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Anonymisierung von Kundendaten in Billbee ist wichtig, um allen rechtlichen Bedingungen zu entsprechen. Doch was heißt das konkret?

  • Kundendaten können automatisiert anonymisiert werden
  • Die Originaldaten werden auf einem sog. "Coldstorage" gespeichert
  • Die anonymisierten Daten sind nicht einsehbar und nicht kurzfristig wiederherstellbar (um den rechtlichen Bedingungen zu entsprechen)
  • Die Daten sind keinesfalls verloren. Anonymisierte Daten können wiederhergestellt werden, jedoch dauert die Wiederherstellung mehrere Stunden.
  • Daten, die mehr als 10 Jahre archiviert sind, werden dauerhaft gelöscht (um den rechtlichen Bedingungen zu entsprechen)

Im Beitrag findest du eine Zusammenfassung, wie die Anonymisierung von Kundendaten funktionieren wird und außerdem haben wir dir häufig gestellte Fragen rund um die Funktion zusammengestellt.

Wie funktioniert die Anonymisierung von Kundendaten bei Billbee?

Du hast verschiedene Möglichkeiten, wie du Kundendaten in Billbee anonymisieren und auch wiederherstellen kannst. Hier im Blogbeitrag geben wir dir nur einen kurzen Einblick. Ausführliche Informationen findest du im Hilfeartikel zur Anonymisierung von Kundendaten bei Billbee.

Einstellungen in der Shopverbindung

In den Einstellungen deiner Shopverbindung findest du eine Möglichkeit, die Kundendaten aus dieser Shopverbindung automatisch nach X Tagen zu anonymisieren. Diese Option kannst du für jede Shopverbindung einzeln aktivieren.

Anonymisieren von Kundendaten x Billbee / Shopverbindung

Deine Shopverbindungen kannst du unter Einstellungen / Kanäle bearbeiten.

Lediglich bei Amazon-Anbindungen kannst du dort keine Einstellungen vornehmen, weil die Kundendaten, die mit Amazon-Bestellungen verknüpft sind, automatisch nach 40 Tagen anonymisiert werden.

Anonymisieren von Kundendaten x Billbee / Amazon

Anonymisierung durch Automatisierungsregeln

Innerhalb der Automatisierungsregeln findest du eine Aktion mit dem Namen “Die Bestellung anonymisieren”. Hiermit kannst du Automatisierungsregeln nach deinen Wünschen einstellen, die als Aktion die Anonymisierung der Daten durchführen.

Manuelles Anonymisieren

Die dritte Möglichkeit ist das manuelle Anonymisieren von Kundendaten in der Bestellübersicht. Dafür kannst du entweder manuell Bestellungen auswählen, um diese zu anonymisieren, oder du anonymisierst die Kundendaten von Bestellungen, die in einen bestimmten Datumsbereich fallen.

Wähle die Bestellungen in der Bestellübersicht aus, die du anonymisieren möchtest und klicke anschließend auf “Mehr” in der oberen Funktionsleiste. Hier findest du die Option “Anonymisieren”. Klickst du darauf, dann werden die Kundendaten der ausgewählten Bestellung(en) anonymisiert.

Anonymisieren von Kundendaten x Billbee / manuelles Anonymisieren

Klickst du auf “Mehr” und anschließend auf “Anonymisieren” ohne eine oder mehrere Bestellung(en) auszuwählen, dann kannst du die Kundendaten von Bestellungen aus einem bestimmten Datumsbereich anonymisieren.

Wiederherstellen von anonymisierten Daten

Sind die Kundendaten erst einmal anonymisiert, dann kannst du die Daten bis zu 10 Jahre nach der Anonymisierung wiederherstellen. Wenn Daten wiederhergestellt und anschließend erneut anonymisiert werden, gilt das neue Anonymisierungsdatum

Bitte beachte, dass die Wiederherstellung von Daten bis zu 5 Stunden dauern kann. Wir (und auch der Support) können dir leider keine genaue Zeitangabe geben, wann deine Daten dann wiederhergestellt sind, weshalb wir dich um Geduld bitten. Denn wir können die Dauer der Wiederherstellung auch nicht beeinflussen.

