In Kürze wird ein neues Feature bei Billbee ausgerollt. Hierbei handelt es sich um einen vielfachen Wunsch aus der Billbee-Community!
Es geht um die Anonymisierung von Kundendaten in Billbee, um allen rechtlichen Bedingungen zu entsprechen. Doch was heißt das jetzt konkret?
Im Beitrag findest du eine Zusammenfassung, wie die Anonymisierung von Kundendaten funktionieren wird und außerdem haben wir dir häufig gestellte Fragen rund um die neue Funktion zusammengestellt.
Du hast verschiedene Möglichkeiten, wie du Kundendaten in Billbee anonymisieren und auch wiederherstellen kannst. Hier im Blogbeitrag geben wir dir nur einen kurzen Einblick. Ausführliche Informationen findest du im Hilfeartikel zur Anonymisierung von Kundendaten bei Billbee.
In den Einstellungen deiner Shopverbindung findest du eine Möglichkeit, die Kundendaten aus dieser Shopverbindung automatisch nach X Tagen zu anonymisieren. Diese Option kannst du für jede Shopverbindung einzeln aktivieren.
Deine Shopverbindungen kannst du unter Einstellungen / Kanäle bearbeiten.
Lediglich bei Amazon-Anbindungen kannst du dort keine Einstellungen vornehmen, weil die Kundendaten, die mit Amazon-Bestellungen verknüpft sind, automatisch nach 40 Tagen anonymisiert werden.
Innerhalb der Automatisierungsregeln findest du jetzt eine neue Aktion mit dem Namen “Die Bestellung anonymisieren”. Hiermit kannst du Automatisierungsregeln nach deinen Wünschen einstellen, die als Aktion die Anonymisierung der Daten durchführen.
Die dritte Möglichkeit ist das manuelle Anonymisieren von Kundendaten in der Bestellübersicht. Dafür kannst du entweder manuell Bestellungen auswählen, um diese zu anonymisieren, oder du anonymisierst die Kundendaten von Bestellungen, die in einen bestimmten Datumsbereich fallen.
Wähle die Bestellungen in der Bestellübersicht aus, die du anonymisieren möchtest und klicke anschließend auf “Mehr” in der oberen Funktionsleiste. Hier findest du die Option “Anonymisieren”. Klickst du darauf, dann werden die Kundendaten der ausgewählten Bestellung(en) anonymisiert.
Klickst du auf “Mehr” und anschließend auf “Anonymisieren” ohne eine oder mehrere Bestellung(en) auszuwählen, dann kannst du die Kundendaten von Bestellungen aus einem bestimmten Datumsbereich anonymisieren.
Sind die Kundendaten erst einmal anonymisiert, dann kannst du die Daten bis zu 10 Jahre nach der Anonymisierung wiederherstellen. Wenn Daten wiederhergestellt und anschließend erneut anonymisiert werden, gilt das neue Anonymisierungsdatum
Bitte beachte, dass die Wiederherstellung von Daten bis zu 5 Stunden dauern kann. Wir (und auch der Support) können dir leider keine genaue Zeitangabe geben, wann deine Daten dann wiederhergestellt sind, weshalb wir dich um Geduld bitten. Denn wir können die Dauer der Wiederherstellung auch nicht beeinflussen.
Beim Wiederherstellen von Kundendaten hast du entweder die Möglichkeit, sie für eine oder mehrere ausgewählte Bestellung(en) wiederherzustellen oder für Bestellungen aus einem bestimmten Datumsbereich.
Um Kundendaten von ausgewählten Bestellungen wiederherzustellen, musst du diese in deiner Bestellübersicht auswählen und anschließend in der oberen Funktionsleiste auf “Mehr” klicken, wo du die Option “Wiederherstellen” findest. Klickst du darauf, dann startet die Wiederherstellung deiner Kundendaten für diese Bestellung(en). Die Bestellungen sind in der Bestellübersicht dann mit einer Sanduhr (⏳) gekennzeichnet.
Willst du Kundendaten von Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum wiederherstellen, dann musst du, ohne Bestellungen auszuwählen, in der oberen Funktionsleiste auf “Mehr” klicken und anschließend auf “Wiederherstellen”. Jetzt kannst du deine Einstellungen vornehmen und deine Daten wiederherstellen. Die Bestellungen erhalten dann bis zur Fertigstellung der Wiederherstellung eine Sanduhr (⏳) neben der laufenden Nummer in der Bestellübersicht.
