Automatisierte Auftragsabwicklung in 4 Schritten: So sparst du Zeit & Geld

Jede manuelle Eingabe im Bestellprozess kostet Zeit und ist eine potenzielle Fehlerquelle. Wenn dein Unternehmen wächst, wird eine ineffiziente Auftragsabwicklung schnell zur größten Wachstumsbremse. Doch das muss nicht sein.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du durch eine automatisierte Auftragsabwicklung nicht nur Kosten sparst, sondern auch deine Kund:innen glücklicher machst. Wir beleuchten die entscheidenden Prozesse im E-Commerce und decken auf, welche Punkte du einfach automatisieren kannst, um wertvolle Zeit und damit auch Geld zu sparen.

Was ist die Auftragsabwicklung genau?

Unter Auftragsabwicklung versteht man alle Prozesse, die zur Erfüllung eines Auftrages nötig sind – inklusive des gesamten Datenflusses. Im E-Commerce bedeutet das konkret: Jeder Schritt von der Bestellung durch den Kunden oder die Kundin bis zur Lieferung und der eventuellen Nachbetreuung.

Was oft übersehen wird, ist der dazugehörige Informationsfluss, der ebenfalls Teil der Auftragsabwicklung ist. Dazu gehören:

• Auftragsdaten: Wie werden sie von Kund:innen übermittelt?
• Interne Verteilung: Wie gelangen die Auftragsdaten an deine Mitarbeiter:innen?
• Versanddaten: Wie werden sie an die Versanddienstleister weitergeleitet?
• Dokumente: Wie erhalten Kund:innen Lieferscheine und Rechnungen?
• Nachbetreuung: Wie wird das Retourenmanagement gehandhabt?

Es kommt also nicht nur auf das Verpacken und Versenden an, sondern darauf, dass alle Daten korrekt und in der richtigen Reihenfolge weitergegeben werden, um den Auftrag perfekt zu erfüllen.

Warum eine optimierte Auftragsabwicklung entscheidend für dein Wachstum ist

Viele Unternehmen fokussieren sich ausschließlich auf die Verbesserung ihrer Produkte. Das ist wichtig, aber die Kundenzufriedenheit hängt mindestens genauso stark von einer reibungslosen und positiven Bestellerfahrung ab. Selbst das beste Produkt kann durch eine chaotische Auftragsabwicklung an Wert verlieren und deine Umsätze schmälern.

Ist dein Prozess nicht optimiert, kann das direkte negative Folgen haben:

• Fehlerhafte Bestellungen: Durch manuelle Datenübertragung kommt es zu Missverständnissen und falschen Lieferungen.
• Verzögerungen bei Versand & Lieferung: Wenn Zahlungseingänge oder Bestände manuell geprüft werden müssen, verlierst du wertvolle Zeit.
• Hoher Aufwand bei Reklamationen: Unklare Prozesse führen zu Konflikten und unzufriedenen Kund:innen, deren Betreuung wiederum Ressourcen bindet.
• Steigende Kosten: Jeder manuelle Schritt, jede Korrektur und jede Kundenanfrage zum Bestellstatus kostet dich und dein Team Arbeitszeit und damit bares Geld.

Um genau das zu vermeiden, schauen wir uns jetzt an, welche Schritte du einfach optimieren und automatisieren kannst.

So startest du mit der automatisierten Auftragsabwicklung

Wo immer du deine Produktivität steigern möchtest, sind Prozessoptimierung und Automatisierung der Schlüssel. Du hast dich sicher schon bei einigen Schritten gefragt, ob das nicht einfacher geht. Die Antwort lautet fast immer: „Ja“. Meist fehlt nur das Wissen über die richtigen Tools.

Schritt #1: Bestelleingang und Lagerbestand automatisch abgleichen

Nichts ist ärgerlicher – für dich und deine Kund:innen – als eine Bestellung für ein Produkt, das gar nicht auf Lager ist. Der anschließende E-Mail-Verkehr, die Enttäuschung bei der Kundschaft und der manuelle Aufwand lassen dein Unternehmen unprofessionell wirken.