Beim Wiederherstellen von Kundendaten hast du entweder die Möglichkeit, sie für eine oder mehrere ausgewählte Bestellung(en) wiederherzustellen oder für Bestellungen aus einem bestimmten Datumsbereich.

Um Kundendaten von ausgewählten Bestellungen wiederherzustellen, musst du diese in deiner Bestellübersicht auswählen und anschließend in der oberen Funktionsleiste auf “Mehr” klicken, wo du die Option “Wiederherstellen” findest. Klickst du darauf, dann startet die Wiederherstellung deiner Kundendaten für diese Bestellung(en). Die Bestellungen sind in der Bestellübersicht dann mit einer Sanduhr (⏳) gekennzeichnet.

Willst du Kundendaten von Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum wiederherstellen, dann musst du, ohne Bestellungen auszuwählen, in der oberen Funktionsleiste auf “Mehr” klicken und anschließend auf “Wiederherstellen”. Jetzt kannst du deine Einstellungen vornehmen und deine Daten wiederherstellen. Die Bestellungen erhalten dann bis zur Fertigstellung der Wiederherstellung eine Sanduhr (⏳) neben der laufenden Nummer in der Bestellübersicht.

Besonderheit bei Amazon-Accounts

Die Besonderheit bei Amazon ist, dass die automatische Anonymisierung von Kundendaten Pflicht für Händler:innen ist. Damit das passiert, musst du in deiner Amazon-Anbindung nichts weiter einstellen, da dies bereits automatisch in Billbee hinterlegt ist. In deiner Amazonverbindung sieht die Einstellung dann folgendermaßen aus:

Anonymisieren von Kundendaten x Billbee / Amazon

Aktuell ist geplant, dass das Feature am 31.08.2022 ausgerollt wird. Das bedeutet, dass die Kundendaten aller Bestellungen, die am 31.08.2022 40 Tage und älter sind, sofort anonymisiert werden. Die Daten sind nicht verloren, sondern nur anonymisiert und können auch wiederhergestellt werden, so wie oben oder in unserem Hilfeartikel beschrieben. Bitte denk daran, dass eine Wiederherstellung bis zu 5 Stunden dauern kann. Sind die Kundendaten erst einmal wiederhergestellt, dann werden sie automatisch 40 Tage nach dem Wiederherstellungsdatum wieder anonymisiert.

Häufig gestellte Fragen zur Anonymisierung von Kundendaten

Wir haben für dich alle Fragen gesammelt, die uns im Zusammenhang mit der Anonymisierung von Kundendaten gestellt wurden. Diese Liste erweitern wir laufend.

#1: Wie kann ich sehen, dass die Kundendaten anonymisiert sind?

Dass die Kundendaten einer Bestellung oder eines damit verbundenen Kundendatensatzes anonymisiert sind, kannst du an verschiedenen Stellen sehen.

Befindest du dich in der Bestellübersicht, dann siehst du neben der laufenden Nummer deiner Bestellungen ein Schlosssymbol (🔒), was anzeigt, dass die Kundendaten dieser Bestellung anonymisiert sind. Hast du außerdem noch Spalten eingeblendet, die personenbezogene Daten aufweisen, dann werden z. B. Namen durch [Anonymisiert] ersetzt.

Anonymisieren von Kundendaten x Billbee / Bestellung anonymisiertm

Wechselst du in das “Bearbeiten”-Fenster einer Bestellung, dann wird angezeigt, dass die Bestellung anonymisiert ist und nicht mehr bearbeitet werden kann. Zudem werden dir im Reiter “Verlauf & Nachrichten” Hinweise dazu angezeigt, wann eine Bestellung anonymisiert wurde. Hier findest du auch einen Vermerk, wenn du Kundendaten wiederhergestellt hast.

Anonymisieren von Kundendaten x Billbee / Bestellung anonymisiert

Innerhalb der Kundenübersicht werden anonymisierte Kundendaten auch mit [Anonymisiert] gekennzeichnet.

