Nie wieder Rechnungen suchen!

Ordnung ist das halbe Leben – viele kennen diese Weisheit noch aus Kindertagen. Aber beherrscht ein Genie nicht das Chaos? Es gibt Menschen, die sagen, dass sie im Chaos erst richtig kreativ werden können. Andere Menschen können sich nicht konzentrieren, wenn der Schreibtisch unaufgeräumt ist. So hat jede Person seine Eigenheiten, wenn es ums Arbeiten geht. Leider muss ich euch hier enttäuschen, denn es gibt einen Bereich im Leben von Online-Händler:innen, bei dem Chaos keinen Platz hat: Buchhaltung.

Buchhaltung ist für viele Händler:innen ohnehin schon ein leidiges Thema. Wir zeigen dir, wie du die Ordnung deiner Buchhaltung aufpolieren bringen kannst und nie wieder das Chaos beherrschen musst – weil gar keins entsteht. So kannst du dich voll und ganz dem kreativen Chaos zur Produktentwicklung oder für das Marketing widmen!

Das Zauberwort zur Chaosbeseitigung oder -beherrschung heißt „Ordnerstrukturen“. Mithilfe von Ablagestrukturen kann das ewige Suchen nach genau der einen Rechnung oder genau dem einen Kontoauszug der Vergangenheit angehören.

Anforderungen an ein Ordnersystem

Im Wesentlichen sollte eine sinnvolle Ordnerstruktur drei Kriterien erfüllen:

• Übersichtlichkeit: Im besten Falle solltest du auf einen Blick alle Ordner auf einer Hierarchieebene erkennen können. Das führt dazu, dass du nicht erst lange nach dem richtigen Ordner suchen musst, weil du eine lange Liste hoch und runterscrollst. Das Scrollen innerhalb einer langen Liste kann nämlich auch dazu führen, dass du während der Suche nach dem eigentlichen Dokument abgelenkt wirst.
• Nachvollziehbarkeit: Wer schon mal eine neue Arbeitsstelle angetreten hat oder vielleicht an einem fremden PC gearbeitet hat, der kennt die Situation wahrscheinlich: Du weißt gar nicht, wo du was finden sollst – geschweige denn, wo du überhaupt anfangen sollst zu suchen. Daher sollte dein gewähltes Ordnersystem nicht nur für dich, sondern auch für andere Personen nachvollziehbar sein. Dazu gehört eine sinnvolle und durchdachte Ablage von Dokumenten, aber auch die sinnvolle Benennung von Dateien. Sind in einem Ordner drei Dateien mit den Namen „Produktbeschreibung_Entwurf1“, „Produktbeschreibung_Entwurf_final“ und „Produktbeschreibung_Entwurf_wirklich_final“, dann haben die meisten Leute irgendwann keinen Überblick mehr über die tatsächlich finale Version von dem gesuchten Dokument.
• Auffindbarkeit: Ziel eines sinnvollen Ordnersystems ist natürlich, dass du Dokumente schnell und einfach auffinden kannst. Das geht einher mit der zuvor genannten sinnvollen Benennung von Ordnern und Dateien, aber auch die Anzahl der Klicks bis zu dem gesuchten Dokument sollten so gering wie möglich gehalten werden. Ein guter Grundsatz für die Auffindbarkeit ist, dass Dokumente mit maximal 3 Klicks erreichbar sein sollte. Das führt dazu, dass es maximal drei Ordnerebenen geben dürfte. Die drei Klicks solltest du im Hinterkopf behalten beim Erstellen deiner Ordnerstruktur. Nur die drei Ordnerhierarchien einzuhalten ist manchmal gar nicht so einfach und tatsächlich auch manchmal gar nicht sinnvoll. Dennoch solltest du dir diese drei Klicks als Ziel setzen.

Alle drei Kriterien haben einen entscheidenden Faktor: Zeitersparnis. Erfüllt das von dir genutzte Ordnersystem alle drei Kriterien, dann sparst du letztendlich eine Menge an Zeit bei der Suche nach Dokumenten.

Ordnung mit dem 7-Ordner-System in den Griff bekommen

Das 7-Ordner-System entspricht allen oben genannten Anforderungen und ist ganz einfach erklärt. Es geht darum, dass auf jeder Hierarchieebene maximal 7 Ordner vorhanden sein dürfen. Jeder dieser sieben Ordner kann auch wieder 7 Unterordner haben, welcher wieder 7 Unterordner hat, usw.

