“Ich weiß nicht genau, wie ich am besten mit Billbee starten kann.” – stehst du gerade vor diesem Problem, dann bist du hier an der richtigen Stelle gelandet!
In diesem Blogbeitrag zeigen wir dir, auf welche Einstellungen du dich als Billbee-Neuling besonders fokussieren solltest. Gleichzeitig findest du aber auch einen Überblick, welche weiteren Einstellungen und Funktionen für dich hilfreich sein könnten. Am Ende findest du außerdem eine Sammlung an ausgewählten Ressourcen rund um Billbee.
Grundeinstellungen, die für den Anfang unerlässlich sind
Der allererste Schritt ist natürlich die Anmeldung bei Billbee. Registriere dich bei Billbee und teste das Tool 30 Tage auf Herz und Nieren. Während der Testphase hast du bereits Zugriff auf alle Funktionen und Möglichkeiten, die dir Billbee bietet. Hast du dein Benutzerkonto registriert, kannst du direkt mit den nachfolgenden 7 Schritten durchstarten, um noch heute produktiv mit deinem Account arbeiten zu können.
Schritt #1: Adresse im Benutzerkonto hinterlegen
Deine Adresse im Benutzerkonto zu hinterlegen ist eine der ersten Aktionen, die du unbedingt durchführen solltest – und das aus einem einfachen Grund. Deine Adresse ist Ausgangspunkt für viele weitere Aktionen in Billbee. So kann Billbee aufgrund dieser Adresse erkennen, aus welchem Land du deine Bestellungen versendest (sofern du keine besonderen Angaben dazu in deiner Shopverbindung machst).
Dein Benutzerkonto kannst du jederzeit in deinem Account erreichen, wenn du auf deinen Nutzernamen in der oberen rechten Ecke klickst. Wählst du dort den Punkt “Rechnung & Zahlung” aus, dann kannst du deine Rechnungsadresse hinterlegen.
Aber keine Sorge, auch wenn du deine Adresse im Benutzerkonto hinterlegt hast, senden wir dir nicht automatisch nach Ablauf deiner Testphase eine Rechnung. Denn ob du Billbee nach der Testphase weiterhin nutzen möchtest, ist selbstverständlich dir überlassen.
In unserer Hilfe findest du noch weiterführende Informationen zu deinem Benutzerkonto.
Schritt #2: Grundeinstellungen zur Umsatzsteuer vornehmen
Ein Thema, welches alle Online-Händler:innen immer beschäftigt und manchmal auch zur Verzweiflung treibt, sind die lieben Steuern. Deswegen solltest du dich auch frühzeitig mit diesem Thema in der Einrichtung von Billbee auseinandersetzen.
Bevor du aber mit der steuerlichen Einrichtung von Billbee startest, solltest du dir erst im Klaren darüber sein, welche steuerlichen Bedingungen überhaupt für dich gelten. Fällst du unter die Kleinunternehmerregelung oder sind deine Verkäufe regel- oder differenzbesteuert? Die Antwort auf diese Frage kann dir rechtssicher und am besten ein Steuerbüro geben. Einige Steuerbüros kennen sich sogar mit Billbee aus, weshalb diese eine gute Anlaufstelle für dich sein können.
Bei Billbee gibt es grundsätzlich drei Stellen, an denen du Einstellungen zur Umsatzsteuer verwalten kannst:
- in den Artikeln (Preis- und Steuereinstellungen in Artikel vornehmen)
- in den Shopverbindungen (Lege Steuereinstellungen für jede einzelne Shopverbindung fest)
- in den Steuereinstellungen (Für ausführliche Informationen geht es hier lang: zur Hilfe)
In allen drei Bereichen sollten die Einstellungen vorgenommen werden. Billbee prüft beim Bestellimport zuerst, ob der Shop oder der Marktplatz die Steuerinformationen zu der Bestellung übermittelt. Leider ist das nicht bei allen Systemen der Fall. Übermittelt dein Shopsystem oder dein genutzter Marktplatz diese Information nicht, dann prüft Billbee, ob die Steuerinformationen in deinen Artikeln hinterlegt sind (mehr dazu in Schritt #7). Ist der Artikel noch nicht bekannt, dann überprüft Billbee, ob in der Shopverbindung, über die die Bestellungen eingelesen wurde, ein Steuerindex hinterlegt ist und benutzt diesen dann für die Bestellung. Handelt es sich bei der Bestellung um eine Bestellung ohne Shopverknüpfung und der Artikel ist noch nicht bekannt, dann wird auf die Steuereinstellungen zurückgegriffen.
