Weihnachten - eine Zeit für Besinnlichkeit und zum zur Ruhe kommen. Viele Onliner-Händler:innen lachen jetzt vielleicht kurz, denn mit “zur Ruhe kommen” hat die (Vor-)Weihnachtszeit meist wenig zu tun. Für viele Online-Händler:innen ist Weihnachten sogar die mit Abstand wichtigste und umsatzstärkste Zeit des Jahres. Buchhandel und Spielwarenverkäufer:innen machen hier sogar ein Viertel ihres Jahresumsatzes. Damit es nicht im Weihnachtsdesaster endet, erfordert diese Flut an Bestellungen besondere Vorbereitung.
Vielleicht hast du schon unseren Beitrag mit generellen Tipps zur Hochsaison gelesen - in diesem Beitrag soll es jetzt speziell um den Versand in der Weihnachtszeit gehen. Dabei klären wir die Fragen, wie du dich am besten vorbereitest, welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest und wie Billbee dir bei all dem helfen kann.
Viele Kund:innen brechen den Bestellvorgang in deinem Online-Shop ab, wenn sie nicht die passenden Versandoptionen für ihr Paket finden. Dabei spielt häufig der Faktor “Zeit” im Dezember - und damit in der Hochzeit der Zeit um Weihnachtsgeschenke zu verschicken - eine große Rolle. Kurz vorm Fest wird noch ein Geschenk bestellt, was natürlich noch den Weg unter den heimischen Weihnachtsbaum finden soll und somit sehr zeitnah verschickt werden muss. Dabei sind viele (verzweifelte) Kund:innen auch bereit, den entsprechenden Mehrpreis für bspw. Versand per Express zu zahlen. Im Dezember kann dir also so bares Geld entgehen, wenn deine Kund:innen nicht ihre passende Versandoption für ihre Päckchen bei dir im Online-Shop finden. Damit das nicht passiert, solltest du deinen Kund:innen verschiedene Versandoptionen anbieten und diese (inkl. ihrer etwaigen Mehrkosten für z. B. Express) transparent kommunizieren.
Dabei hast du zwei Stellschrauben, mit denen du deine Kund:innen begeistern kannst: Die Auswahl der Versanddienstleister und das Angebot von verschiedenen Versandleistungen.
Auch wenn du von einem Versanddienstleister (z. B. Deutsche Post, DHL, DPD, GLS, UPSoder Hermes) restlos begeistert bist und eigentlich nie mit einem anderen Dienstleister zusammen arbeiten wolltest, könnte dein:e Kund:in mit diesem einen Dienstleister evtl. schlechte Erfahrungen gemacht haben oder hat aus anderen Gründen Präferenz, wenn es zur Zustellung der Pakete kommt, z.B. weil sonst die Lieferung an deinen bestimmten Paketshop oder eine Packstation nicht möglich ist. Billbee hilft dir die Arbeit mit verschiedenen Versanddienstleistern (z. B. Deutsche Post, DHL, DPD, GLS, UPS oder Hermes) zu organisieren durch eine einfache Anbindung der Schnittstellen. So kannst du deine Bestellungen, die mit verschiedenen Versanddienstleistern verschickt werden, trotzdem ganz einfach in einem Tool managen.
Für andere Käufer:innen ist die Wahl der Versanddienstleister vielleicht eher zweitranging. Dafür ist ihnen aber z. B. der kostenlose Versand wichtig. Hierbei musst du natürlich bedenken, dass du die Versandkosten dann entsprechend in deine Artikelpreise einkalkulierst. Dabei ist die Ausgestaltung ganz dir überlessen: Du könntest kostenlosen Versand in der Weihnachtszeit ab einer Mindestbestellmenge anbieten oder im Rahmen von gezielten Aktionen (z. B. als “Weihnachtsgeschenk” für deine Kund:innen). Kannst du solche Extras vorweisen, solltest du diese auch offensiv bewerben, denn alleine der kostenlose Versand könnte das Kriterium sein, warum ein:e Kund:in deinen Online-Shop gegenüber anderen Shops bevorzugt. Zur Weihnachtszeit ist vielen Kund:innen auch der Versand per Express wichtig, damit alle Geschenke und Pakete rechtzeitig ankommen. Viele möchten ihre Sendungen auch verfolgen können, um sie vielleicht an der Haustür abzufangen, damit das Geschenk auch bis zum Schluss eine Überraschung bleibt. Die Art und Weise, wie du deine Pakete verschickst, ist im Dezember also noch wichtiger als in allen anderen Monaten im Jahr.
Mit kleinen Dingen kannst du die Kundenzufriedenheit in einer ohnehin schon stressigen Zeit nachhaltig steigern, damit sich deine Kund:innen auch nach dem Fest noch an deinen Online-Shop denken
Egal ob alter Hase oder Neuling in der Welt des E-Commerce, die Logistik während der Weihnachtsfeiertage ist und bleibt für jede:n eine Herausforderung. Und jetzt müssen wir euch leider enttäuschen, denn eine Patentlösung für eine reibungslose Logistik während der Weihnachtszeit gibt es leider nicht.