Anonymisieren von Kundendaten x Billbee / Kundendatensatz anonymisiert

#2: Welche Daten werden anonymisiert?

Es werden alle personenbezogenen Daten anonymisiert. Dazu zählen folgende:

  • Namen
  • Adressen (inkl. Straße, Hausnummer, PLZ, Ort und Bundesland sowie Adresszusätze)
  • E-Mail Adressen und Telefonnummern
  • VAT Ids

Nicht anonymisiert werden aus steuerlichen Gründen die Länder der Rechnungs- bzw. Lieferadressen.

#3: Was ist nicht mehr möglich, wenn die Kundendaten anonymisiert sind?

Sind Kundendaten erst einmal anonymisiert, dann ist das Bearbeiten von Bestellungen und von Kundendatensätzen nicht mehr möglich. Auch Funktionen, wie bspw. die Erstellung von Rechnungen oder der Versand, bei denen personenbezogene Daten benötigt werden, können nicht mehr durchgeführt werden.

Daher: Führe alle Aktionen, die personenbezogene Daten benötigen, vor der Anonymisierung durch.

#4: Kann ich Bestellungen mit anonymisierten Kundendaten erneut versenden?

Nein. Sind Kundendaten einer Bestellung anonymisiert, dann können jegliche Aktionen, die personenbezogene Daten verarbeiten, nicht mehr durchgeführt werden. Dazu zählt u. a. der Versand, aber auch das Erstellen von Auftragsdokumenten.

#5: Wie kann ich die Kundendaten wiederherstellen?

Du kannst entweder die Kundendaten von einzelnen ausgewählten Bestellungen oder von Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum wiederherstellen.

Beide Optionen kannst du über deine Bestellübersicht steuern. Um ausgewählte Bestellungen wiederherzustellen, wähle diese in deiner Bestellübersicht aus und klicke anschließend in der oberen Funktionsleiste auf “Mehr”. Hier findest du den Punkt “Wiederherstellen”. Klickst du darauf und folgst dem sichöffnenden Dialog, dann wird die Wiederherstellung gestartet.

Um Bestellungen aus einem bestimmten Zeitraum wiederherzustellen, musst du in der oberen Funktionsleiste auf “Mehr” und anschließend auf “Wiederherstellen” klicken, ohne eine Bestellung im Vorfeld auszuwählen. Hier kannst du dann Einstellungen zum Datumsbereich vornehmen und anschließend auf “Bestellungen wiederherstellen” klicken, um die Wiederherstellung anzustoßen.

Die Bestellungen sind nicht sofort wiederhergestellt, denn eine Wiederherstellung dauert bis zu 5 Stunden. Bestellungen, die aktuell wiederhergestellt werden, sind mit einer Sanduhr (⏳) gekennzeichnet.

#6: Wie lange dauert die Wiederherstellung von anonymisierten Daten?

Die Wiederherstellung von Daten kann bis zu 5 Stunden in Anspruch nehmen. Werden anonymisiert Daten über die Bestellübersicht wiederhergestellt, dann taucht neben der laufenden Nummer statt des Schlosssymbols (🔒) eine Sanduhr (⏳) auf. Ist die Wiederherstellung fertig, kannst du das im “Bearbeiten”-Fenster deiner Bestellung im Reiter “Verlauf & Nachrichten” einsehen.

Eine Benachrichtigung über die fertige Wiederherstellung bekommst du nicht, du kannst dich aber per E-Mail mithilfe einer eingerichteten Automatisierungsregel benachrichtigen lassen. Siehe dazu Frage #7.

#7: Wie kann ich mich nach Wiederherstellung benachrichtigen lassen?

Um dich nach einer Wiederherstellung benachrichtigen zu lassen, kannst du einen Benachrichtigungstext und eine Automatisierungsregel einrichten. Wie du Benachrichtigungstexte einrichtest, kannst du in unserem Hilfeartikel zu Benachrichtigungstexten nachlesen. Diesen benötigst du, damit Billbee automatisiert eine E-Mail an dich sendet nach der Wiederherstellung. Außerdem ist es sinnvoll, wenn du einen SMTP-Server einrichtest, damit die E-Mails nicht im Spam-Ordner landen.

