Im heutigen Gastbeitrag berichtet der digitale Nomade und Serial Entrepreneur Christian Häfner, wie er Billbee bei seiner Marke Happy Coffee einsetzt und welche Funktionen er besonders schätzt.

By the way: Das Kaffee-Abo von Happy Coffee ist auch hier im Billbee-Büro im Einsatz und füttert regelmäßig unseren Vollautomaten 😉


Happy Coffee steht für Bio Kaffee aus fairem Direkthandel und wurde von mir - Christian Häfner - und meiner Frau Heidi gegründet. In diesem Gastbeitrag möchten wir aufzeigen, wie wir es mit Billbee geschafft haben wiederkehrenden Aufgaben im Online Shop Alltag weitestgehend zu automatisieren und warum das so wichtig ist.

Zeit ist das wichtigste Gut für Gründer

Viele Gründer sagen, dass sie eine Finanzierung zur Gründung ihres Unternehmens benötigen. Tatsächlich ist es aber die Zeit, die damit erkauft werden soll. Um diese Zeit nicht zu verschwenden, ist es wichtig als kleines Unternehmen möglichst viele Aufgaben zu automatisieren oder auszulagern, die nicht unmittelbar in das Wachstum des Unternehmens einzahlen, aber dennoch Teil der Wertschöpfungskette sind.

Bei einem E-Commerce Versandhandel wie Happy Coffee sind das z.B. Aufgaben wie die Röstung (Herstellung), der Versand, die Bestandsplanung und auch auch die Rechnungsstellung.

Wir selbst verschicken mittlerweile zwischen 1000 und 1500 Pakete pro Monat. Würden wir jedes dieser Pakete selbst verpacken und verschicken und dazu eine Rechnung per Hand erstellen, wäre das allein vermutlich schon ein Vollzeitjob. Stattdessen haben wir all diese Aufgaben an Partner ausgelagert oder mit Billbee automatisiert, sodass wir uns voll und ganz auf den Aufbau der Marke und unsere Marketingkanäle stützen können.

Warum wir auf Händler verzichten und nur noch ein einziges Lager haben

Happy Coffee Kaffee gibt es derzeit ausschließlich bei uns zu kaufen. Wir haben keine Zwischenhändler. Dafür können Kunden aktuell zwischen unserem Shopify Shop, Amazon und eBay wählen. Nach einigem Ausprobieren und vergleichen von Online Shop Software Tools, haben wir uns letztlich für das kanadische Shopify entschieden. Shopify ist günstig im Einstieg und durch eine Vielzahl von Apps sehr flexibel. Mittlerweile ist unser Umsatz, den wir über Shopify machen, größer als der über Amazon. Damit ist der eigene Shop für uns zum wichtigsten Kanal geworden.

Doch egal, wo der Kunde bestellt, das Paket wir immer gleich geliefert. Jeder Kaffee wird aus demselben Lager und mittlerweile auch nur noch mit einem Versanddienstleister verschickt (DHL). Auch die Lagerhaltung und das Fulfillment haben wir an einen Partner ausgelagert.

Dahinter steckt die Idee, unseren Kaffee möglichst frisch an unsere Kunden auszuliefern und wir ein möglichst einheitliches Verkaufserlebnis zu gewährleisten. Niemand soll benachteiligt werden, nur weil er den Kaffee woanders gekauft hat. (Unser) Kaffee ist ein Frischeprodukt, das am besten im Zeitraum zwischen etwa einer Woche und drei Monaten nach der Röstung schmeckt. Um das auch für unsere Kunden zu verdeutlichen, drucken wir neben dem Mindesthaltbarkeitsdatum auch das Röstdatum mit auf die Verpackung. Jeder Kaffee erreicht unsere Kunden in der Regel innerhalb von 10-15 Tagen nach der Röstung. Damit liefern wir das Frischeerlebnis einer Rösterei direkt nach Hause. Möglich macht das ebenfalls Billbee.

Warum und wie Billbee bei Happy Coffee genutzt wird

Für unseren Shop Happy Coffee nutzen wir Billbee, um eine zentrale Stelle zu haben, in der alle unsere Bestellungen und um die meisten wiederkehrenden Aufgaben im Online Shop Alltag zu automatisieren. Dazu gehören:

  • Rechnungserstellung und -versand
  • Bestandsüberwachung (Warenwirtschaft)
  • Erstellung von Paketlabels

Rechnungsstellung und Rechnungsversand

Kunden, die bei uns etwas kaufen, bekommen automatisch eine Rechnung erstellt und per E-Mail zugeschickt, sobald der Status “Versendet” hinterlegt wurde. Das ganze erfolgt in zwei Schritten:

  1. Rechnung mit eigenem Layout erstellen
  2. Rechnung per Automatisierungsregel verschicken

Das Layout lässt sich mit wenigen Handgriffen anpassen und erzeugt dann eine schöne, professionelle Rechnung. Die Versandregel ist in zwei Schritte aufgeteilt. Zuerst wird die Rechnung erstellt und danach verschickt:

Eine Besonderheit haben wir für Amazon eingerichtet. Damit die Rechnungen auch an Amazon Kunden verschickt werden, muss der Betreff der Rechnung [WICHTIG] enthalten. Daher haben wir für Amazon Bestellungen eine individuelle Regel mit einem entsprechend geänderten Versandtemplate erzeugt, das das berücksichtigt.

Bestandsüberwachung und Warenwirtschaft

Für uns gehört diese Funktion mit zu den wichtigsten Funktionen in Billbee. Denn damit sind wir in der Lage einen zentralen Bestand in allen Verkaufskanälen zu pflegen.

