Wer sein Business im Online-Handel startet, der kennt das Problem: Gerade bei der Markteinführung neuer Produkte oder beim Eröffnen eines Online-Shops ist es schwierig, das Nachfragevolumen vorherzusehen. Der Abverkauf könnte nur langsam anlaufen oder der Online-Shop könnte in kürzester Zeit geradezu “gestürmt” werden. Dies kann schon einige Herausforderung beim Lagern, Packen, Frankieren und Versenden mit sich bringen. Denn wer nicht rechtzeitig liefert, schneidet in den Augen der Kunden schlecht ab. Damit dir das nicht passiert, findest du hier einige Tipps zum Thema Fulfillment.

Fulfillment – Was ist das eigentlich?

Wer im Bereich E-Commerce unterwegs ist, stolpert früher oder später über den Begriff Fulfillment. Doch was genau verbirgt sich hinter dem ins deutsche übersetzten Begriff: “Erfüllung” oder “Ausführung”?

Grob gesagt fängt Fulfillment mit dem an, was nach dem Kaufabschluss im Online-Shop eines Händlers passiert. Hier greifen somit alle Prozesse rund um die eigentliche Auftragsabwicklung. Darunter fallen folgende Aufgaben:

  • Einlagerung der Waren
  • Artikelstammdatenpflege
  • Annahme der Bestellungen
  • Kommissionierung
  • fachgerechte Verpackung von Produkten
  • Frankierung von Sendungen
  • Versand an den Endkunden
  • Retourenmanagement

In der Regel wird das Fulfillment von spezialisierten Fulfillmentdienstleistern oder Netzwerken, wie YouSellWeSend übernommen.

Kann ich Fulfillment selber machen?

Grundsätzlich kann ein Händler sein Fulfillment selber machen. Er sollte in diesem Fall jedoch sicher sein, dass er über die entsprechenden Kapazitäten verfügt. Ist nicht genügend Verpackungsmaterial vorhanden, sind die bestellten Produkte doch nicht auf Lager, stimmt die Adresse nicht oder kommt das Paket beschädigt oder verspätet beim Kunden an, so wird das gesamte Kauferlebnis negativ in Erinnerung bleiben. In diesem Fall ist es nicht sehr wahrscheinlich, dass der Kunde den Online-Shop ein zweites Mal besucht. Womöglich schreibt er sogar eine negative Bewertung.

Wann macht ein Fulfillment Dienstleister Sinn?

Handelt es sich bei den Bestellungen noch um überschaubare Mengen, kann das Fulfillment durchaus intern vorgenommen werden. Sobald jedoch der Lagerplatz knapp wird oder es an Personal für die Prozesse des Pickens und Packen sowie das Verpacken, Frankierens und Versenden fehlt, empfiehlt es sich dringend auf einen professionellen Fulfillmentanbieter umzusteigen. Denn jede Sendung, die nicht rechtzeitig beim Kunden eintrifft, ist schlecht für die eigene Reputation und den Erfolg des Online-Shops. Von daher macht es Sinn, sich einen Dienstleister, wie YouSellWeSend zu suchen, der gerade kleine Unternehmen von Anfang an dabei unterstützt zu wachsen. Durch umfangreiche Serviceleistungen, wie sie sonst eigentlich nur größere Unternehmen haben, kann sich der Händler voll und ganz auf seine Kernbereiche konzentrieren, sodass ein schnelleres Wachstum möglich wird. Auch die Erschließung neuer Netzwerke ist bei einem Unternehmen wie YouSellWeSend, welches ein großes internationales Partnernetzwerk im Rücken hat, leichter. So profitiert der Händler von viel Know-how im Bereich der Expansion ins Ausland und kann die bestehenden Strukturen nutzen.

Worauf sollte man bei der Wahl des passenden Fulfillment Dienstleisters achten?

Gerade Start-ups, die ihre Produkte launchen, oder Händler mit einem neu gegründeten Online-Shop können oft nicht absehen wie die tatsächliche Nachfrage am Markt verlaufen wird. Daher macht es Sinn, hier etwas Spielraum bei den angegebenen Produktmengen für den Fulfillmentdienstleister zu haben. So verkaufen sich saisonale Produkte beispielsweise über das Jahr verteilt nicht konstant. Grillzubehör und Gartenmöbel werden im Frühjahr und Sommer mehr angefragt als im Herbst und Winter. Zudem muss gerade bei neuen Produkten erst der Bekanntheitsgrad aufgebaut werden.