Der erste Schritt ist aber, sich die Herausforderungen, die bestellreiche Zeiten, wie Weihnachten, mit sich bringen, vor Augen zu führen. Frühzeitige Planung ist dabei das Entscheidende. Insbesondere solltest du planen, wie viele Mitarbeiter:innen für Vorweihnachtzeit benötigt werden, damit du auch all deinen Bestellungen rechtzeitig nachkommen kannst. Denn der Weihnachtsmann kann auch nur alle Kinder auf der Welt rechtzeitig mit Geschenken beliefern, wenn seine Wichtel in der Werkstatt alles geben. In der Realität arbeiten wir natürlich mit Menschen und nicht mit kleinen Weihnachtswichteln. Um auch alle korrekt abzuwickeln, könntest du z. B. mit deinen Mitarbeiter:innen Zeitkonten vereinbaren, um so die nötige Flexibilität zu erreichen. Natürlich kannst du auch neue Mitarbeite:innen einstellen. Damit du auch deinen Billbee-Account bereit machen kannst für deine neuen Mitarbeiter:innen kannst du sog. “Mitarbeiteraccounts” anlegen. So können auch z. B. die Mitarbeiter:innen aus dem Lager auf die für sie freigegebene Billbee Daten zugreifen. Außerdem kannst du die Logins nach der Weihnachtzeit auch wieder ganz einfach sperren und in der nächsten Weihnachszeit wieder problemlos aktivieren.
Was du auch bedenken solltest, sind die Fristen der verschiedenen Versanddienstleister. Egal, ob du DHL, die Deutsche Post, Hermes, DPD, GLS, UPS oder andere Versanddienstleister nutzt, um deine Pakete und Päckchen zu verschicken, die Einlieferungsfristen solltest du in jedem Fall einhalten, damit deine Sendungen noch pünkltich um 18 Uhr zur Bescherung unterm Weihnachtsbaum liegen und Weihnachten so gerettet ist! Der Dezember ist ohnehin ein Monat mit einem großen Aufkommen an Paketen, da viele an ihre Liebsten zu Weihnachten Geschenke verschicken, sei' daher sehr auf die Fristen bedacht. Der Express Versand hat häufig andere Fristen zur Abgabe der Sendungen.
Der Verkauf deiner Artikel läuft in der Weihnachtszeit richtig gut - Klasse! Deine Werbeaktionen sind ein voller Erfolg - noch besser! Jetzt kommt aber das “aber”: Besonders ein Artikel läuft so gut, dass er in deinem Online-Shop bereits ausverkauft ist. Doch wo liegt jetzt das Problem dabei? Es hört sich doch im ersten Moment super an!
Was du vielleicht nicht bemerkst, ist, dass der Artikel auf einem deiner Marktplatz als noch vorrätig angezeigt wird. Es kommt so also zu Überverkäufen. Jetzt musst du entweder die Bestellungen stornieren oder deine Kund:innen müssen lange Lieferzeiten abwarten. Das führt zu vor allem einen: unzufriedenen Kund:innen. Ist dein:e Kund:in erst einmal unzufrieden, kann es schwer sein, ihn/sie wieder umzustimmen und das Einkaufserlebnis noch zum Positiven zu wenden. Denn du musst bedenken, dass nur zufriedene Kund:innen zu wiederkehrenden Kund:innen werden - und dir kann (fast) nichts Besseres passieren, als dass deine Kund:innen mit ihrem Einkauf zufrieden sind und evtl. sogar ihren Freund:innen davon erzählen.
Um erst gar keine Unzufriedenheit bei deinen Kund:innen entstehen zu lassen, könntest du bspw. schon vor der Weihnachtszeit den automatischen Bestandsabgleich bei Billbee aktivieren. Der Bestandsabgleich übernimmt dabei eine sehr lästige Arbeit für dich, denn die Artikelbestände von deinem Online-Shop und deinen angebundenen Marktplätzen werden kanalübergreifend synchronisiert. So kommt es nicht zu Überverkäufen un du kannst deine Pakete und Päckchen im Dezember vollgepackt verschicken.
Kennst du schon die dynamische Lagerstandsberechnung? Damit bekommst du Warnungen basierend darauf, wie viele Artikel in einem bestimmte Zeitraum verkauft wurden und wie lange die Wiederbeschaffungszeit ist. So behältst du deinen Artikelbestand immer im Auge, was besonders Zeiten mit einem hohen Bestellaufkommen essentiell ist.
Du willst auch Überverkäufe vermeiden - nicht nur im Dezember sondern rund um die Uhr? Dann teste Billbee jetzt 30 Tage kostenfrei!