Mit der Bestandsplanung haben wir die Möglichkeit alle gleichen Produkte in verschiedenen Shops und Plattformen zu verknüpfen. Eine 1KG Packung von z.B. unserem Chiapas Espresso kann über eBay, Amazon, in unserem Shop als Einzelprodukt oder als Abo-Produkt gekauft werden. Jedes dieser Produkte ist in den jeweiliges Shops als eigenes Produkt angelegt. Über die Artikelverwaltung lassen sich diese jedoch miteinander verknüpfen, sodass Billbee weiss, dass alle Produkte dasselbe Produkt sind.

Das Ergebnis: Wir haben eine zentrale Bestandsplanung, die den zentralen Bestand pro Produkt pflegt und als “Lager IST” anzeigt:

Zusätzlich haben wir pro Produkt einen “Lager MIN” definiert, der uns warnt, sobald der Bestand eines Produktes unter eine bestimmte Schwelle sinkt (Zeile wird rot + wir erhalten eine E-Mail). Für uns ist das das Zeichen den Röster wieder anzuwerfen!

Zur Erinnerung: Unser Ziel ist es, unseren Kaffee möglichst frisch an unsere Kunden zu bringen. Wir rösten daher quasi täglich frisch und immer nur in sehr kleinen Mengen. Billbee hilft uns mit dieser Funktion dabei sehr! So schaffen wir es, dass unser Kaffee i.d.R. innerhalb weniger Tage nach der Röstung frisch beim Kunden landet. Das Feedback unserer Kunden spiegelt das wieder.

Erstellung von Paketlabels

Wie oben bereits beschrieben, nutzen wir einen Fulfillment Dienstleister als Partner, der aus unseren Bestellungen jeden Tag Pakete mit den richtigen Kaffees erzeugt. Da die Bestellungen alle in Billbee liegen, macht es nur Sinn hier auch die Paketlabels zu erzeugen.

Der Fulfillment Dienstleister hat dafür über den Bereich “Mitarbeiter” einen Zugang mit entsprechenden Rechten eingerichtet bekommen. Ebenfalls in den Einstellungen wurden einmalig unsere Versandprodukte (z.B. Standardversand, Auslandsversand, Expressversand, usw.) festgelegt und dafür unser DHL Vertrag mit EKP- und Teilnehmernummer, der passenden Tracking URL und Adressinformationen hinterlegt.

Um die Paketlabels zu erstellen, filtert ein Mitarbeiter in der Bestellübersicht mindestens einmal pro Tag nach dem Status “bezahlt und noch nicht versendet” und wählt die Bestellungen per Bulk-Funktion an. Für die ausgewählten Bestellungen lassen sich anschließend mit ein paar Klicks die die Labels erstellen und ausdrucken:

Der Status der Bestellung ändert sich und bewirkt in unserem Fall zwei weitere Dinge:

  1. Der Bestellstatus wird inklusive DHL Sendungsnummer zurück an den Shop gespielt und dort “verarbeitet”. Bei Shopify bedeutet das, dass der Kunde eine E-Mail mit dem Versandhinweis erhält und die Trackingnummer für ihn angezeigt wird.
  2. Die Statusänderung ist auch der Auslöser den Rechnungs-Flow. Die Rechnung wird  erzeugt und parallel per E-Mail über Billbee (über mein eigenes, hinterlegtes Postfach) an den Kunden verschickt.

Fazit

Wir nutzen Billbee mittlerweile seit mehreren Jahren und sind froh, dass sich damit so viele Dinge im Hintergrund und automatisiert erledigen lassen können. Für uns bedeutet das freie Zeit, die wir z.B. in unser Happy Coffee Online Magazin - einem wichtigen Verkaufskanal - investieren können.

Besonders das Preismodell von Billbee macht die Nutzung sehr attraktiv. Einsteiger zahlen pro Auftrag (in Summe 8 Cent für die o.g. Funktionen), die allerdings per Kostenairbag gedeckelt sind. Das komplette Preismodell kannst du hier anschauen.

 

Christian Häfner

Christian Häfner ist Gründer von Happy Coffee. Gemeinsam mit seiner Frau Heidi reist er als Digitaler Nomade durch die Welt und arbeitet da, wo es Wifi und tolle (Kaffee-) Kulturen zu entdecken gibt. Christian hat bereits mehrere Online Unternehmen erfolgreich aufgebaut und berichtet auf seinem Blog letsseewhatworks.com über seine Erfahrungen als Unternehmer.

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Chris 19. Januar 2019 at 10:05

Beieindruckend. Interessant wäre zu wissen, wie Ihr Abo-Produkte konkret im Billbee umgesetzt habt. Das Erzeugen von Abos ist ja eigentlich keine Funktion in Billbee.

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Christian 22. Januar 2019 at 6:12

David hat die Antwort ja schon gegeben! Danke dafür, David. Billbee hat mit den Abos nichts zu tun. Die Abo Bestellungen werden alle regelmäßig einfach in Shopify erstellt und landen dann – wie alle anderen Bestellungen – in Billbee.

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Steinert 23. Januar 2019 at 18:23

Und ich will das auch machen! Hoffe der Support kann mit mir gemeinsam und Gebühr derartiges machen!!

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Stephan 25. März 2019 at 0:33

Und mich würde interessieren, mit welcher Buchhaltungssoftware ihr arbeitet. Alle Cloud Produkte, die ich gefunden habe, scheinen noch Probleme mit dem Verbuchen von Amazon Rechnungen zu haben. Ideen?

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Christian 27. März 2019 at 12:31

Hi Stephan,

Billbee selbst erstellt die Rechnungen. Meine Gesamtbuchhaltung (inkl. Ausgaben)mache ich mit FastBill. Hier kannst du mehr dazu nachlesen: https://letsseewhatworks.com/buchhaltungssoftware/

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