Ein turbulentes und vermutlich auch für dich herausforderndes Jahr im E-Commerce neigt sich langsam aber sicher dem Ende zu. Auf der Zielgeraden des Jahres 2023 möchten wir gerne den Blick mit dir bereits nach vorne richten und dich dabei unterstützen, den Jahreswechsel mit Billbee bestmöglich zu meistern. Schließlich sollst du ohne Hindernisse in das Jahr 2024 starten können. Wir möchten dir gerne einige Tipps und Anleitungen an die Hand geben, wie du typische Herausforderungen zum Jahreswechsel mit Billbee angehen kannst, was es dabei zu beachten gibt und im Support öfter auftretende Fragen erläutern.
Beginnen möchten wir mit einer Frage, die zum Jahreswechsel öfter mal auftaucht: Kann ich mit Billbee eine Inventur durchführen? Und wenn ja, wie? Zuallererst ist wichtig zu wissen, dass Billbee keine spezielle Funktion zur Abbildung einer Inventur anbietet. Über einen Workaround, den einige unserer Kund:innen nutzen, kannst du die für eine Inventur relevanten Daten jedoch trotzdem aus Billbee exportieren und lokal in bspw. Excel auswerten.
Dazu eignet sich die Möglichkeit, in Billbee eine eigene Exportdefinition des Typs “Artikel” anzulegen. In deiner eigenen Exportdatei kannst du dann die für deine Inventur benötigten Felder hinzufügen, also z. B. den Artikelnamen, den Einkaufspreis oder den aktuellen Lagerbestand. Anschließend kannst du deine Artikel zum Stichtag in dem Format deiner eigenen Exportdatei als CSV exportieren und weitere Berechnungen in bspw. Excel vornehmen (z. B. Einkaufspreis*Lagerbestand = Inventurwert). Bitte beachte dabei, dass du den Export unbedingt zum für dich relevanten Zeitpunkt erzeugen musst, ein Export mit zurückliegenden Daten (Lagerbestände usw.) ist nicht möglich. Der Export muss also zum Stichtag erfolgen.
Ein weiteres häufiger auftretendes Anliegen zum neuen Jahr ist der Wunsch, dass angelegte Nummernkreise im neuen Jahr wieder neu beginnen zu zählen. Wenn du möchtest, dass deine Nummernkreise mit Beginn 2023 bspw. wieder ab der Zahl Eins anfangen hoch zu zählen, musst du die fortlaufende Nummer zu Jahresanfang zurücksetzen. Jahreszahlen oder Monate lassen sich per Platzhalter automatisch an das aktuelle Jahr anpassen, die fortlaufende Nummer muss jedoch manuell zurückgesetzt werden.
Ein mögliches Vorgehen dazu wäre, zuerst die Regel(n) zur automatischen Rechnungserstellung am 31.12. zu deaktivieren, um so zu verhindern, dass im neuen Jahr noch Rechnungen mit dem alten Nummernkreis erstellt werden. Zum Deaktivieren der Regel(n) zur automatischen Rechnungsstellung, muss bei den Regeln, die eine Rechnung erzeugen, das Häkchen bei “Aktiv” entfernt werden.
Im neuen Jahr können dann Rechnungen für Bestellungen, die noch im Laufe des 31.12. nach Deaktivierung der Rechnungsstellung importiert wurden, manuell erzeugt werden. Hier wird korrekterweise dann natürlich noch dein bisheriger Nummernkreis für das Jahr 2022 verwendet.
Anschließend kannst du unter Einstellungen / Auftragsdokumente im Reiter “Nummernkreise” deinen Nummernkreis bearbeiten und die Nummer für das neue Jahr zurücksetzen. Eine Erklärung zum grundsätzlichen Aufbau der Nummernkreise findest du hier. Anschließend kannst du deine Regel(n) zur automatischen Rechnungsstellung wieder aktivieren und falls bereits Bestellungen im neuen Jahr eingetroffen sind, für diese manuell Rechnungen mit dem nun angepassten Nummernkreis erzeugen.
Deine Bestellungen und Umsätze wachsen und du möchtest die Kleinunternehmerregelung im neuen Jahr nicht weiter in Anspruch nehmen? Erstmal Glückwunsch an dieser Stelle zu diesem Meilenstein! Billbee unterstützt dich natürlich auch weiterhin bestmöglich bei deinem Wachstum als Unternehmer:in in der Normalbesteuerung. Um den Wechsel zur Normalbesteuerung zu vollziehen und von nun an Umsatzsteuern auf deinen Rechnungen auszuweisen, müssen in Billbee dazu ein paar Anpassungen vorgenommen werden. Generell empfehlen wir dir auch vor deinem Wechsel in die Normalbesteuerung Rücksprache mit deiner Steuerberatung zu halten, um eventuelle Besonderheiten zur Umstellung zu beachten. Den von uns empfohlenen Ablauf für eine möglichst reibungslose Umstellung möchten wir dir gerne hier Schritt-für-Schritt erläutern:
Die Umstellung deiner Steuereinstellungen solltest du bereits zum Ende des aktuellen Jahres vorbereiten. Die tatsächliche Umstellung der Steuereinstellungen solltest du dann jedoch erst im neuen Jahr vornehmen.
Wir raten kurz vor Ende des aktuellen Jahres, die in Billbee angelegte(n) Regel(n) zur automatischen Rechnungserzeugung zu deaktivieren, damit im neuen Jahr keine falschen Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausgewiesen werden.
Erzeugst du deine Rechnungen manuell, fällt dieser Schritt natürlich weg.