Die Besonderheit bei Amazon ist, dass die automatische Anonymisierung von Kundendaten Pflicht für Händler:innen ist. Damit das passiert, musst du in deiner Amazon-Anbindung nichts weiter einstellen, da dies bereits automatisch in Billbee hinterlegt ist. In deiner Amazonverbindung sieht die Einstellung dann folgendermaßen aus:
Aktuell ist geplant, dass das Feature am 31.08.2022 ausgerollt wird. Das bedeutet, dass die Kundendaten aller Bestellungen, die am 31.08.2022 40 Tage und älter sind, sofort anonymisiert werden. Die Daten sind nicht verloren, sondern nur anonymisiert und können auch wiederhergestellt werden, so wie oben oder in unserem Hilfeartikel beschrieben. Bitte denk daran, dass eine Wiederherstellung bis zu 5 Stunden dauern kann. Sind die Kundendaten erst einmal wiederhergestellt, dann werden sie automatisch 40 Tage nach dem Wiederherstellungsdatum wieder anonymisiert.
Wir haben für dich alle Fragen gesammelt, die uns im Zusammenhang mit der Anonymisierung von Kundendaten gestellt wurden. Diese Liste erweitern wir laufend.
Dass die Kundendaten einer Bestellung oder eines damit verbundenen Kundendatensatzes anonymisiert sind, kannst du an verschiedenen Stellen sehen.
Befindest du dich in der Bestellübersicht, dann siehst du neben der laufenden Nummer deiner Bestellungen ein Schlosssymbol (🔒), was anzeigt, dass die Kundendaten dieser Bestellung anonymisiert sind. Hast du außerdem noch Spalten eingeblendet, die personenbezogene Daten aufweisen, dann werden z. B. Namen durch [Anonymisiert] ersetzt.
Wechselst du in das “Bearbeiten”-Fenster einer Bestellung, dann wird angezeigt, dass die Bestellung anonymisiert ist und nicht mehr bearbeitet werden kann. Zudem werden dir im Reiter “Verlauf & Nachrichten” Hinweise dazu angezeigt, wann eine Bestellung anonymisiert wurde. Hier findest du auch einen Vermerk, wenn du Kundendaten wiederhergestellt hast.
Innerhalb der Kundenübersicht werden anonymisierte Kundendaten auch mit [Anonymisiert] gekennzeichnet.
Es werden alle personenbezogenen Daten anonymisiert. Dazu zählen folgende:
Nicht anonymisiert werden aus steuerlichen Gründen die Länder der Rechnungs- bzw. Lieferadressen.
Sind Kundendaten erst einmal anonymisiert, dann ist das Bearbeiten von Bestellungen und von Kundendatensätzen nicht mehr möglich. Auch Funktionen, wie bspw. die Erstellung von Rechnungen oder der Versand, bei denen personenbezogene Daten benötigt werden, können nicht mehr durchgeführt werden.
Daher: Führe alle Aktionen, die personenbezogene Daten benötigen, vor der Anonymisierung durch.
Nein. Sind Kundendaten einer Bestellung anonymisiert, dann können jegliche Aktionen, die personenbezogene Daten verarbeiten, nicht mehr durchgeführt werden. Dazu zählt u. a. der Versand, aber auch das Erstellen von Auftragsdokumenten.
Du kannst entweder die Kundendaten von einzelnen ausgewählten Bestellungen oder von Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum wiederherstellen.
Beide Optionen kannst du über deine Bestellübersicht steuern. Um ausgewählte Bestellungen wiederherzustellen, wähle diese in deiner Bestellübersicht aus und klicke anschließend in der oberen Funktionsleiste auf “Mehr”. Hier findest du den Punkt “Wiederherstellen”. Klickst du darauf und folgst dem sichöffnenden Dialog, dann wird die Wiederherstellung gestartet.
Um Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum wiederherzustellen, musst du in der oberen Funktionsleiste auf “Mehr” und anschließend auf “Wiederherstellen” klicken, ohne eine Bestellung im Vorfeld auszuwählen. Hier kannst du dann Einstellungen zum Datumsbereich vornehmen und anschließend auf “Bestellungen wiederherstellen” klicken, um die Wiederherstellung anzustoßen.