Um dich über die Wiederherstellung zu informieren, kannst du unter Einstellungen / Automatisierung eine neue Regel anlegen, die folgendermaßen aufgebaut ist:

  • Auslöser: Bestellung aus dem Archiv wiederhergestellt
  • Bedingungen: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen. Du könntest bspw. deinen Shop einschränken, wenn du nur über die Wiederherstellung von Kundendaten einer Bestellung aus einem bestimmten Shopsystem informiert werden möchtest.
  • Aktion: Nachricht an E-Mail Adresse senden
Anonymisieren von Kundendaten x Billbee / Regel zur Benachrichtigung nach Wiederherstellung der Daten

Bitte beachte, dass du so für jede wiederhergestellte Bestellung eine E-Mail bekommst. Stellst du also nur die Kundendaten einer einzelnen Bestellung wieder her, dann erhältst du nur eine E-Mail. Stellst du allerdings die Kundendaten von 150 Bestellungen wieder her, dann erhältst du auch 150 E-Mails.

#8: Wie lange kann ich Daten wiederherstellen?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren wird gewahrt. Um auf der sicheren Seite zu sein, werden die Kundendaten sogar noch etwas länger gesichert, um sicherzustellen, dass die Daten 10 Jahre und bis zum Ende des aktuellen Kalenderjahres vorhanden sind.

Daten, die am 31.12.2022 bspw. anonymisiert werden, werden dann am 01.01.2033 endgültig gelöscht. Ebenso gilt das für Daten, die z. B. im September 2022 anonymisiert werden. Daten, die du bspw. im März 2023 anonymisierst, werden dann am 01.01.2034 endgültig gelöscht, usw.

#9: Wie verhalten sich anonymisierte Daten in Exporten?

Exportierst du Bestellungen, in denen anonymisierte Kundendaten vorhanden sind, werden diese auch als [Anonymisiert] exportiert. Anonymisierte Bestellungen können in Exporten ignoriert werden, wenn du beim Export über die Bestellübersicht den entsprechenden Haken setzt.

Anonymisieren von Kundendaten x Billbee / Export

Exportierst du Daten an bspw. Buchhaltungssysteme, dann sollten diese Exporte vor der Anonymisierung durchgeführt werden. Die meisten Exporte finden ohnehin vor der Anonymisierung statt. Eine Ausnahme bietet es, wenn die Anonymisierung in der Shopverbindung mit 0 Tagen eingestellt ist, was ohnehin nicht ratsam ist. Ist die Anonymisierung so kurz eingestellt, kannst du deine Bestellungen in Billbee nicht bearbeiten oder bspw. versenden.

Ist eine Bestellung mal nicht in einem Export einbegriffen worden und soll im Nachgang nochmals exportiert werden, obwohl sie bereits anonymisiert ist, dann musst du den Weg über eine Wiederherstellung wählen. Ist die Bestellung wiederhergestellt, kannst du den Export problemlos vornehmen.

Tipp an Amazon-Nutzer:innen: Statt quartalsweise Exporte solltest du deine Exporte monatlich durchführen, da die Daten von Amazon-Bestellungen automatisch nach 40 Tagen anonymisiert werden.

#10: Wie kann ich anonymisierte Daten wieder importieren?

Erstellst du einen Export, der anonymisierte Daten umfasst, dann können diese nicht wieder importiert werden.

#12: Was passiert, wenn die Kundendaten mit mehreren Shopsystemen verknüpft sind (z. B. Amazon und Shopify)?

Es kann vorkommen, dass der/die gleiche Kund:in über zwei verschiedene Kanäle bestellt. Angenommen, du verkaufst auf Amazon (wo die Daten in Billbee automatisch nach 40 Tagen anonymisiert werden) und hast einen Shopify-Shop (bei dem es dir freigestellt ist, ob und nach wie vielen Tagen du die Daten anonymisierst). Dein:e Kund:in bestellt einmal über Amazon und einmal über Shopify. So hast du zwei Bestellungen aus unterschiedlichen Kanälen in deinem Billbee-Account, welche jedoch mit dem gleichen Kundendatensatz verknüpft sind über die Quellen im Kundendatensatz.

