Zumindest einmal im Jahr kommt die Phase, in der Mitarbeiter:innen der Finanzabteilung in den meisten Unternehmen etwas angespannter als sonst sind. Häufige Rückfragen an andere Abteilungen und fehlende oder falsch ausgestellte Belege, die nachgefordert werden, sind dabei ein klassisches Anzeichen, dass es wieder einmal soweit ist. Der Jahresabschluss steht vor der Tür.
Darüber, wie die richtige Vorbereitung auf den Jahresabschluss aussieht und welche Unterschiede für welche Unternehmen dabei gelten, geben wir dir in diesem Artikel einen genauen Überblick.
Was ist ein Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss bildet den offiziellen, kaufmännischen Abschluss des vergangenen Geschäftsjahres. Damit gibt er Aufschluss über die finanzielle Lage des Unternehmens, seine Geldflüsse, Gewinne und Verluste. Er schließt damit die Buchhaltung des eben abgelaufenen Jahres ab und dient als zentrales Element zur Dokumentation für das Finanzamt aber auch weitere Interessenten wie Investoren oder Geschäftspartner.
Als Unternehmer:in ist man verpflichtet sein Geschäftsjahr buchhalterisch abzuschließen und das Ergebnis an das Finanzamt zu melden. Wie genau das zu erfolgen hat, hängt jedoch von unterschiedlichen Kriterien ab und auch nicht jedes Unternehmen muss einen Jahresabschluss vornehmen - für einige reicht auch die EÜR (Einnahmen Überschuss Rechnung).
Für wen gibt es eine Jahresabschlusspflicht?
Ob ein Unternehmen einen Jahresabschluss erstellen muss, kann von mehreren Punkten abhängen. Grundsätzlich verpflichtet sind:
- Personengesellschaften, wie beispielsweise GbR, KG oder OHG
- Kapitalgesellschaften, wie zum Beispiel GmbH, UG oder AG
- Kapitalgesellschaften & Co., wie zum Beispiel GmbH & Co. KG, UG & Co. KG oder AG & Co. KG
Einzelunternehmer:innen können bei Unterschreitung von gewissen Umsatzgrenzen von der Jahresabschlusspflicht befreit sein. Wenn Einzelkaufleute in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 € Umsatzerlös und 60.000 € Jahresüberschuss erwirtschaftet haben, entfällt die Bilanzierungspflicht und damit auch jene, einen Jahresabschluss erstellen zu müssen.
So werden Unternehmen nach ihrer Größe klassifiziert
Die Klassifizierung von Unternehmen nach Größe und Gesellschaftsform gibt unter anderem vor, welche Pflichten und Fristen bei der Erstellung von Jahresabschluss gelten. Dabei werden folgende drei Kategorien unterschieden:
Kleine Kapitalgesellschaften
Diese verzeichnen maximal 12.000.000 Euro Jahresumsatz und weisen maximal 6.000.000 Euro Bilanzsumme bei einer Mitarbeiterzahl geringer als 50.
Mittelgroße Kapitalgesellschaften
Diese überschreiten zumindest die eben genannten Kriterien der kleinen Kapitalgesellschaften und erwirtschaften maximal 40.000.000 Euro an Jahresumsatz bei einer maximalen Bilanzsumme von 20.000.000 Euro und weniger als 250 Mitarbeitern.
Große Kapitalgesellschaften
Diese erfüllen mindestens zwei von drei Kriterien, die für mittelgroße Kapitalgesellschaften gelten.
Spätestens jetzt weißt du, ob du zur Aufstellung eines Abschlusses verpflichtet bist, oder nicht. Sehen wir uns jetzt an, wie die Vorbereitung dafür aussieht und was alles Bestandteil dieser jährlich wiederkehrenden Aufgabe ist.
Was sind die Bestandteile eines Jahresabschlusses?
Die Inhalte des Jahresabschlusses können je nach zu prüfender Gesellschaftsform, die wir oben genannt haben, abweichen. Zwei zentrale Elemente sind jedoch stets enthalten: Die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Abhängig von der Rechtsform deines Unternehmens, können auch noch Lagebericht oder Kapitalflussrechnung (für Kapitalmarkt- orientierte Kapitalgesellschaften) erforderlich sein. Wir beschränken und bei den Tipps für die Vorbereitung auf die häufigste Form mit Bilanz und GuV.
Die Bilanz und was sie enthält
Die Bilanzierung ist die Wertermittlungsmethode von Unternehmen, die eine doppelte Buchführung durchführen müssen, wie es bei Jahresabschlusspflicht der Fall ist. Sie enthält Information, Dokumentation und Gewinnermittlung – dafür müssen sämtliche Geschäftsvorgänge innerhalb eines Geschäftsjahres in zwei Konten verbucht werden.