Die Bestellungen sind nicht sofort wiederhergestellt, denn eine Wiederherstellung dauert bis zu 5 Stunden. Bestellungen, die aktuell wiederhergestellt werden, sind mit einer Sanduhr (⏳) gekennzeichnet.
Die Wiederherstellung von Daten kann bis zu 5 Stunden in Anspruch nehmen. Werden anonymisiert Daten über die Bestellübersicht wiederhergestellt, dann taucht neben der laufenden Nummer statt des Schlosssymbols (🔒) eine Sanduhr (⏳) auf. Ist die Wiederherstellung fertig, kannst du das im “Bearbeiten”-Fenster deiner Bestellung im Reiter “Verlauf & Nachrichten” einsehen.
Eine Benachrichtigung über die fertige Wiederherstellung bekommst du nicht, du kannst dich aber per E-Mail mithilfe einer eingerichteten Automatisierungsregel benachrichtigen lassen. Siehe dazu Frage #7.
Um dich nach einer Wiederherstellung benachrichtigen zu lassen, kannst du einen Benachrichtigungstext und eine Automatisierungsregel einrichten. Wie du Benachrichtigungstexte einrichtest, kannst du in unserem Hilfeartikel zu Benachrichtigungstexten nachlesen. Diesen benötigst du, damit Billbee automatisiert eine E-Mail an dich sendet nach der Wiederherstellung. Außerdem ist es sinnvoll, wenn du einen SMTP-Server einrichtest, damit die E-Mails nicht im Spam-Ordner landen.
Um dich über die Wiederherstellung zu informieren, kannst du unter Einstellungen / Automatisierung eine neue Regel anlegen, die folgendermaßen aufgebaut ist:
Bitte beachte, dass du so für jede wiederhergestellte Bestellung eine E-Mail bekommst. Stellst du also nur die Kundendaten einer einzelnen Bestellung wieder her, dann erhältst du nur eine E-Mail. Stellst du allerdings die Kundendaten von 150 Bestellungen wieder her, dann erhältst du auch 150 E-Mails.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren wird gewahrt. Um auf der sicheren Seite zu sein, werden die Kundendaten sogar noch etwas länger gesichert, um sicherzustellen, dass die Daten 10 Jahre und bis zum Ende des aktuellen Kalenderjahres vorhanden sind.
Daten, die am 31.12.2022 bspw. anonymisiert werden, werden dann am 01.01.2033 endgültig gelöscht. Ebenso gilt das für Daten, die z. B. im September 2022 anonymisiert werden. Daten, die du bspw. im März 2023 anonymisierst, werden dann am 01.01.2034 endgültig gelöscht, usw.
Exportierst du Bestellungen, in denen anonymisierte Kundendaten vorhanden sind, werden diese auch als [Anonymisiert] exportiert. Anonymisierte Bestellungen können in Exporten ignoriert werden, wenn du beim Export über die Bestellübersicht den entsprechenden Haken setzt.
Exportierst du Daten an bspw. Buchhaltungssysteme, dann sollten diese Exporte vor der Anonymisierung durchgeführt werden. Die meisten Exporte finden ohnehin vor der Anonymisierung statt. Eine Ausnahme bietet es, wenn die Anonymisierung in der Shopverbindung mit 0 Tagen eingestellt ist, was ohnehin nicht ratsam ist. Ist die Anonymisierung so kurz eingestellt, kannst du deine Bestellungen in Billbee nicht bearbeiten oder bspw. versenden.
Ist eine Bestellung mal nicht in einem Export einbegriffen worden und soll im Nachgang nochmals exportiert werden, obwohl sie bereits anonymisiert ist, dann musst du den Weg über eine Wiederherstellung wählen. Ist die Bestellung wiederhergestellt, kannst du den Export problemlos vornehmen.
Tipp an Amazon-Nutzer:innen: Statt quartalsweise Exporte solltest du deine Exporte monatlich durchführen, da die Daten von Amazon-Bestellungen automatisch nach 40 Tagen anonymisiert werden.
Erstellst du einen Export, der anonymisierte Daten umfasst, dann können diese nicht wieder importiert werden.
