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Leere Regale sind nicht nur für Käufer:innen ärgerlich, sondern können auch zu Umsatzeinbußen in deinem Online-Shop führen. Genau das ist eine sog. Out-of-Stock-Situation. Im stationären Handel wird Out-of-Stock klassischerweise als Regallücke wahrgenommen, wo Kunden und Kundinnen leere Regale in Supermärkten vorfinden. Wie du das im Online-Handel vermeiden kannst, zeigen wir dir in unserem Blogartikel!

Was ist eine Out-of-Stock-Situation?

Eine Out-of-Stock-Situation kennen wir alle aus dem stationären Einzelhandel. Denn sie ist nichts anderes als leere Regale. Bei einer Out-of-Stock-Situation ist der Artikel auf dem dafür vorgesehenen Lagerplatz nicht mehr für den/die Kund:in auffindbar. Ein typisches Beispiel dafür hat uns die Corona-Pandemie geliefert. Regelmäßig waren die Regale der Nudeln und des Toilettenpapiers wie leergefegt. Für die Supermärkte war dies eine Out-of-Stock-Situation bzw. eine Regallücke.

Aber nicht nur während der Pandemie und im stationären Einzelhandel können Händler:innen von Regallücken betroffen sein. Auch der Online-Handel bleibt davon nicht verschont, wenn auch mit besonderen Herausforderungen. Wie groß die vorhandene Stückzahl eines Artikels ist, können Käufer:innen nicht auf Anhieb sehen. Deshalb ist es umso wichtiger, dass die Händler:innen hier eine transparente Kommunikation gewährleisten.

Für die Messung von Out-of-Stock-Situationen gibt es auch den passenden KPI (Key Performance Indicator, dt.: Leistungskennzahl). Die sog. „Out-of-Stock-Quote“ kann dir das Verhältnis aufzeigen, in welchem die Fehlmenge und die Anzahl der angebotenen Artikel steht. Je höher diese Quote ist, desto größer ist die Differenz zwischen der verfügbaren Menge und der nachgefragten Menge.

Out-of-Stock Quote / Billbee

Die Out-of-Stock-Quote gibt dir also eine gute Übersicht über deine Regallücken. Ist deine Out-of-Stock-Quote dauerhaft erhöht, dann kann das auf verschiedene Ursachen und Probleme in deiner Logistik oder Absatzplanung hinweisen.  

Wie Out-of-Stock-Situationen entstehen können

Den Ursachen deiner Regallücken solltest du unbedingt auf den Grund gehen, denn diese können ganz unterschiedlicher Natur sein und somit auch unterschiedliche Lösungsansätze fordern.

Eine Ursache für eine Situation mit Out-of-Stock in deinem Online-Shop können Bestellprobleme sein. Zum einen kann eine schlechte Bedarfsplanung der Grund für eine Regallücke sein. Ist eine besondere Rabattaktion geplant oder planst du die Mengen für die Weihnachtszeit, dann sollte eine ausreichend große Stückzahl der Artikel bestellt werden, was in deiner allgemeinen Logistik berücksichtigt werden muss. Allerdings basieren Nachbestellungen immer auf Erfahrungswerten aus der Vergangenheit, weshalb es schwierig sein kann, die korrekten Mengen zu kalkulieren. Zum anderen kann es aber auch unerwartet zu einer erhöhten Nachfrage kommen, was zu Out-of-Stock führen kann. Auch hier können wir wieder das Beispiel von Nudeln und Toilettenpapier während der Corona-Pandemie anführen. Nudeln und Toilettenpapier sind im Einzelhandel Produkte des alltäglichen Bedarfs, weshalb es i. d. R. selten zu unerwarteten Nachfragesteigerungen kommt. Doch mit Einsetzen der Corona-Pandemie kauften viele Menschen Produkte wie diese auf Vorrat, womit die Hersteller nicht gerechnet haben und die Ketten der Logistik schnell zusammenbrachen. So blieben einige Regale im Supermarkt und im Einzelhandel leer, bis die Hersteller der Situation der erhöhten Nachfrage gerecht werden konnten.

Eine zweite Ursache für Out-of-Stock-Situationen können Lieferprobleme sein. Rohstoffmangel oder Lieferschwierigkeiten eines Rohstoffs, welcher für die Herstellung deiner Artikel notwendig ist, kann dazu führen, dass ein Artikel nicht mehr hergestellt werden kann und so nicht mehr in deinem Lager vorhanden ist. Auch Verzögerungen in der Lieferkette und der Logistik können Ursachen für Out-of-Stock sein. Ein prominentes Beispiel in dem Jahr 2021 war, als das Containerschiff „Ever Green“ im Suezkanal feststeckte, was dazu führte, dass unzählige weitere Schiffe umgeleitet werden mussten und diese mit Verspätungen in ihren Zielhäfen eingetroffen sind, was die ohnehin angespannte Situation noch weiter verstärkte und Kunden und Kundinnen länger auf ihre gewünschten Produkte verzichten mussten.

Welche Folgen haben Out-of-Stock-Situationen für deinen Online-Shop?

