, dich über Fehlerereignis automatisch per E-Mail informieren zu lassen. Diese Einstellungen kannst du in deinem Account unter Einstellungen / Automatisierungen im Reiter „Benachrichtigungen über Fehler“ vornehmen. Du kannst dort eine E-Mail-Adresse für die Fehlerereignisse hinterlegen und anschließend auswählen, für welche Fehlerereignisse du Benachrichtigungen bekommen möchtest, inklusive des dazugehörigen Intervalls über die Benachrichtigungen. Um dich über einen niedrigen Bestand informieren zu lassen, musst du ein Intervall bei der Option „Bestand niedrig“ hinterlegen. Eine E-Mail, die dich über den niedrigen Bestand informiert, sieht dann folgendermaßen aus:
Neben dem Zeitpunkt, wann der niedrige Bestand registriert wurde, findest du auch Informationen zu dem Lagerbestand des Artikels und der entsprechenden SKU. Voraussetzung dafür, dass ein niedriger Bestand registriert werden kann, ist, dass in deinen Artikeln ein Mindestbestand hinterlegt ist. Das kannst du bspw. mit der dynamischen Lagerbestandsberechnung durchführen oder du hinterlegst manuell einen Mindestbestand in deinen Artikelstammdaten.
Wenn dir die Informationen in der automatischen Fehlerbenachrichtigung nicht ausreichen, dann kannst du dir mithilfe von einer Automatisierungsregel auch eine eigene Fehlerbenachrichtigung nachbauen. Dafür musst du zuerst einen Benachrichtigungstext in deinen Einstellungen / Automatisierungen im Reiter “E-Mail Vorlagen” anlegen, welcher alle von dir gewünschten Informationen erhält. Damit auch die Informationen deiner Artikel in den Benachrichtigungstext eingesetzt werden können, musst du Platzhalter verwenden. Eine vollständige Liste aller Platzhalter bei Billbee findest du auf unserer Hilfeseite.
Nachdem du deinen Benachrichtigungstext mit allen gewünschten Informationen und Platzhaltern angelegt hast, kannst du dazu passende Automatisierungsregel anlegen, die folgendermaßen aussieht:
Der Tipp hört sich am Anfang recht banal an, doch eine automatisierte Versandbestätigung kann dir eine Menge an Zeit sparen! Denn das mühsame Zusammenkopieren von Sendungsinformationen und Trackinginformationen, um deine Kund:innen manuell über den Versand ihrer Bestellung zu informieren, ist eine sehr zeitaufwendige Arbeit, die du dir mit Automatisierungen bei Billbee sparen kannst.
Welche Inhalte deine Versandbestätigung haben sollte, sowie eine Vorlage für einen E-Mail-Text der Versandbestätigung kannst du in unserem Blogbeitrag finden. Der Aufbau der Regel ist wie auf dem nachfolgenden Screenshot dargestellt:
In dieser Regel wird die Versandbenachrichtigung sofort an deine Kund:innen gesendet, sobald du den Status deiner Bestellung auf „Versendet“ änderst. Alternativ kannst du auch eine Verzögerung einbauen, bei der die Versandbestätigung erst am Abend des Versandes versendet wird. Wie das geht, kannst du in unserem Blogbeitrag zu Automatisierungen nachlesen.
Ein kleines Dankeschön dem Paket beizulegen, ist nicht nur in der Weihnachtszeit eine schöne Möglichkeit, um sich bei Stammkund:innen bzw. wiederkehrenden Kund:innen zu bedanken. Dieser Tipp kann das ganze Jahr Freude verbreiten! Mithilfe einer Automatisierungsregel kannst du Bestellungen, die von Kund:innen durchgeführt werden, die schon einmal bei dir bestellt haben, ein Tag hinzufügen lassen. Dieses Tag kannst du dann anschließend dafür nutzen, um diese Bestellung in deiner Bestellübersicht farblich markieren zu lassen.
Zuerst musst du die Automatisierungsregel dazu einrichten:
Hierbei gilt es zu beachten, dass diese Regel erst bei neu eingelesenen Bestellungen greift und nicht rückwirkend. Wird jetzt also eine Bestellung eines/einer Kund:in eingelesen, welche in den letzten zwölf Monaten schon mind. einmal in deinem Shop bestellt hat, bekommt diese Bestellung das Tag „Stammkund:in“.
Damit du in deiner Bestellübersicht direkt auf den ersten Blick erkennen kannst, dass diese Bestellungen das Tag „Stammkund:in“ aufweisen, kannst du mit den Farbregeln in der Bestellübersicht arbeiten. Wechsel dafür in die Bestellübersicht, wo du in den Anzeigeeinstellungen die Option „Zeilenfarbe anpassen“ findest. Darüber kannst du dann folgende Farbregel anlegen:
Die Farbe, in der Bestellungen mit dem Tag markiert werden sollen, ist von dir individuell einstellbar. Hast du die Automatisierungsregel und die Farbregel angelegt, dann wird bei allen neu eingelesenen Bestellungen geprüft, ob deine Kund:innen schon einmal in deinem Shop bestellt haben. Wenn das bejaht werden kann, erhalten diese Bestellungen das Tag „Stammkund:in“ und werden in deiner Bestellübersicht farblich hinterlegt. Das kann dann so aussehen:
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