#happyselling :-)

Wir bei Billbee arbeiten ständig daran, Billbee besser zu machen und auf die Bedürfnisse unserer Nutzer:innen anzupassen. Ein großes Projekt aus der letzten Zeit ist die Überarbeitung der Kundenverwaltung, die nun endlich live ist und für alle Billbee-Nutzer:innen verfügbar ist! Welche Änderungen und Neuerungen es gibt, haben wir dir in diesem Beitrag zusammengefasst.

Die Kundenübersicht - jetzt mit Filtern!

Fangen wir mit der Kundenübersicht an. Die Kundenübersicht ist das, was du siehst, wenn du in der linken Menüleiste aus das Icon mit den drei Personen klickst.

Vorher wurden dir nur die Datensätze deiner Kund:innen angezeigt. Über die obere Funktionsleiste konntest du bspw. einen neuen Datensatz anlegen oder die Daten importieren bzw. exportieren.

In der neuen Kundenverwaltung siehst du natürlich auch weiterhin die Datensätze deiner Kund:innen. Neu ist jetzt, dass du deine Kundenübersicht filtern kannst. Die Filtereinstellungen kommen dir vielleicht sogar bekannt vor, denn diese findest du auch in der Artikelübersicht bei Billbee.

Mit den Filtern kannst du dir deine Kundenübersicht einstellen, wie es für dich praktikabel ist. Blende Spalten ein, die du häufig verwendest oder blende Spalten aus, die du nicht benötigst. In der Zeile über den Kundendatensätzen kannst du die einzelnen Spalten filtern. So kannst du z. B. die Kundensprache filtern oder den Kundentyp. Die Filter- und Ansichtseinstellungen kannst du dann natürlich auch ganz einfach speichern, sodass du sie später direkt aufrufen kannst.

Kundendatensätze bearbeiten

Auch das Bearbeiten von Kundendatensätzen haben wir ein wenig angepasst. In diese Überarbeitungen sind viele Wünsche (wie bspw. das Hinterlegen von mehreren E-Mailadresse in einem Datensatz) aus unserer Community eingeflossen (danke dafür!). Wünsche an Überarbeitungen oder neue Features und Anbindungen kannst du jederzeit in unserer Roadmap (roadmap.billbee.io) einreichen und sogar für andere Wünsche voten!

Zur Erinnerung: einen Kundendatensatz kannst du bearbeiten, indem du in der Zeile des/der gewünschten Kund:in auf das Stiftsymbol klickst.

Der Reiter “Allgemein”

Den ersten Reiter, den du siehst, wenn du einen Kundendatensatz bearbeitest, beinhaltet die allgemeinen Informationen über deine:n Kund:in.

Du kannst weiterhin die Stammdaten deiner Kund:innen hier verwalten. Eine Neuerung findest du auf der rechten Seite. Hier kannst du nämlich jetzt mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern für einen Kundendatensatz hinterlegen.

Zu beachten ist hierbei, dass der Status der einzelnen E-Mail-Adressen bzw. Telefonnummern nur einmalig vergeben werden darf pro Kund:in. Zur Auswahl stehen dir die Standard (als Standard-E-Mail-Adresse), kaufmännische E-Mails (für Auftragsdokumente) und Statusänderungen (z. B. bei Statusänderung von Bezahlt auf Versendet). Zu beachten ist, dass die Standardadresse automatisch beim Bestellimport gesetzt wird, sobald eine E-Mail-Adresse in der Bestellung zur Verfügung steht.

Der Reiter “Adressen”

Bei den Adressen konntest du bereits vor der Überarbeitung der Kundenverwaltung Lieferadressen und Rechnungsadressen für den Datensatz hinzufügen. Das kannst du auch weiterhin, nur mit noch mehr Funktionen und etwas “aufgehübscht”.

Über das “+”-Symbol kannst du jetzt eine neue Adresse anlegen. In dem Pop-up-Fenster, was sich dann öffnet, kannst du wählen, ob es sich um eine Liefer- oder eine Rechnungsadresse handelt.

Du kannst jetzt außerdem Adressen zusammenfassen. Die Adressen, die du zusammenfassen willst, kannst du über die Auswahlfelder im Reiter “Adressen” anwählen. Anschließend öffnet sich ein Pop-up-Fenster, bei dem links die neue Adresse angezeigt wird - das Ergebnis sozusagen. Daneben befinden sich die vorher ausgewählten Adressen. An den einzelnen Datenfeldern befindet sich jeweils ein grünes oder schwarzes Häkchen. Ein Klick auf das Häkchen übernimmt den Dateninhalt in die neue Adresse. Das grüne Häkchen bedeutet, dass die Inhalte in die neue Adresse übernommen werden. Alle Felder mit einem schwarzen Häkchen wurden erst einmal nicht übernommen.