Neben einer gewissen Skalierbarkeit spielt auch das Thema Transparenz eine Rolle. Das Fulfillment trägt einen großen Teil zur Außendarstellung des Händlers bei. Zuverlässige, schnelle Lieferungen ohne Fehler machen auch beim Kunden einen guten Eindruck. Deshalb ist es gut, wenn man seinem Fulfillmentanbieter vertrauen kann und einen guten Überblick über alle Bestände und Prozesse hat. Deshalb stellt YouSellWeSend seinen Kunden ein Kundenportal zur Verfügung, in dem alle Daten in Echtzeit einsehbar sind und gibt ihnen über das ActionDashboard die Möglichkeit selbst in Prozesse einzugreifen, um zum Beispiel neue Wareneingänge zu avisieren, Retourenscheine zu erstellen oder Adressdaten von Kunden zu ändern.

Auch der oder die Lagerstandorte des Dienstleisters sollten einen wichtigen Anteil bei der Auswahl des Fulfillmentdienstleisters haben. Wie ist die Anbindung an wichtige Verkehrsnetze, welche Transportwege hat der Händler für die Warenanlieferung? Eine gute Anbindung und kurze Wege schonen nicht nur die Umwelt und sparen Zeit, sondern können auch dazu beitragen eigene Kosten zu reduzieren.

Die Expansion ins Ausland ist für viele Händler ein großes Ziel. Gibt es auf Seiten des Dienstleisters schon bestehende Strukturen oder Kooperationen für einen reibungslosen Versand ins Ausland ist dies ein großer Vorteil. Auch sollte sichergestellt werden, dass die Zollabwicklung zum Kompetenzbereich des Dienstleisters gehört.

Wichtig ist es sich darüber im Klaren zu sein, welche Leistungen man selbst nutzen möchte. Denn niemand zahlt gerne für Dinge, die er im Endeffekt gar nicht nutzt. Demnach lohnt es sich genauer hinzugucken über welches Leistungsspektrum der Dienstleister verfügt und wie dieses zu den eigenen aktuellen und zukünftigen Anforderungen passt.

Auch das Verpackungsmaterial des Dienstleisters kann eine wichtige Rolle spielen. Legt man als Händler selbst Wert auf Nachhaltigkeit oder tun dies die Kunden, so lohnt es sich zu prüfen, ob es einen Plastikanteil beim Verpackungsmaterial gibt (Füllmaterial nicht vergessen). Wer – wie viele unserer YouSellWeSend Kunden – lieber auf wiederverwendbare Verpackungen setzt, sollte dies mit seinem potenziellen Fulfillmentdienstleister vorab besprechen.

Last but not least gilt es bei der Auswahl eines geeigneten Fulfillment-Dienstleisters darauf zu achten, dass alle wichtigen Schnittstellen, wie etwa zu Marktplätzen, den gewünschten KEP-Dienstleistern, Shopsystemen oder Multichannel IT Lösungen, wie Billbee bestehen. Dies ermöglicht einen unkomplizierten Ablauf.

Zusammengefasst ergibt sich eine kurze Checkliste für die wichtigsten Kriterien auf die man vor Vertragsabschluss mit einem Fulfillmentdienstleister achten sollte:

  • Spielraum bei Stückzahlen und Sendungsmengen
  • Transparenz: Einen guten Einblick in die Prozesse und Bestände
  • Lage der Lagerstandorte
  • Möglichkeiten ins Ausland zu versenden
  • Eigenen Leistungsbedarf mit Portfolio des Dienstleisters vergleichen
  • Welches Verpackungsmaterial wird genutzt?
  • Gibt es Schnittstellen zu den gewünschten Marktplätzen, Shopsystemen, KEP-Dienstleistern und Billbee?

Natürlich gibt es weitere Kriterien, wie etwa euer Bauchengefühl, welche ihr für die Auswahl eines professionellen Fulfillmentdienstleisters miteinbeziehen könnt. Mit diesem Artikel habt ihr jedoch hoffentlich eine gute Entscheidungsbasis und könnt sicherstellen, dass es bei euren Sendungen nie zu Engpässen kommt.

Über YouSellWeSend:

Das Start-up YouSellWeSend – The Digital Fulfillment Network, ist eine digitale Plattformlösung, die dank ihres gut ausgebauten Partnernetzwerks weltweit unbegrenzte Lagerkapazitäten bietet und den Versand von Waren vornimmt. Dabei nutzt sie eine eigens entwickelte Software, die nicht nur ein effizientes Warehousing, sondern auch Mehrlagerfähigkeit und eine Schnittstellenanbindung innerhalb kürzester Zeit ermöglicht. Die cloudbasierte Software verbindet alle Lagerstandorte zu einem virtuellen Lager und bietet Online-Händlern somit unbegrenzte Ressourcen für ihr Wachstum. Dank der innovativen Schnittstellenarchitektur wird eine schnelle Anbindung an alle wichtigen Systeme gewährleistet. YouSellWeSend ist Teil der 4elements .the synergy group und wurde 2016 in Hamburg gegründet.

Selina Pfohlmann

Manager Kommunikation & PR für YouSellWeSend / 4elements Gruppe

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