Warum jetzt genau sieben Ordner und nicht sechs oder acht? Das hat psychologische Hintergründe, denn Psycholog:innen haben herausgefunden, dass sieben die perfekte Anzahl für Informationen ist, die gleichzeitig von unserem Gehirn überblickt werden können. Wendest du neben dem 7-Ordner-System auch noch den Grundsatz an, dass jedes Dokument mit drei Klicks erreichbar sein soll, dann führt das dazu, dass du auf Ebene 1, der Hauptebene, maximal 7 Ordner hast. Innerhalb dieser sieben Ordner kannst du jeweils wieder 7 Ordner anlegen, was dazu führt, dass du auf Ebene 2 maximal 49 Ordner (7×7) hast. Nach Ebene 2 folgt Ebene 3, mit jeweils wieder maximal 7 Ordnern innerhalb der 49 Ordner aus Ebene 2, was dazu führt, dass du auf Ebene 3 dann maximal 343 Ordner (49×7) hast. Rechnest du alle Ebenen zusammen (7 Ordner + 49 Ordner + 343 Ordner), dann bedeutet das, dass du maximal 399 Ordner in deinem Ablagesystem hast – was zugegebenermaßen schon eine ganze Menge ist!

So könntest du zum Beispiel die sieben Ordner deiner Hauptebene mit den Bereichen aus deinem Unternehmen gleichstellen, also:

1. Geschäftsführung
2. Buchhaltung
3. Support
4. Development
5. Marketing
6. Vertrieb
7. Produktmanagement

Wie du die sieben Ordner deiner Hauptebene aufbaust, ist natürlich dir überlassen. Dennoch sollte die erste Ebene recht grob gehalten werden und mit Oberthemen gefüllt werden, die du dann innerhalb der Ordner genauer aufschlüsseln kannst.

Wir schauen uns jetzt an, wie der Bereich der Buchhaltung genauer aufgeschlüsselt sein könnte. Die Hierarchieebene, die direkt nach der Hauptebene kommt, kann ja schon konkreter werden. So bietet sich dann zum Beispiel die Aufteilung von dem Buchhaltungsordner folgendermaßen an:

1. Eingangsrechnungen
2. Ausgangsrechnungen
3. Bank
4. Kasse
5. Kreditkarten
6. Verträge und andere wichtige Dokumente
7. Steuerbüro

Mit dieser beispielhaften Aufteilung hast du die groben Bereiche der Buchhaltung abgedeckt, sodass du dort alle entsprechenden Dokumente ablegen kannst. Innerhalb dieser sieben Ordner kannst du dann auf Ebene drei auch wieder eine Strukturierung vornehmen, die nochmal spezifischer ist. Hier haben wir auch direkt ein Beispiel, wo es vielleicht sogar Sinn ergibt, dass du von dem 7-Ordner-System abweichst, aber immer noch den Grundsatz der drei Klicks bis zum Zieldokument beibehältst. Das kann nämlich bei den Eingangs- und Ausgangsrechnungen der Fall sein machen. Statt hier jetzt auch auf das 7-Ordner-System zurückzugreifen, ist hier vielleicht eine Sortierung nach Monat sinnvoller und übersichtlicher. Denn obwohl du so dann von dem 7-Ordner-System abweichst, behältst du eine sinnvolle und nachvollziehbare Struktur bei, damit du z.B. die Stromrechnung aus dem März oder die Rechnung an einen deiner Kund:innen aus dem Januar schneller findest. Aber natürlich ist jede Strukturierung abhängig von deinem Unternehmen und deiner Arbeitsweise.

Nutzt du Billbee, dann kannst du deine Ausgangsrechnungen direkt in deinem Cloudspeicher in den richtigen Ordner in deinem 7-Ordner-System exportieren lassen. Wie du das machst, kannst du in unserem Hilfeartikel nachlesen. Wenn du Billbee noch nicht nutzt, dann teste Billbee kostenfrei für 30 Tage und überzeuge dich von den Vorteilen!

Wie stelle ich mein aktuelles Ordnersystem am besten um?

Für diese Frage gibt es keine pauschale und einfach Antwort. Auch wir bei Billbee haben in letzter Zeit unser internes Ablagesystem von Dokumenten umgestellt.

Und daher unser persönlicher Rat: einfach anfangen. So doof sich das jetzt anhört, aber die Umstellung von einem Ordnersystem ist so eine Aufgabe, die man gerne auch mal vor sich herschiebt. Wir haben damit angefangen, dass wir uns erstmal einen Überblick über die bestehenden Ordner und Dokumente verschafft haben. Anschließend haben wir das alles auf Aktualität geprüft. Wir haben geprüft, ob die Informationen in dem Dokument überhaupt noch aktuell und relevant sind und ob ggf. Aufbewahrungsfristen bestehen. Nachdem wir das gemacht haben, haben wir uns eine neue Ordnerstruktur nach den Prinzipien des 7-Ordner-Systems überlegt und haben die Ordner und Dokumente sortiert. Teilweise wurden Ordner zusammengefasst, gelöscht oder sind auch bestehen geblieben. Und was wir davon jetzt haben? Eine klare Struktur, bei der wir keine Zeit mit Suchen von Dokumenten mehr verlieren.

Titelbild von Brett Jordan on Unsplash

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