Billbee nutzt die Steuersätze aus dem Land, welches in deiner Rechnungsadresse hinterlegt ist, weshalb Schritt 1 bereits so wichtig war.
Schritt #3: Nummernkreise festlegen
Nummernkreise helfen dir bei der nachvollziehbaren Nummerierung deiner Auftragsdokument. Damit du diese nicht manuell im Blick haben musst, kannst du sie einmalig in Billbee einrichten und schon werden deine Auftragsdokumente durchgängig nummeriert. In folgenden Bereichen kannst du Nummernkreise in Billbee anlegen:
- Rechnungsnummern
- Lieferscheinnummern
- Auftragsbestätigungen
- Angebote
- Bestellungen (nur für manuell angelegte Bestellungen)
- SKUs
Die Einstellungen durch Einrichtung von Nummernkreisen findest du unter Einstellungen / Auftragsdokumente im Reiter "Nummernkreise". Konfiguriere deine Nummernkreise, so wie du sie benötigst. Auch kannst du Platzhalter nutzen, um gewisse Informationen automatisch befüllen zu lassen bei Ausgabe der Nummernkreise auf deinen Dokumenten. Bereits bestehende Nummernkreise kannst du problemlos weiterführen, indem du im Feld “Nummer” die nächste verfügbare Nummer aus deinem Nummernkreis eingibst.
Ausführliche Informationen zur Einrichtung von Nummernkreisen findest du im dazugehörigen Hilfeartikel oder im YouTube-Video.
Du kannst Nummernkreise auch einer Shopverbindung zuordnen oder Nummernkreise für Artikel SKUs anlegen.
Schritt #4: Layouts für Auftragsdokumente festlegen
Ein weiterer Bestandteil deiner Auftragsdokumente neben den Nummernkreisen ist das Layout. Im Layouteditor der Auftragsdokumente kannst du festlegen, welche Informationen wie auf deinen Dokumenten dargestellt werden soll. Layouts kannst du für Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Angebote, Etiketten und Stornorechnungen erstellen. Lediglich der Layouteditor für Etiketten ist etwas anders aufgebaut als der für die Auftragsdokumente.
Den Layouteditor erreichst du unter Einstellungen / Auftragsdokumente im Reiter "Layouts". Dort sind bereits Standardlayouts für Rechnungen und Lieferscheine hinterlegt, die immer dann verwendet werden, wenn du kein eigenes Layout angelegt hast. Entweder kannst du diese abändern oder du legst neue Layouts an.
Der Layouteditor ist sehr umfangreich, jedoch sollte er nicht außer Acht gelassen werden bei der Einrichtung von Billbee. Denn nur so können sich die Auftragsdokumente in dein Coporate Design einfügen. Alle Details zum Anlegen und alle Einstellungsmöglichkeiten kannst du im Hilfeartikel zum Layouteditor nachlesen. Du willst dir den Layouteditor lieber in Aktion anschauen? Dann schau’ doch das YouTube-Video zum Anlegen von neuen Layouts.
Schritt #5: Shops und Marktplätze anbinden
Endlich ist es so weit, die groben Vorbereitungen sind abgeschlossen und wir kommen dazu, deinen Online-Shop und deine genutzten Marktplätze an deinen Account anzubinden. Billbee unterstützt eine Vielzahl von Shopsystemen (z. B. Shopify, ePages, Gambio, Jimdo, Shopware, WooCommerce, uvm.) und Marktplätzen (z. B. Amazon, eBay, Etsy, idealo, kaufland.de, OTTO Market, uvm.). Eine vollständige Übersicht über alle unterstützten Verkaufskanäle findest du auf unserer Webseite.
Eine neue Anbindung von Shopsystemen oder Marktplätzen kannst du unter Einstellungen / Kanäle vornehmen. Der Ablauf einer Anbindung ist immer abhängig von dem genutzten System und einige Shopsysteme und Marktplätze bringen Einschränkungen mit sich bzw. unterstützen verschiedene Funktionalitäten. Welche das sind und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Anbindung findest du in unserem Hilfeartikel.
Hast du deine Verkaufskanäle angebunden, können Bestellungen automatisch zu Billbee importiert werden.
Und nicht vergessen: nimm' die Steuereinstellungen für deine Shopverbindungen jetzt vor, wie in Schritt #2 bereits erwähnt.
