Machen wir uns nichts vor: Als Multichannel-Händler weißt du, dass dein Business nicht nur aus dem Schreiben von Rechnungen besteht, sondern auch aus dem Bezahlen vieler Rechnungen. Zum Glück kannst du dir diese Aufgabe mit intelligenter Software so einfach wie möglich machen.
Die Rechnungsmanagementlösung GetMyInvoices zum Beispiel trägt alle Rechnungen, die du auf unterschiedlichen Wegen erhältst, nach einmaliger Einrichtung automatisch zusammen, etwa aus mehr als 10.000 Online-Portalen, E-Mail-Postfächern und Drittlösungen. Die Spanne reicht von der Internet- über die Stromrechnung bis hin zu Rechnungen von Lieferanten. Du musst dich nie wieder manuell in einzelne Accounts einloggen, um Rechnungen zu suchen und herunterzuladen. Sämtliche Dokumente findest du in einer zentralen Belegverwaltung in der Cloud – genauso wie die Quittungen, die du bequem mit dem Smartphone und der Scan-App digitalisieren und hinzufügen kannst.
Über ein intuitiv nutzbares Back-end lassen sich alle Rechnungen von jedem Ort der Welt aus verwalten. Dabei ist hilfreich, dass GetMyInvoices relevante Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Rechnungsdatum mithilfe selbstlernender künstlicher Intelligenz (KI) ausliest. Das bedeutet, dass die Software durch deine Korrekturen zunehmend besser arbeitet. Du musst nichts mehr abtippen, sondern kannst die Daten direkt verwenden, zum Beispiel um Rechnungen zum Bezahlen und/oder zum automatischen Übertragen in andere Anwendungen, wie der des Steuerberaters oder in eine Buchhaltungssoftware, freizugeben.
Dabei sind Workflows umsetzbar. Sie müssen lediglich einmalig eingerichtet werden. Du kannst auf mehrere standardisierte Varianten zurückgreifen, die typische Abläufe in Unternehmen beinhalten und mithilfe einer Navigation durch den Konfigurationsprozess leicht individuell anpassbar sind. Du wählst zum Beispiel aus, ob eine oder mehrere Personen in den Workflow involviert sind bzw. eine Fachabteilung einbezogen werden soll. Anschließend definierst du die jeweils zuständigen Mitarbeiter, die dann in ihrem Dashboard die zu prüfenden, freizugebenden oder zu bezahlenden Rechnungen aufgelistet sehen.
Intelligente Funktionen bilden individuelle Prozesse ab. Dazu zählt das Versehen von Rechnungen mit Prioritäten, um beispielsweise Skontomöglichkeiten zu nutzen. Eine integrierte Stellvertreterfunktion sorgt dafür, dass Rechnungen auch dann bearbeitet werden, wenn ein Mitarbeiter erkrankt oder im Urlaub ist. Nicht zuletzt kannst du Rechnungen, die einen bestimmten Betrag überschreiten, von einer Person, etwa dem Geschäftsführer, freigeben lassen. Benötigst du besonders viele individuelle Funktionen, unterstützt dich die Option, Workflows über den Expertenmodus vollständig selbst zu konfigurieren.
Da anschließend alle Schritte automatisiert ablaufen – vom Rechnungsdownload über das Auslesen von Informationen bis zur Freigabe – sparst du eine Menge Aufwand und Nerven. Wie viel dies ist, verdeutlicht die aktuelle Rechnungsmanagementstudie von GetMyInvoices. 39 Prozent der Teilnehmer gaben an, 11 bis 19 Stunden pro Monat für die Bearbeitung von Rechnungen zu benötigen. Bei 10 Prozent sind es sogar 20 bis 50 Stunden. Dabei empfinden 41 Prozent das Suchen von Rechnungen, 28 Prozent das Erfassen von Informationen aus Belegen und elf Prozent das Weiterleiten als besonders zeitintensiv. Das ist auch nicht verwunderlich, da 45 Prozent den Hauptteil der Dokumente verwalten, indem sie analoge Rechnungen einscannen; 15 Prozent drucken digitale Rechnungen aus und heften sie ab. Ihnen kannst du einen entscheidenden Schritt voraus sein.
Denn wenn du deine Rechnungsfreigabe-Prozesse automatisierst, beschleunigst du die Abläufe um ein Vielfaches und verbesserst die Bearbeitungsqualität deutlich. Die Fehlerquote ist wesentlich geringer als bei manueller Arbeit. Das zahlt sich nicht nur auf dem Konto aus, sondern macht das Freigeben von Rechnungen obendrein zu einer Arbeit, die Spaß bereitet. Du kannst dich ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren und wiederum mehr Rechnungen schreiben – hoffentlich auch automatisiert.
Dabei unterstützt dich Billbee, ebenfalls im nahtlosen Zusammenspiel mit GetMyInvoices. Wenn du deinen Billbee-Account mit der Rechnungsmanagementsoftware verknüpfst, kannst du zusätzliche Exportmöglichkeiten der Dokumente aus Billbee heraus in Anspruch nehmen. Denn über GetMyInvoices lassen sich die Belege zusammen mit Dokumenten aus beliebigen anderen Quellen automatisch weiterübertragen. Der Integrationsprozess ist mit wenigen Klicks erledigt. Probiere es aus!
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Titelbild von Mikhail Nilov von Pexels