Die letzte Neuerung in diesem Reiter ist die Spalte “In Verwendung”, in der entweder “Ja” oder “Nein” steht. Adressen, die nicht mehr verwendet werden, können und werden mit “Nein” markiert werden. Möchtest du die Adresse dennoch ändern, kannst du dies ganz normal über das Stiftsymbol links in der Zeile der Adresse tun. Der einzige Unterschied ist dann, dass nach dem Speichern eine neue Adresse angelegt wird, die dann in der Spalte “In Verwendung” den Status “Nein” bekommt.

Der Reiter “Quellen”

Den Reiter “Quellen” gab es vorher in der Kundenverwaltung nicht. Du kennst die Quellen aber aus einem anderen Bereich, nämlich aus den Artikeln. Und so wie die Quellen bei den Artikeln funktionieren, funktionieren sie auch bei den Kund:innen.

Unterstützt dein Shopsystem oder Marktplatz die Funktion, dann wird jedes Mal, wenn ein Kundendatensatz angelegt wird, weil dieser mit einer Bestellung importiert wird, eine Quelle mit ID innerhalb des Kundendatensatzes angelegt. Bestellt der/die gleiche Kund:in erneut in deinem Shop, dann kann der Datensatz über die Quelle erkannt und zugeordnet werden.

Der Reiter “Zahlungen”

Auch der Reiter “Zahlungen” ist neu in der neuen Kundenverwaltung. Hier werden die Zahlungseingänge aufgezählt, die mit den Bestellungen dieses/dieser Kund:in verknüpft sind. Außerdem hast du hier dann die Möglichkeit, direkt in die Bestellung zu wechseln.

Die Reiter “Bestellungen” und “Bemerkungen”

Diese beiden Reiter kennst du bereits aus der alten Kundenverwaltung. Sie haben lediglich einen neuen Look bekommen!

Im Reiter “Bestellungen” werden dir die Bestellungen angezeigt, die der/die Kund:in bereits in der Vergangenheit getätigt hat.

Im Reiter “Bemerkungen” kannst du manuell interne Bemerkungen zu diesem Kundendatensatz hinterlegen.

Was sonst noch neu ist

Die Neuerungen in der Kundenverwaltung bringen auch noch einige weitere Änderungen mit sich, die wir dir nicht vorenthalten möchten.

Neuerungen in den Automatisierungen

Da du mit der neuen Kundenverwaltung ja auch verschiedene E-Mail-Adressen im Datensatz deines/deiner Kund:in hinterlegen kannst, kannst du jetzt auch in den Aktionen der Automatisierungen die verschiedenen E-Mail-Typen auswählen.

So kannst du besser differenzieren, welche:r Empfänger:in welche E-Mail bekommen soll.

Du kannst bspw. in einer Regel die Aktion auch kombinieren, um die Statusänderung an eine E-Mail-Adresse zu kommunizieren und den Rechnungsversand an eine andere E-Mail-Adresse. Das kann dann wie im folgenden Screenshot aussehen:

Neue Platzhalter

Die neue Kundenverwaltung bringt auch neue Platzhalter mit sich, und zwar folgende:

  • {Fax} => Standard Fax von Kund:innen (als Typ markiert)
  • {Phone1} => Standard Tel1 von Kund:innen (als Typ markiert)
  • {Phone2} => Standard Tel2 von Kund:innen (als Typ markiert)
  • {Email} => Standard E-Mail von Kund:innen (als Typ markiert)
  • {DefaultEmail} => Auftrag -> E-Mail Adresse (Standard)
  • {CommercialEmail} => Auftrag -> E-Mail Adresse (Kaufm. Dokumente)
  • {StatusUpdatesEmail} => Auftrag -> E-Mail Adresse (Status Änderungen)
  • {OrderFax} => Auftrag -> Fax
  • {OrderPhone1} => Auftrag -> Tel1
  • {OrderPhone2} => Auftrag -> Tel2
  • {OrderOrCustomerFax} => Auftrag -> Fax oder Standard Fax von Kund:innen
  • {OrderOrCustomerPhone1} => Auftrag -> Tel1 oder Standard Tel1 von Kund:innen
  • {OrderOrCustomerPhone2} => Auftrag -> Tel2 oder Standard Tel2 von Kund:innen

Neuerungen in den Bestellungen

Durch die Änderungen in der Kundenverwaltung haben sich auch kleine Änderungen in den Bestellungen ergeben. Im “Bearbeiten”-Fenster deiner Bestellungen (erreichbar über das Stiftsymbol in der Zeile der Bestellung in der Bestellübersicht) kannst du jetzt im Reiter “Allgemeines” auch auf die unterschiedlichen E-Mail-Adressen und Telefon- bzw. Faxnummern aus der Kundenverwaltung zugreifen.

Möchtest du die Adressen jedoch bearbeiten, musst du zurück in die Kundenverwaltung wechseln.

Versandstation

In der Versandstation haben wir das Layout ansprechender gestaltet.

Außerdem kannst du während des Versandes die Adresse der Bestellung noch anpassen.

Externe Cloudspeicher

In den externen Cloudspeichern haben wir auch eine kleine Änderung vorgenommen: ab sofort ist es möglich, bereits bestehende Cloudanbindungen zu bearbeiten! Zudem wurde das Layout angepasst.