Im Dezember gehen bei dir täglich zig Bestellungen ein. Glückwunsch! Deine Mitarbeiter:innen sind hochmotiviert und natürlich hast du schon vor Weihnachten darauf geachtet, dass du genug Versandkartons im Lager hast, denn was wir bereits gelernt haben: Vorbereitung ist das A und O! Oder wie ein beliebtes Sprichwort besagt: “Vorsicht ist besser als Nachsicht”. Aber jetzt der Super-GAU: Du stellst kurz vorm Versand fest, dass dein speziell angefertigtes Geschenkpapier, in dem du all deine Pakete im Dezember verschicken wolltest, leer ist.
Vor Weihnachten ist es nicht nur wichtig, dass du ausreichende Lagerbestände deiner Artikel vorweisen kannst, sondern auch Versand- und Verpackungsmaterial sind unerlässlich und werden gerne auch mal vergessen bei der Organisation des Versands in der Weihnachtszeit. Daher prüfe all deine Versandmaterialien schon frühzeitig auf ihre Vollständigkeit und bestelle früh genug neue Kartons oder Geschenkpapier.
In der Weihnachtszeit kann dir außerdem ein Fulfillment-Dienstleister viel Arbeit abnehmen. Fulfillment-Dienstleister können dir dabei verschiedene Prozessschritte abnehmen. Verschiedene Fulfillment-Dienstleister bieten dabei auch die unterschiedlichsten Dienstleistungen an: Von der Lagerhaltung bis hin zum Versand deiner Bestellungen und der Abwicklung deiner Rücksendungen. Nimm dir dabei im Vorfeld genug Zeit, um den richtigen Fulfillment-Dienstleister für dich auszuwählen. Verschiedene Fulfiller haben auch bereits eine Anbindung an Billbee. Nutzt du einen anderen Fulfillment-Dienstleister, dann kann dieser über die Billbee API angebunden werden, damit deine Abläufe alle reibungslos ablaufen können.
Wenn du bereits letztes Jahr online verkauft hast, dann weißt du, dass die Arbeit nicht mit dem Weihnachtsessen an Heiligabend endet. Leider.
Nach den Feiertagen kann noch eine Flut an Rücksendungen auf dich zukommen. Du solltest dir daher über den Rückversand bereits im Vorfeld Gedanken machen und nicht erst, wenn deine Kund:innen nach den Rücksendemöglichkeiten fragen. Denn nicht nur ein nicht zufriedenstellender Versand kann der Kundenzufriedenheit schaden, sondenr auch ein komplizierter Rückversand.
Dabei könntest du überlegen, ob du die gesetzliche Rückgabefrist von 14 Tagen erhöhst. Wir kennen es alle: Es ist Heiligabend und du kannst gar nicht so schnell schauen, wie es schon wieder das neue Jahr ist. Weihnachtsfeiertage mit der Familie, die Zeit “zwischen den Jahren”, Silvester und Neujahr, es geht quasi Knall auf Fall. So kann es dann auch dazu kommen, dass deine Kund:innen die gesetzliche Rückgabefrist “verbummeln”. Verlängerst du die Rückgabe auf z. B. vier Wochen, dann schaffst das Vertrauen und Sicherheit bei deinen Kund:innen. Für dich hat das den Vorteil, dass der Eingang von Rücksendungen nach den Feiertagen nicht ganz so geballt ist, sondern zeitlich ein wenig mehr entzerrt wird.
Nichtsdestotrotz ist es wichtig, dass du auch bei Rücksendungen eingespielte und definierte Prozesse hast. Verkaufst du beispielsweise auf OTTO Market, dann musst du ohnehin darauf achten, dass du deine Billbee Bestellungen mit dem DHL Geschäftskundenversand oder GLS verschickst. Nur hier kannst du parallel beim Versand das Rücksendeetikett als Zusatzleistung erzeugen, was aktuell bei anderen Versanddienstleistern, wie bspw. Hermes oder UPS, noch nicht möglich ist. Aber auch bei Bestellungen, die über andere Kanäle verkauft werden, kann es hilfreich sein, wenn du den Rücksendeprozess der Pakete für deine Kund:innen so einfach wie möglich gestaltest.
Wie du siehst, Versand in der Weihnachtszeit ist kein Hexenwerk. Wichtig ist hier, wie in vielen Bereichen, eine gute Planung und das rechtzeitige Erkennen von Schwachstellen. Besonderheiten, wie z. B. Fristen einzuhalten, damit deine Pakete rechtzeitig verschickt werden oder auch das Angebot des Express Versands im Dezember sind perfekte Möglichkeiten, um deine Kund:innen glücklich zu machen. Billbee kann dir helfen während dieser stressigen Zeit Arbeit einzusparen und deine Prozesse zu verschlanken.
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