Ersteres erfasst, welcher Betrag auf welchem Konto (Das können die Kasse, ein Bankkonto oder auch eine Kreditkarte sein), während das Gegenkonto den Zweck der Ein- oder Ausnahmen kategorisiert (beispielsweise Reisekosten, Werbekosten, Personalkosten etc.). Die Bilanzierung geht in den Jahresabschluss ein und stellt das Verhältnis des Vermögens und der Schulden des Betriebs gegenüber.
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens in einem gewissen Zeitraum gegenüber. Für einen vordefinierten Zeitraum, in der Regel ein Jahr, werden die Erträge den Aufwendungen gegenübergestellt. Mithilfe einer GuV können die Quellen, die Höhen und Arten unternehmerischer Erfolge aus finanztechnischer Perspektive dargestellt werden.
Der Lagebericht - Mit Ausblick auf die Zukunft
Dieser ergänzt die Darstellung im Jahresabschluss um eine Prognose zukünftiger Chancen, Risiken und Entwicklung. Im Handelsgesetzbuch §289 (1) heißt es dazu:
Im Lagebericht sind der Geschäftsverlauf einschließlich des Geschäftsergebnisses und die Lage der Kapitalgesellschaft so darzustellen, dass ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt wird. In die Analyse sind die für die Geschäftstätigkeit bedeutsamsten finanziellen Leistungsindikatoren einzubeziehen und unter Bezugnahme auf die im Jahresabschluss ausgewiesenen Beträge und Angaben zu erläutern.
Die Bestandteile für einen Jahresabschluss hätten wir damit zusammengetragen. Jetzt geht es darum, diesen bestmöglich vorzubereiten.
So kannst du einen Jahresabschluss erstellen
Damit der Jahresabschluss nicht zum Desaster wird, ist es essenziell, dass die über das Jahr geführte Buchhaltung korrekt ist und auch sämtliche relevante Dokumente bereit liegen. Im Detail bedeutet das:
- Sämtliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind vorhanden und konnten auch den Zahlungsflüssen am Geschäftskonto eindeutig zugeordnet werden. Einige Warenwirtschaftssysteme, wie natürlich auch Billbee, unterstützen dich dabei, indem sie diese Schritte laufend und automatisiert erledigen.
- Durchführen einer Inventur, bei der Vermögensgegenstände sowie Schulden in einem Bestandsverzeichnis erfasst werden.
- Verträge für Versicherung, Kredite oder Leasing-Finanzierungen sind vorbereitet.
- Offene Forderungen zum Zeitpunkt des Abschlusses werden mittels Bonitätsprüfung auf Ausfallwahrscheinlichkeit geprüft. Ist zu erwarten, dass die Forderungen nicht mehr einbringlich sind, sind diese als Einzelwertberichtigung zu buchen.
- Das Anlagenverzeichnis wurde aktualisiert. In diesem sind größere Anschaffungen wie Maschinen, Immobilien, Fahrzeuge, etc. erfasst, die mit der Zeit einer Wertminderung unterliegen, die über die Abschreibung erfasst wird.
- Sauber und lückenlos geführte Fahrtenbücher für sämtliche Firmenfahrzeuge sollten vorliegen.
Hast du diese Punkte so weit vorbereitet, steht den Abschlussarbeiten nichts mehr im Wege. So vermeidest du Verzögerungen durch Nachfordern von Belegen oder Korrekturen in lückenhaften Fahrtenbüchern. Mit der Erstellung des Jahresabschlusses kann jetzt begonnen werden – und zwar in drei wesentlichen Schritten:
- Schließung der Unter- und Hauptkonten sowie Saldierung und Übertragung in die Bilanz
- Erstellen eines Abschlussberichts, der Anfangs- und Endbestände übersichtlich auflistet. Dieser Bericht kann im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt angefordert werden.
- Die “Feststellung des Jahresabschlusses” - ein formaler Akt, der durch Gesellschafter oder Aufsichtsrat erfolgt.
Mit der richtigen Vorbereitung zum stresslosen Jahresabschluss
Wie so oft im Leben, ist Vorbereitung auch in diesem Fall bereits die halbe Miete. Solltest du den Jahresabschluss nicht im Haus oder selbst erledigen, findest du bei Bilanzbuchhalter:innnen oder Steuerberater:innen Unterstützung. Diese sind dazu befähigt, einen solchen zu erstellen und auch beim Finanzamt einzureichen. In beiden Fällen kannst du dir sicher sein, dass sie dir als externe Dienstleister dankbar sind, wenn deine Vorbereitung entsprechend erfolgt ist.
Unser Tipp: Setze auf eine softwareunterstützte Lösung, die dir hier viele manuelle Arbeitsschritte abnimmt. Das senkt die Fehlerquote und spart Zeit und Geld.
Falls du übrigens noch unentschlossen bist, ob du diese Tätigkeiten auslagern sollst, hilft dir vielleicht unser Beitrag: “Wie funktioniert Buchhaltungs-Outsourcing und ab wann lohnt es sich?”.
Titelbild von fauxels. Weitere Bilder von Kindel Media und fauxels.