Die Lösung ist ein System mit integrierter Lagerverwaltung, wie du sie in Billbee findest. Eingehende Bestellungen werden automatisch mit dem Lagerbestand deiner Verkaufskanäle abgeglichen. So kann die Bestellung von nicht verfügbaren Produkten verhindert werden, bevor sie überhaupt entsteht.

➡️ Mehr erfahren: So funktioniert der automatische Bestandsabgleich bei Billbee

Schritt #2: Zahlungseingänge automatisch zuweisen

Prüfst du aktuell jeden Morgen manuell deine Bankkonten, um zu sehen, welche Bestellungen bezahlt wurden? Dieser Schritt ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

Ein zentrales System wie Billbee kann direkt an deine Zahlungsdienstleister angebunden werden. Eingehende Zahlungen werden so automatisch den offenen Rechnungen zugeordnet. Ein Blick ins Dashboard genügt und du weißt sofort, welche Bestellung versandbereit ist. Der manuelle Abgleich entfällt komplett. Das bedeutet: Weniger Fehler, schnellere Bearbeitung und zufriedenere Kund:innen.

➡️ Jetzt entdecken: Lies hier, wie du den Zahlungsabgleich in Billbee einrichtest

Klingt kompliziert? Ist es nicht! Du kannst die Automatisierung deiner Auftragsabwicklung noch heute starten. Teste Billbee 30 Tage völlig kostenfrei und überzeuge dich selbst, wie einfach es sein kann. Jetzt kostenlos testen & Zeit sparen!

Schritt #3: Lieferscheine und Versandlabels auf Knopfdruck erstellen

Stell dir vor: Die Zahlung ist da, die Ware liegt bereit. Jetzt erstellst du manuell den Lieferschein, loggst dich beim Versanddienstleister ein und tippst die Adressdaten ab. Spätestens bei fünf Bestellungen am Tag wird das zur Qual.

Moderne Warenwirtschaftssysteme haben dafür längst eine Lösung. Mit Billbee kannst du basierend auf dem Bestellstatus automatisch Lieferscheine und Rechnungen erstellen und den Versand direkt anmelden. Mit nur einem Klick wird das richtige Versandlabel gedruckt – ganz ohne manuelle Dateneingabe.

➡️ So geht's: Verbinde deine Versanddienstleister mit Billbee

Schritt #4: Kund:innen mit automatischen E-Mails begeistern

Deine Prozesse laufen jetzt wie am Schnürchen – zeig das auch deinen Kund:innen! Transparente Kommunikation ist ein unschätzbarer Service, der Vertrauen schafft. Auch wenn wir täglich von E-Mails überflutet werden, freuen wir uns immer über Nachrichten, die uns über den Fortschritt unserer eigenen Bestellung informieren.

Nutze diese positive Erwartungshaltung! Mit Billbee kannst du vollautomatisch Statusbenachrichtigungen versenden und damit typischen Kundenfragen zuvorkommen. Folgende Nachrichten solltest du unbedingt automatisieren:

• Bestellbestätigung: Gibt dem Kunden oder der Kundin Sicherheit, dass alles geklappt hat.
• Zahlungsbestätigung: Schafft Vertrauen und signalisiert den nächsten Schritt.
• Versandbestätigung: Der Moment, auf den alle warten – am besten direkt mit Tracking-Link.

Deine Kund:innen nehmen das als exzellenten Service wahr und werden dich gerne weiterempfehlen.

➡️ Gleich einrichten: Erfahre, wie du Kundenbenachrichtigungen (z. B. zur Versandbenachrichtigung) automatisierst

Sei deinen Mitbewerber:innen einen Schritt voraus

Warte nicht darauf, mit der Konkurrenz gleichzuziehen – überhole sie. Gerade als kleines oder mittelständisches Unternehmen bist du flexibel genug, um neue Technologien schnell zu adaptieren. Hier kannst du bei deinen Kund:innen punkten, Kosten sparen und dein Zeitmanagement optimieren, und das alles ohne riesige Investitionen.

Alles, was es braucht, ist ein System, das dir die wiederkehrenden Aufgaben abnimmt, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich zählt: dein Unternehmen.

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