Schritt #6: Weitere Dienstleister anbinden
Online-Händler:innen nutzen i.d.R. einen bunten Blumenstrauß aus verschiedensten Dienstleistern für die Abwicklung ihrer Bestellungen. Daher kannst du neben den Verkaufskanälen auch noch Anbindungen aus vielen weiteren Bereichen vornehmen:
- Versanddienstleister
- Fulfillmentdienstleister
- Buchhaltung
- Zahlungsdienstleister
- Cloudspeicher
- POS
- und noch weitere.
Artikel mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen der jeweiligen Dienstleister findest du auf unserer Hilfeseite. Dafür einfach in das Suchfeld den Namen des Dienstleisters eingeben und schon kann es losgehen.
Auch diese Anbindungen solltest du direkt zum Start deines Billbee-Accounts vornehmen, damit du den vollen Funktionsumfang nutzen kannst und vollends von Billbee profitieren kannst.
Schritt #7: Artikel importieren
Für den Artikelimport gibt es verschiedene Wege. In der Regel wird ein Artikel automatisch aus einem Shop oder Marktplatz importiert, wenn die erste Bestellung mit diesem Artikel importiert. Da aber nicht immer alle notwendigen Informationen beim Import der Bestellung übermittelt werden, ist es ratsam, die Artikel vorher manuell zu Billbee zu importieren und nach dem Import zu prüfen.
Deine Artikel kannst du über deine Artikelübersicht importieren.
In der oberen Funktionsleiste findest du ein Wolkensymbol mit Pfeil nach unten, was zum Import da ist. Klickst du darauf, gelangst du in den Vorgang zum Import von Bestellungen. Als Datei kannst du sowohl eine Datei im Billbee XLSX Format als auch eine Datei im Jimdo CSV Format hochladen. Damit du deine Daten einfacher in diese Formate bekommst, kannst du hier Beispieldateien für das Jimdo CSV und das Billbee XLSX Format herunterladen. Wenn du neue Artikel über einen Dateiimport im Billbee XLSX Format importieren möchtest, musst du die Spalte "Artikel ID" leer lassen, um einen neuen Artikel zu erfassen.
Herzlichen Glückwunsch, die wichtigsten Grundeinstellungen hast du erledigt. Jetzt steht dem Durchstarten mit deinem Billbee-Account (fast) nichts mehr im Wege! Aber das war natürlich noch nicht alles, was Billbee kann. ⬇️⬇️⬇️
Weiterführende Einstellungen
Damit du einen Überblick darüber bekommst, was du noch alles mit Billbee machen kannst, haben wir eine Liste mit hilfreichen Hilfeartikel zusammengestellt, die sich mit weiterführenden Funktionen beschäftigen:
- Zahlungsabgleich einrichten
- Bestandsabgleich einrichten
- Automatisierungsregeln einrichten
- Mehrsprachigkeit einrichten
- Mitarbeiterzugänge einrichten
- Exporte von…
- … Bestellungen
- … Artikeldatensätzen
- … Kundendatensätzen
- … weiteren Bestellexporten (bspw. DATEV)
- Bearbeiten von..
Diese Auflistung beinhaltet längst nicht alle Funktionen von Billbee, da sie sonst einfach viel zu lang wäre aufgrund der verschiedenen Anwendungsfälle im E-Commerce.
Alle Billbee Ressourcen auf einen Blick
Für den besseren Überblick haben wir dir eine Liste mit allen Ressourcen zusammengestellt, die dich bei der Arbeit mit Billbee unterstützen können:
- Du willst Schritt-für-Schritt Anleitungen lesen, um verschiedene Dinge bei Billbee einzurichten? Dann schau' auf unserer Hilfeseite vorbei!
- Schriftliche Anleitungen sind dir zu langweilig und du willst lieber Videos schauen? Dann ist unser YouTube-Kanal genau die richtige Stelle für dich.
- Statt kurzen Videos möchtest du Billbee in umfangreicheren Schulungen in deinem eigenen Tempo kennenlernen? Dann ist unsere kostenlose Masterclass genau das Richtige für dich.
- Du brauchst an den Wochenenden oder Abends Hilfe? Dann ist unser BEE Support aus der Community die richtige Anlaufstelle für dich.
- Du willst dich einfach mal mit anderen Billbee-Nutzer:innen austauschen? Dann schau' in unserer Facebook-Gruppe "Billbee User:innen helfen User:innen" vorbei.
- Du brauchst konkrete Hilfe rund um deinen Account? Dann steht dir unser Support-Team per Mail unter support@billbee.io zur Seite!
