Christian Häfner ist mit Happy Coffee bereits seit einigen Jahren nicht mehr aus dem Online-Handel wegzudenken und fast genauso lange nutzt er bereits Billbee. Bereits 2019 erzählte Christian auf unserem Blog, wie Happy Coffee mit Billbee ihre Prozesse automatisiert hat.
Im heutigen Beitrag erzählt er dir von seinen Erfahrungen mit Billbee als Software!
Stell' dich kurz vor und erzähl' uns von deinem Business!
Ich bin Christian Häfner und Gründer von Happy Coffee, einem B2C Online Kaffeehandel für leckeren Bio-Kaffee aus fairem Direkthandel. Die Besonderheit ist, dass wir ausschließlich online und komplett ohne Händler agieren
Damit lösen wir vor allem das Problem mit der Frische im Premium Kaffee Segment. Wer nicht gerade in Reichweite von einer Rösterei wohnt, muss sich nämlich meist mit Kaffee zufriedenstellen, der teilweise bereits Monate im Supermarktregal stand und sein ursprüngliches Aroma kaum noch zeigt.
Bei dem Konzept wollen wir auch bleiben und unsere E-Commerce-Aktivitäten weiter ausbauen.
Du bist schon lange Billbee-Nutzer, vor welchen Herausforderungen standest du, dass du ein Tool wie Billbee einsetzen wolltest?
Ich nutze Billbee schon seit 2017. Zuvor hatte ich Rechnungen zunächst händisch erstellt, und dann kurz überlegt, eine isolierte Rechnungslösung zu verwenden. Ich hatte mich damals allerdings dann dagegen entschieden, als ich herausfand, dass Billbee noch viel mehr kann.
Was hat dich überzeugt Billbee einzusetzen und kein anderes Tool? Und was überzeugt dich jeden Tag aufs Neue, Billbee weiterhin einzusetzen?
Neben der Rechnungsstellung nutze ich Billbee vor allem als zentrale Stelle für unsere Bestandsplanung. Verschiedene Tools docken sich an Billbee an und synchronisieren den Bestand mit Billbee. Da wir nur ein Lager verwenden, aber auf verschiedenen Kanälen verkaufen (z.B. bei Amazon und über einen eigenen Shop), ist das nicht nur praktisch, sondern essenziell. Vor Billbee hatten wir diesen Abgleich manuell gemacht, jeden Tag! Eine nervige, aber wichtige Aufgabe.
Darüber hinaus hatten mich die Möglichkeiten begeistert, mit Billbee auch Automatisierungen mit recht flexiblen Wenn-Dann-Regeln zu bauen. So schicken wir z.B. Rechnungen automatisch per E-Mail an Kunden raus, wenn eine Bestellung bezahlt wurde. Wir nutzen Billbee z.B. aber auch, um die Zahlungsart „Überweisung“ im B2C Umfeld anzubieten. Kunden, die die Zahlung im Shop wählen, erhalten eine E-Mail mit Überweisungsinformationen. Sobald die Zahlung auf dem Konto eingegangen ist, erkennt Billbee die Zahlung, weist sie der Bestellung zu und ändert den Status auf „kann ins Fulfillment gehen“. Ein manueller Prozess, der mit Billbee vollautomatisch läuft!
Erzähl’ uns von deinem Alltag mit Billbee, wie sieht ein typischer Tag bei dir aus?
Ein typischer Tag mit Billbee hat eigentlich recht wenig mit der Arbeit in Billbee selbst zu tun. Die meisten Prozesse sind automatisiert. Wenn es mal irgendwo hängt, suchen wir die jeweilige Bestellung und können über die Historie genau nachvollziehen, was los war.
Ansonsten nutzen wir Billbee einmal pro Tag, um den Bestand der Produkte zu prüfen. Wir haben für jedes Produkt abhängig vom Verbrauch Untergrenzen definiert, bei denen uns das System eine Meldung gibt. Für uns ist das das Signal, Kaffee nachzurösten. Zum Festlegen der Grenzen nutzen wir die durchschnittlichen Verbrauchszahlen der letzten 30 Tage, die wir ebenfalls in Billbee je Produkt sehen.
Weiterhin ist Billbee auch bei der Inventur oder z.B. der Bio-Kontrolle sehr hilfreich. Dort möchte ein Prüfer u.a. sehen, wie der Warenfluss eines Bio-Produkts genau aussieht. Mit Billbee ist pro Produkt jede Bestellung und jeder Wareneingang im Lager sichtbar, und sogar bis auf die einzelne Bestellung heruntergebrochen nachvollziehbar.
Welche Funktionen von Billbee sind deine Lieblingsfunktionen und warum?
Die zentrale Bestandsverwaltung, bzw. die Synchronisierung in verschiedene Systeme, sowie die Automatisierungen, wie z.B. die Bankkonto Synchronisierung und der Versand von Rechnungen und Versanddaten an Kunden.
Gibt es besondere Geschichten oder Anekdoten, die dir in den Jahren als Billbee-Nutzer im Gedächtnis geblieben sind aus deinem Alltag?
Als ich anfing, Billbee zu nutzen, war ich selbst noch Mitgründer und CMO von FastBill, einem Buchhaltungstool für kleine Unternehmen. Parallel hatte ich allerdings bereits Happy Coffee aufgebaut. Obwohl beide Tools (FastBill und Billbee) im Kern Rechnungen erstellen, war es schön zu sehen, wie unterschiedlich sie sind. Für mich war das eine besonders spannende Zeit, beide Tools auf diese Art und Weise erleben zu können, und zu verstehen, dass „Rechnungsstellung“ eher ein Sammelbegriff ist, und dass jede Zielgruppe noch viel mehr braucht, als nur das.
Beide Tools haben sich seitdem jeweils auf ihrem Feld zu richtig guten Lösungen entwickelt. Erst kürzlich hatte ich mir den Markt insgesamt nochmal in einem Buchhaltungssoftware Vergleich angeschaut, in dem die Abgrenzung auch zu anderen Tools im Markt jeweils nochmal deutlich wird. Ich selbst nutze beide Tools weiterhin parallel.
Billbee ist aber gerade auch für Neulinge deshalb so besonders, weil es eben mehr kann, als einfach nur Rechnungen für Shopbestellungen zu erstellen. Auch dazu habe ich einen Tool-Vergleich erstellt.
Wie ist dein Tech-Stack (neben Billbee) aufgebaut? Auf welche Systeme oder Tools kannst du nicht verzichten?
Neben einer Storefront (erst Shopify, jetzt WooCommerce) ist für uns speziell das Thema Abo-Abwicklung super wichtig. Darüber hinaus benötigen wir noch ein Ticketsystem. Bis Anfang 2023 hatten wir hierfür Zendesk im Einsatz. Seitdem nutzen wir Replyco, weil hier auch Daten aus Billbee verarbeitet werden.
Was würdest du anderen Online-Händler:innen raten, die vor der Entscheidung stehen, Billbee zu nutzen?
Ich würde raten, nicht zu kurzfristig zu planen. Eine Software im laufenden Betrieb zu wechseln ist immer nerviger, als von vornherein auf eine vernünftige Lösung zu setzen. Seit Billbee auf das neue Preismodell ohne Grundgebühr umgestellt hat, spielt das auch Gründern in die Hände, die gerade erst starten.
Danke Christian für den Einblick in deine Arbeit mit Billbee!
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Titelbild von Nathan Dumlao auf Unsplash
