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Geht es bei Online-Händler:innen darum, Umsätze zu verbuchen, die über Zahlungsdienstleister wie PayPal, Klarna, Stripe oder via Amazon realisiert werden, heißt es bei vielen Unternehmen nach wie vor - händisch buchen. In Zeiten in denen die Digitalisierung immer weiter voranschreitet eigentlich ein Unding! Nutzer:innen von Billbee haben jedoch dank der JERA Schnittstelle Billbee 2 DATEV andere Möglichkeiten - hier wird Automatisierung und Prozessmanagement bis zum Ende gedacht!

Digitalisierung im E-Commerce

Der E-Commerce gehört wohl mit zu den digitalsten Branchen schlechthin. Dementsprechend verwunderlich sollte es eigentlich sein, sich vor Augen zu führen, wie viel "analoge Arbeit" eigentlich noch immer bei vielen Händler:innen Tag für Tag verrichtet wird - insbesondere rund um das Thema FIBU wird oftmals noch eine Menge "per Hand" gemacht. Dies fängt zum Beispiel damit an, dass Belege / Rechnungen ausgedruckt werden und beispielsweise die Kommunikation mit dem Steuerbüro per Postweg und „Pendelordner“ läuft, wohingegen oftmals die meisten anderen unternehmensinternen Prozesse weitestgehend digitalisiert sind. Da sollte es eigentlich jedem an Effizienz interessierten Unternehmen schmerzen, wenn sie sich bewusst machen, dass Ergebnisse rein digitaler Prozesse ausgedruckt, sortiert, dem Steuerbüro übergeben und dort wieder in ein digitales System eingegeben werden.

Leider sind derartige Vorgänge auch in so manch einem E-Commerce Unternehmen noch gängige Praxis. Die Gründe, die dafür angeführt werden, sind sehr vielfältig. Manches hat vielleicht mit alten Gewohnheiten zu tun, anderes wiederum damit, dass das Steuerbüro mit seinen Systemen nicht ganz auf die Höhe der Zeit ist. Die häufigsten Probleme bestehen jedoch darin, dass Zahlungseingänge nicht automatisch verbucht werden können. Wieso du also auf jeden Fall auf ein Steuerbüro setzen solltest, was auf den E-Commerce spezialisiert ist, erfährst du in unserem Blogartikel!

Entsprechende Missstände sorgen für einen erheblichen Effizienzverlust und führen dauerhaft zu höheren Kosten. Besonders problematisch, wenn man bedenkt, dass im Bereich Online-Handel oft ein harter Preiskampf zwischen Konkurrenten besteht und es schon allein deswegen angezeigt ist, Strukturen (und somit Kosten) so schlank und effizient wie möglich zu halten.

PayPal, Klarna, Stripe, Amazon Berichte und Co.

Viele Buchhaltungslösungen sind technisch dazu in der Lage, einen elektronischen Bankkontoauszug per HBCI abzuholen und dabei eingehende und ausgehende Zahlungen automatisch mit offenen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten abzugleichen. So werden viele Buchungen automatisch vorgenommen, die sonst per Hand durchgeführt werden müssten. Eine echte Ersparnis an Aufwand, insbesondere wenn es sich um größere E-Commerce Projekte mit vielen Einzelumsätzen handelt.

Was mit dem Standard-Kontoauszug von Banken geht, bereitet in vielen Fällen Probleme, wenn man Gleiches mit PayPal, Klarna, Stripe oder Amazon Berichten vorhat. Nun ist es allerdings im E-Commerce gängige Praxis, dass Umsätze über solche Zahlungsabwickler realisiert werden und vielfach eben nicht über herkömmliche Kontobewegungen. Genau hier kommt es leider viel zu oft dazu, dass noch per Hand gebucht wird und die Idee der Automatisierung das Nachsehen hat.

Billbee 2 DATEV löst das Problem

Nutzer:innen von Billbee haben hier jedoch eine Alternative zum händischen Verbuchen: Die FIBU-Schnittstelle Billbee 2 DATEV von JERA verbindet Billbee komfortabel per REST API mit der Buchhaltung. Hierüber können auch Amazon Berichte, PayPal, Klarna oder Stripe automatisch verbucht und mit den Billbee-Belegen verknüpft werden. Der daraus erzeugte Buchungsstapel im DATEV-Format kann dann vom Steuerbüro problemlos über die integrierte Stapelverarbeitung in DATEV eingelesen und weiterverarbeitet werden. Das freut jede:n Steuerberater:innen! Mühseliges händisches Verbuchen von z.B. PayPal-Kontoauszügen entfällt.

Darüber hinaus bringt das hier erhältliche Billbee 2 DATEV weitere Vorteile mit.  Das Lösungspaket aus dem Hause JERA entlastet Händler:innen und informiert beim Lieferschwellen-Übertritt, bzw. verbucht die entsprechenden Umsätze automatisch richtig. Auch der Berücksichtigung des Lieferursprungs im Rahmen des AMAZON PAN EU Programms wird Rechnung getragen. Da Billbee 2 DATEV vollständig lokal ausgeführt wird, gibt es auch DSGVO-technisch keine Probleme mit der Weitergabe sensibler Zahlungsdaten.

Mit den flexiblen Lizenzmodellen zum Kauf oder zur Miete und dem integrierten Add-On-Konzept bietet Billbee 2 DATEV von der Einzelplatzlizenz bis hin zu komplexen Multimandantenlösungen eine flexible und auf den Anwendungsfall der Kund:innen zugeschnittene vorbereitende Buchhaltung für Billbee an. Die Bedienung der FIBU-Schnittstelle ist dabei denkbar einfach gestaltet und zudem sehr gut im Wiki von JERA dokumentiert.

Über die JERA GmbH

JERA, als Hersteller des Produkts Billbee 2 DATEV, hat sich auf die Programmierung individueller Schnittstellen für die Finanzbuchhaltung im Online-Handel spezialisiert. Das in Vörstetten bei Freiburg ansässige Unternehmen kümmert sich insbesondere um die reibungslose Kommunikation mit DATEV und ist somit gewissermaßen Bindeglied zwischen Online-Shop-Systemen und Finanzbuchhaltung. Vereinfacht könnte man sagen:

JERA baut verschiedene Adapater, um Online-Shop-Systeme mit Buchhaltungslösungen zu verbinden und hier für eine hoch-effiziente bzw. automatische Abwicklung zu sorgen.

Das Leistungsspektrum umfasst dabei die

  • Installation
  • Konfiguration
  • Schulung
  • sowie Projektbetreuung und Support

der entsprechenden Systeme. Auf der Plattform erhält man einen Überblick, welche Schnittstellen die JERA GmbH bisher realisiert hat und man kann die Pakete dort online erwerben. JERA ist darüber hinaus eine kompetente Beratung für optimale und vor allem digitale Buchhaltungsprozesse. Deshalb bieten die Berater:innen von JERA beim Aufsetzen von Billbee 2 DATEV wie auch anderen Lösungen eine dem Beratungsbedarf entsprechende Unterstützung an, von der einfachen Ersteinrichtung bis hin zu Workshops gemeinsam mit dem Steuerbüro. Bei der Installation und Einrichtung der Software unterstützt JERA die Händler:innen unter anderem per TeamViewer und Telefon.

Titelbild von Kelly Sikkema auf Unsplash