Es kann vorkommen, dass der/die gleiche Kund:in über zwei verschiedene Kanäle bestellt. Angenommen, du verkaufst auf Amazon (wo die Daten in Billbee automatisch nach 40 Tagen anonymisiert werden) und hast einen Shopify-Shop (bei dem es dir freigestellt ist, ob und nach wie vielen Tagen du die Daten anonymisierst). Dein:e Kund:in bestellt einmal über Amazon und einmal über Shopify. So hast du zwei Bestellungen aus unterschiedlichen Kanälen in deinem Billbee-Account, welche jedoch mit dem gleichen Kundendatensatz verknüpft sind über die Quellen im Kundendatensatz.
Doch was passiert jetzt mit den Daten? Daten, aus Amazon-Shopverbindungen werden nach 40 Tagen automatisch anonymisiert. Deshalb werden die Daten in der Bestellung, die mit deiner Amazon-Shopverbindung verknüpft ist, anonymisiert. Angenommen, du hast keine automatische Anonymisierung von den Kundendaten von Bestellung aus deinem Shopify-Shop eingestellt. Dann bleiben die Kundendaten in der Shopify-Bestellung auch sichtbar, obwohl der gleiche Kundendatensatz mit der anonymisierten Amazon-Bestellung verknüpft ist. Wechselst du in deine Kundenübersicht und suchst den Kundendatensatz raus, sind die Daten dort ebenfalls nicht anonymisiert. Solange mind. eine Bestellung, die mit dem Kundendatensatz verknüpft ist, nicht anonymisiert ist, dann wird der Kundendatensatz in der Kundenübersicht auch nicht anonymisiert.
Manchmal kann es vorkommen, dass deine Kund:innen unterschiedliche Adressen für zwei verschiedene Bestellungen verwenden. Dabei handelt es sich aber nur um einen einzelnen Kundendatensatz mit zwei verschiedenen Adressen. Wenn jetzt die erste Bestellung mit der Adresse “Musterstraße 1A in 12345 Musterstadt” anonymisiert wird, dann wird diese Adresse auch im Kundendatensatz anonymisiert. E-Mailadressen und Telefonnummern sowie die zweite Adresse des/der gleichen Kund:in (Beispielstraße 2B in 67890 Beispielstadt) bleiben erhalten, bis auch die zweite Bestellung mit der zweiten Adresse anonymisiert werden. Die Felder der ersten Adresse werden als [Anonymisiert] angezeigt und der Datensatz kann nicht mehr bearbeitet werden.
Ähnlich wird es mit der Wiederherstellung gehandhabt. Sind beide Bestellungen anonymisiert und die erste Bestellung mit der Adresse “Musterstraße 1A in 12345 Musterstadt” wird wiederhergestellt, dann wird der Kundendatensatz mit E-Mailadressen und Telefonnummern wiederhergestellt, doch die zweite Adresse (Beispielstraße 2B in 67890 Beispielstadt) bleibt anonymisiert. Um auch diese wiederherzustellen, muss auch die zweite Bestellung wiederhergestellt werden.
Du findest sowohl die Begrifflichkeiten “archiviert” als auch die Begrifflichkeit “anonymisiert” in Billbee, doch sie bedeuten zwei unterschiedliche Dinge.
Archiviert kann als Status gesetzt werden. Grundsätzlich löst dieser Status erstmal keine weiteren Aktionen aus, es sei denn, du hast Automatisierungsregeln auf Basis dieses Status festgelegt.
Sprechen wir von “anonymisiert”, dann handelt es sich um Kundendaten, die nicht mehr einsehbar sind, weil sie auf dem sog. “Coldstorage” abgelegt sind. Sie werden als [Anonymisiert] in Billbee dargestellt. Du kannst sie durch die Wiederherstellung der Daten wieder sichtbar machen. Sind die Daten anonymisiert, dann können Bestellungen mit diesen Daten auch nicht mehr bearbeitet oder Aktionen mit ihnen ausgeführt werden, wie bspw. die Rechnungsstellung oder der Versand.
Ja, auch größere Mengen an Kundendaten aus Bestellungen können wiederhergestellt werden. Auch das kann bis zu 5 Stunden (oder sogar länger) dauern.