Die Folgen von Out-of-Stock können für deinen Online-Shop erheblich sein:

  • Kund:innen brechen ihren Kauf komplett ab: Ist ein gewünschter Artikel nicht in "Stock", d.h. nicht verfügbar, kann es sein, dass deine Kund:innen den Kauf komplett abbrechen. Dies passiert weniger bei Produkte des täglichen Bedarfs, sondern eher bei Lifestyle-Produkten.
  • Kund:innen kaufen in einem anderen Shop: Ist ein Produkt bei dir nicht mehr erhältlich, dann steht den Kund:innen das World Wide Web offen, mit zahlreichen weiteren Online-Shops und Marktplätzen, auf welchen die gleichen oder ähnliche Produkte angeboten werden. So entscheidet sich der Kunde oder die Kundin für einen anderen Online-Shop, auf welchem das Produkt verfügbar ist, was bei dir zu Umsatzeinbußen führt und bei deiner Konkurrenz zu einem Umsatzplus.
  • Kund:innen verschieben ihre Käufe auf einen späteren Zeitpunkt: Ist ein Produkt nicht vorrätig, dann lassen sich einige Kund:innen dazu hinreißen, den Kauf zu einem späteren Zeitpunkt zu tätigen. Das ist häufig der Fall bei einer großen Loyalität der Kund:innen gegenüber deinem Online-Shop, aber auch bei großer Abhängigkeit von einem Produkt, für welches es keine Alternativprodukte gibt. (Tipp: biete deinen Kund:innen in deinem Online-Shop die Möglichkeit sich benachrichtigen zu lassen, sobald das Produkt wieder verfügbar ist)

Zusammengefasst kann man sagen, dass Out-of-Stock-Situationen ein schlechtes Kauferlebnis für deine Kund:innen generiert, was dazu führen kann, dass sie nicht erneut in deinem Shop einkaufen. Außerdem kommt es zu Umsatzeinbußen. Zusätzlich kann es aber auch passieren, dass die Kund:innen online schlechte Bewertungen über deinen Shop hinterlassen, was wiederum ebenfalls zu Umsatzeinbußen führen kann aufgrund einer sinkenden Reputation deines Shops.

4 Tipps zur Vermeidung von Out-of-Stock-Situationen

Out-of-Stock-Situationen sind manchmal gar nicht von dir als Händler:in beeinflussbar oder vermeidbar, da äußere Umstände zu leeren Regalen führen. Wir haben für dich eine Übersicht von vier Tipps, wie du dennoch versuchen kannst, Out-of-Stock-Situationen zugunsten deiner Kunden und Kundinnen zu vermeiden.

#1 Regelmäßige Kontrollen der Bestände

Du solltest zu jeder Zeit die Bestände in deinem Lager und in deinem Online-Shop sowie auf weiteren Verkaufsplattformen im Blick behalten. Ist ein Produkt nicht mehr in deinem Lager vorrätig, sollte es auch nicht mehr als vorrätig in deinem Online-Shop oder auf Marktplätzen angezeigt werden. Ebenso solltest du die Nachfrage nach deinen Artikeln im Auge behalten, um frühzeitig eine unerwartet gestiegene Nachfrage zu erkennen und entsprechend reagieren zu können.

Damit du Bestandsanpassungen nicht mit viel händischer Arbeit auf allen Verkaufsplattformen selbst machen musst, kannst du dir von einem Tool bei helfen lassen (siehe #4 Toolbasierte Unterstützung).

#2 Lageroptimierungen

Nicht optimierte Lager können zu hohen Lagerkosten, ineffizienten Arbeiten und zu Fehlern in der Bestellabwicklung führen. Doch neben diesen drei Aspekten kann es auch dazu führen, dass Out-of-Stock-Situationen nicht erkannt oder nicht früh genug erkannt werden.

Daher prüfe die Abläufe in deinem Lager und analysiere vergangene Out-of-Stock-Situationen, um Anpassungen vornehmen zu können, um leeren Regalen aus dem Weg zu gehen. Ist bspw. in der Vergangenheit eine Out-of-Stock-Situation viel zu spät aufgefallen, weil dein Lager unorganisiert und chaotisch ist, dann ist es höchste Zeit, den Aufbau und die Organisation des Lagers zu prüfen. Schau’ im Blogbeitrag zur Optimierung von Lagern vorbei, um dir noch mehr Tipps abzuholen.

#3 Safety Stock

Um vor allem unerwarteten Nachfragesteigerungen gerecht zu werden, ist ein sog. „Safety Stock“ sinnvoll. Safety Stock kann ins Deutsche als „Sicherheitsbestand“ übersetzt werden.

Hältst du in deinem Lager einen Sicherheitsbestand vor, dann kannst du flexibler auf Ausfälle in der Lieferkette und auf Nachfragesteigerungen reagieren. Wie hoch so ein Sicherheitsbestand sein sollte, ist eine individuelle Entscheidung. Hilfreich ist es hier, wenn du auf eine Softwarelösung setzt, welche dich bei der Bestandsprognose unterstützt.

#4 Toolbasierte Unterstützung

Ein Tool, welches dir dabei hilft, Out-of-Stock-Situationen zu vermeiden, hat jederzeit den Überblick über deine Bestände und Verkäufe. So eine Software ist bspw. das Multichannel-Tool Billbee. Billbee hilft Online-Händler:innen, die Bestellungen von mehreren Verkaufsplattformen in nur einer Software zu verwalten und abzuwickeln.

Mit einem plattformübergreifenden Bestandsabgleich sind so außerdem deine Bestände auf deinen Verkaufsplattformen jederzeit auf dem aktuellen Stand, um Überverkäufe zu vermeiden.

Eine integrierte dynamische Lagerbestandsberechnung unterstützt dich bei der rechtzeitigen Nachbestellung von der richtigen Menge eines Artikels. Mindest- und Sollwerte werden auf Basis deiner vergangenen Bestellungen automatisch errechnet. Zudem kannst du einen sog. „Sicherheitsfaktor“ festlegen, welcher automatisch einen Sicherheitsbestand in die Lagerbestandsberechnung integriert.

Wenn du mehr zur dynamischen Lagerbestandsberechnung bei Billbee erfahren willst, dann schau’ in dem dazugehörigen YouTube-Video vorbei!

Titelbild by Wesley Tingey on Unsplash