Doch was passiert jetzt mit den Daten? Daten, aus Amazon-Shopverbindungen werden nach 40 Tagen automatisch anonymisiert. Deshalb werden die Daten in der Bestellung, die mit deiner Amazon-Shopverbindung verknüpft ist, anonymisiert. Angenommen, du hast keine automatische Anonymisierung von den Kundendaten von Bestellung aus deinem Shopify-Shop eingestellt. Dann bleiben die Kundendaten in der Shopify-Bestellung auch sichtbar, obwohl der gleiche Kundendatensatz mit der anonymisierten Amazon-Bestellung verknüpft ist. Wechselst du in deine Kundenübersicht und suchst den Kundendatensatz raus, sind die Daten dort ebenfalls nicht anonymisiert. Solange mind. eine Bestellung, die mit dem Kundendatensatz verknüpft ist, nicht anonymisiert ist, dann wird der Kundendatensatz in der Kundenübersicht auch nicht anonymisiert.

#13: Was passiert, wenn Kund:innen zweimal mit unterschiedlichen Adressen bestellen?

Manchmal kann es vorkommen, dass deine Kund:innen unterschiedliche Adressen für zwei verschiedene Bestellungen verwenden. Dabei handelt es sich aber nur um einen einzelnen Kundendatensatz mit zwei verschiedenen Adressen. Wenn jetzt die erste Bestellung mit der Adresse “Musterstraße 1A in 12345 Musterstadt” anonymisiert wird, dann wird diese Adresse auch im Kundendatensatz anonymisiert. E-Mailadressen und Telefonnummern sowie die zweite Adresse des/der gleichen Kund:in (Beispielstraße 2B in 67890 Beispielstadt) bleiben erhalten, bis auch die zweite Bestellung mit der zweiten Adresse anonymisiert werden. Die Felder der ersten Adresse werden als [Anonymisiert] angezeigt und der Datensatz kann nicht mehr bearbeitet werden.

Ähnlich wird es mit der Wiederherstellung gehandhabt. Sind beide Bestellungen anonymisiert und die erste Bestellung mit der Adresse “Musterstraße 1A in 12345 Musterstadt” wird wiederhergestellt, dann wird der Kundendatensatz mit E-Mailadressen und Telefonnummern wiederhergestellt, doch die zweite Adresse (Beispielstraße 2B in 67890 Beispielstadt) bleibt anonymisiert. Um auch diese wiederherzustellen, muss auch die zweite Bestellung wiederhergestellt werden.

#14: Was ist der Unterschied zwischen archiviert und anonymisiert?

Du findest sowohl die Begrifflichkeiten “archiviert” als auch die Begrifflichkeit “anonymisiert” in Billbee, doch sie bedeuten zwei unterschiedliche Dinge.

Archiviert kann als Status gesetzt werden. Grundsätzlich löst dieser Status erstmal keine weiteren Aktionen aus, es sei denn, du hast Automatisierungsregeln auf Basis dieses Status festgelegt.

Sprechen wir von “anonymisiert”, dann handelt es sich um Kundendaten, die nicht mehr einsehbar sind, weil sie auf dem sog. “Coldstorage” abgelegt sind. Sie werden als [Anonymisiert] in Billbee dargestellt. Du kannst sie durch die Wiederherstellung der Daten wieder sichtbar machen. Sind die Daten anonymisiert, dann können Bestellungen mit diesen Daten auch nicht mehr bearbeitet oder Aktionen mit ihnen ausgeführt werden, wie bspw. die Rechnungsstellung oder der Versand.

#15: Ich möchte eine größere Anzahl an Bestellungen wiederherstellen, ist das auch möglich?

Ja, auch größere Mengen an Kundendaten aus Bestellungen können wiederhergestellt werden. Auch das kann bis zu 5 Stunden (oder sogar länger) dauern.

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