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Erinnerst du dich an die Anfangszeiten deines Online-Handels zurück und den Berg an Aufgaben und Prozessen? Oder stehst du sogar gerade erst am Anfang mit deinem Online-Shop? Bei noch wenigen Bestellungen und wenigen Verkaufsartikeln ist die Koordination und Verwaltung eines Online-Shops noch übersichtlich. Mit zunehmender Verkaufszahl steigt jedoch auch der Verwaltungsaufwand.

Du verkaufst auf immer mehr Kanälen, deine Bestellzahlen steigen. Immer mehr Zeit investierst du in die Abwicklung deiner Bestellungen - angefangen bei der Artikelpflege, über das Schreiben der Rechnungen bis hin zum Versand und der Buchhaltung. Prozesse müssen untereinander koordiniert werden und an einer Stelle zusammenlaufen. Wie kannst du Ordnung in das eventuell entstehende Chaos bringen?

Das Zauberwort heißt "Automatisierung". In Prozesse, die automatisch ablaufen, musst du weniger Zeit investieren und sie sind weniger fehleranfällig. Das spart dir im Laufe der Zeit vor allem eins: Geld.
Deine Zeit, die du durch die Automatisierung deines Online-Shops sparst, kannst du für andere Dinge nutzen, wie beispielsweise die Weiterentwicklung deiner Produktpalette oder für das Marketing.

Im Bereich der Online-Shop Automatisierung gibt es unzählige Möglichkeiten. Aber wo fängst du da am besten an?

Rechnungen automatisch erstellen und versenden

Jede Rechnung händisch schreiben - das war gestern. Solange dein Online-Shop noch keine große Menge an Bestellungen generiert, mag das händische Schreiben der Rechnung noch machbar sein. Aber sobald du einen gewissen Punkt im Bestellvolumen überschritten hast, muss eine Lösung her. Denn das Rechnungsschreiben ist vor allem eins: ein Zeitfresser. Und wir wissen alle, dass Online-Händler:innen alles haben, aber keine Zeit. Also wieso nicht das Erzeugen der Auftragsdokumente wie bspw. deiner Rechnungen automatisieren?

Für das automatische Erzeugen von Rechnungen und anderer Auftragsdokumente gibt es unzählige Lösungen - entweder Tools die genau darauf spezialisiert sind oder Tools, bei denen diese Funktion integriert ist.

Jetzt stell dir einmal vor: Dein:e Kund:in bestellt in deinem Online-Shop. Die Bestellung geht in dem gewählten Tool ein und das Tool erzeugt automatisch eine Rechnung und versendet diese an den oder die Kund:in, ohne dass du die Bestellung manuell bearbeiten musstest.

Nutze dafür z. B. Billbee, das neben der Automatisierung und dem automatischen Versenden der Rechnungen noch viele weitere spannende Funktionen mitbringt. Wenn du dir ansehen möchtest, wie du mit Billbee Rechnungen automatisch erzeugen und versenden kannst, wirf doch mal einen Blick in unser YouTube-Video.

Zusätzlicher Tipp für dich: Versuche die Prüfung und Zuordnung der Zahlungseingänge auch zu automatisieren, um sofort zu sehen, wenn eine Rechnung bezahlt wurde, um die Ware dann an die Käufer:innen senden zu können.

Automatischer Artikel- und Lagerbestandsabgleich

Unterschiedliche Verkaufskanäle kontinuierlich zu pflegen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Früher oder später kommt es zu Überschneidungen von Bestellungen aus unterschiedlichen Shopsystemen oder Marktplätzen, sodass du Produkte verkaufst, die du unter Umständen gar nicht im Lager vorrätig hast. Ziel ist es, diese Überkäufe zu verhindern. Dafür müssen deine verwendeten Kanäle untereinander kommunizieren können. In der Regel benötigst du dafür aber ein Tool wie Billbee, welches als Kommunikationsschnittstelle für den automatischen Bestandsabgleich dient.

Setzt du ein Tool für deine Artikelverwaltung oder Warenwirtschaft ein, dann hast du ganz klar den Vorteil, dass du deine Artikeldaten und Lagerbestände nur in einem System pflegen musst. Denn nichts ist umständlicher als alle Bestände manuell auf allen Plattformen zu aktualisieren. So hast du zu jederzeit einen Überblick über deine Lagerbestände, die plattformübergreifend und automatisch synchronisiert werden. Überkäufe werden effektiv vermieden, deine Kund:innen sind glücklicher und du sparst eine Menge Verwaltungsarbeit.

Lagebestände zentral überwachen mit Billbee

Selbst versenden oder einen Fulfillment-Dienstleister nutzen?

Bestellungen aus deinem Online-Shop trudeln bei dir ein und warten nur darauf versendet zu werden. Nur wer soll das machen? Ist Automatisierung des Versands hier eine Lösung?

Option 1: Eigenversand

Sofern du über ausreichend personelle und Lagerkapazitäten verfügst, steht dem Eigenversand nichts mehr im Wege. Bedeutet selbst zu versenden auch mehr Aufwand? In gewisser Weise ja, aber durch Automatisierungen im Versandbereich kannst du diesen Aufwand deutlich reduzieren. Stell dir vor, deine Versandlabels werden durch ein Tool wie Billbee vollautomatisch erzeugt und ausgedruckt und du musst nichts weiter tun, als die Waren in das Paket packen und mit dem Label frankieren.

Option 2: Externes Fulfillment

Fulfillment-Dienstleister können unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Angefangen bei der Lagerung der Waren, über die Kommissionierung bis hin zum tatsächlichen Versand und dem Retourenmanagement. Möchtest du die Fulfillment-Aufgaben aus der Hand geben, dann ist es von großer Bedeutung, dass du einen Fulfillment-Dienstleister findest, der deine Anforderungen abdecken kann. Alles rund um das Thema Fulfillment und wie du den richtigen Fulfillment-Partner findest, kannst du in einem Partnerbeitrag von YouSellWeSend bei uns auf dem Blog lesen! Eine Liste, welche Fulfillmentdienstleister an Billbee angebunden werden können, findest du hier.

Buchhaltung automatisieren: Schluss mit dem Grauen

Buchhaltung, Steuern und Finanzamt - die meisten Menschen denken bei diesen Begriffen nicht unbedingt an einen spaßigen Zeitvertreib. Die Buchhaltung ist lästig, aber gehört eben zu den Aufgaben aller Online-Händler:innen. Gerade weil es nicht die beliebteste Aufgabe ist, bietet sich hier an, auf Automatisierungen zurückzugreifen.

Standardisierte Abläufe in der Buchhaltung beugen Fehler vor, wodurch die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt um einiges erleichtert wird. Statt jede Rechnung einzeln zu erfassen, kannst du mithilfe von Automatisierungstools ganz einfach deine Daten an deine:n Steuerberater:in übermitteln. Dabei musst du diesen Bericht noch nicht einmal selbst erstellen, denn du überlässt einfach dem Automatisierungstool für deinen Online-Shop die Aufgabe sich alle Daten zusammenzusuchen. Wichtig dabei ist, dass alle Daten an einer zentralen Stelle gepflegt werden.

Solch ein Automatisierungstool für die Buchhaltung ersetzt natürlich nicht den klassischen Beruf des oder der Buchhalter:in oder beseitigt deine Aufgaben in diesem Bereich komplett, es macht deine Arbeit aber deutlich einfacher und stressfreier.

Buchhaltung automatisieren mit Tools wie Billbee

Zurechtfinden im Tool-Dschungel

Tools über Tools. Jedes Tool hat andere Funktion, sie scheinen dennoch alle sehr ähnlich zu sein. Wie kannst du da den Überblick behalten? Welches Tool passt überhaupt zu dir und deinem Online-Business? Diese und weitere Fragen stellen sich Online-Händler:innen, die auf der Suche nach dem richtigen Tool für die Online-Shop Automatisierung sind. Wonach solltest du Ausschau halten?

  • Deckt das Tool die Schnittstellen ab, die für mich als Online-Händler:innen essenziell sind? Idealerweise sollten dein(e) genutzten Shopsysteme und Marktplätze in dem Tool unterstützt werden. Achte aber auch darauf, dass all deine genutzten Versanddienstleister, Zahlungsanbieter und Buchhaltungsanbieter unterstützt werden. Denn nur eine möglichst vollumfängliche Integration erleichtert dir letztendlich deine tägliche Arbeit.
  • Kann das Tool auch langfristig eingesetzt werden? Als Online-Händler:in ist es durchaus sinnvoll auf mehreren Kanälen (Stichwort: Multichannel) vertreten zu sein, um die angebotenen Waren für möglichst viele potenzielle Kund:innen sichtbar zu machen. Daher sollte das Tool für Automatisierung nicht nur deine derzeitigen Schnittstellen unterstützen, sondern noch mehr darüber hinaus.
  • Ist das Tool skalierbar? Dein Online-Shop steckt vielleicht noch in den Kinderschuhen, aber was ist, wenn dein Online-Shop immer weiter wächst und damit auch dein Bestellvolumen immer größer wird? Kann die von dir ausgewählte Lösung für Automatisierung mit einem größeren Bestellvolumen umgehen und wie verhält sich die preisliche Entwicklung?

Bei Billbee, dem Automatisierungtool für Online-Händler:innen, kannst du unzählige verschiedene Schnittstellen (Shops, Markplätze, Versanddienstleister und weitere) anbinden, sodass dein After-Sales-Prozess bestmöglich aufeinander abgestimmt und automatisiert werden kann. Aufgrund eines “pay-as-you-grow” Pricing-Modells wird Billbee jeder Unternehmensgröße gerecht und wächst mit dir als Online-Händler:in - egal ob du noch in den Anfängen deines Online-Handels steckst oder bereits jahrelang online verkaufst. Mit der 30-tägigen, kostenlosen und unverbindlichen Testphase kannst du Billbee in vollem Umfang ausprobieren — und erst dann entscheiden!

Der März 2021 steht bei Billbee ganz im Zeichen der Automatisierung: Blogbeiträge, YouTube-Videos und noch viel mehr! Wenn du konkrete Einblicke rund um das Thema "Automatisierung" mit Billbee bekommen möchtest, dann schaue dir unseren Billbee Talk auf unserem YouTube-Channel an.

Titelbild von Bill Oxford on Unsplash, weite Bilder von CHUTTERSNAP und Markus Winkler on Unsplash.