Deine Regel(n) kannst du unter Einstellungen / Automatisierungen aufrufen und über das Stiftsymbol bearbeiten. In der Regel oder den Regeln, die für die Rechnungserzeugung für deine Bestellungen zuständig sind, musst du nun das Häkchen bei “Aktiv” entfernen und die Änderung speichern.
Zu Beginn des neuen Jahres solltest du dann prüfen, ob nach der Deaktivierung der Regeln im vergangenen Jahr noch neue Bestellungen eingetroffen sind, für die durch die deaktivierte(n) Regel(n) noch keine Rechnungen erzeugt wurden.
Für Bestellungen, die noch unter die Kleinunternehmerregelung fallen, erzeugst du dann manuell die Rechnungen zu den bisher unveränderten Steuereinstellungen. Dazu markierst du einfach die Bestellungen, klickst auf das PDF Symbol neben dem “Neu”-Button und setzt im Feld “Datum vorgeben” das Datum auf den Tag, an dem die Bestellung im vergangenen Jahr einging. Dann erzeugst du die Rechnungen über “Dokument(e) erstellen”.
Nun solltest du für die zukünftigen Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis ein neues Rechnungslayout anlegen, welches keinen Hinweis zur Kleinunternehmerregelung im Rechnungstext beinhaltet. Layouts kannst du unter Einstellungen / Auftragsdokumente im Reiter "Layouts" erstellen und bearbeiten. Wie du dort Layouts mit dem Layout-Editor erstellen kannst, kannst du nochmal hier detailliert in unserer Hilfe nachlesen. Das alte Layout für Rechnungen unter Ausweis der Kleinunternehmerregelung solltest du trotzdem nicht löschen, da dieses von Billbee noch verwendet wird, wenn Rechnungen für alte Bestellungen von dir nochmal neu geladen werden.
Anschließend musst du das neue Layout noch deinen Shops zuweisen, damit dieses von nun an verwendet wird. Wie das funktioniert, erfährst du hier.
Nun kannst du deine Steuereinstellungen auf Normalbesteuerung umstellen. Dazu gehst du über deine Einstellungen in die Steuereinstellungen und änderst die Einstellung im Feld “Umsatzsteuerart” auf “Normaler Ausweis der Umsatzsteuer” und stellst sicher, dass bei “Umsatzsteuersatz 1” und “Umsatzsteuersatz 2” die für dich geltenden Umsatzsteuersätze hinterlegt sind (für Deutschland 19% und 7%). Anschließend speicherst du die Änderungen.
Nun musst du noch in deinen Shopverbindungen angeben, dass du von nun an die Normalbesteuerung ausweisen möchtest. Dazu gehst du über deine Einstellungen in den Bereich Kanäle und öffnest über das Stiftsysmbol links neben deinen Shops das Bearbeitungsfenster. Im Reiter “Umsatzsteuer” kannst du jetzt den normalen Ausweis der Umsatzsteuer einstellen. Diesen Vorgang musst du für all deine Shops wiederholen.
Übermittelt ein Shop / Marktplatz keine Steuerdaten zu einem verkauften Artikel, nutzt Billbee die im Artikelstamm hinterlegten Steuerinformationen. Daher solltest du in deiner Artikelverwaltung noch überprüfen, ob je Artikel die richtige Besteuerung hinterlegt ist.
In der Artikelverwaltung sollte korrekterweise im Reiter “UST” der Vermerk “normal” oder “ermäßigt” stehen:
Ist dies nicht der Fall und im Reiter “UST” wird “keine” ausgewiesen, solltest du die Steuereinstellungen der betroffenen Artikel bearbeiten. Dazu kannst du die Artikel entweder einzeln über das Stift-Symbol bearbeiten und im Reiter “Preise” im Feld “Ust. Index” den für den Artikel gültigen Steuersatz auswählen oder alle Artikel (mit gleichem Steuersatz) gemeinsam per Bulk-Vorgang bearbeiten. Dazu einfach die gemeinsam zu bearbeitenden Artikel auswählen und anschließend auf das Stiftsymbol mit dem Pluszeichen klicken.
Nun kannst du im Reiter Preise & Lager über das Aktivieren des Reglers bei “Ust. Index” den gültigen Steuersatz (z.B. 19%) auswählen und diesen so für alle ausgewählten Artikel festlegen und speichern.
Jetzt hast du alle notwendigen steuerlichen Anpassungen vorgenommen und kannst die automatische Rechnungsstellung wieder aktivieren. Dazu musst du einfach das im ersten Schritt entfernte Häkchen in der Regel oder den Regeln zur Rechnungserzeugung im Feld “Aktiv” wieder setzen und die Änderung speichern. Deine Rechnungen werden dann wieder automatisch erzeugt und weisen von nun an die Umsatzsteuer aus.
Sind im neuen Jahr bereits Bestellungen eingetroffen, bevor du die Regeln zur automatischen Rechnungsstellung wieder aktiviert hast, musst du für diese nun die Rechnungen manuell erzeugen. Das Vorgehen dazu wurde bereits in Punkt 2 beschrieben.
Herzlichen Glückwunsch, damit hast du die Umstellung von der Kleinunternehmerregelung zur Normalbesteuerung in Billbee abgeschlossen.
Wie so oft bringt das neue Jahr auch ein paar gesetzliche Änderungen mit sich, auf die sich Online-Händler:innen einstellen müssen. Die wichtigsten Änderungen für 2024 hat der Händlerbund einfach und übersichtlich zusammengefasst.
Du hast noch Fragen zu den hier erfassten Themen oder stehst weiteren Herausforderungen zum Jahreswechsel mit Billbee gegenüber und benötigst Unterstützung? Unser Support-Team steht dir natürlich auch in dieser für den E-Commerce heißen Jahreszeit unter support@billbee.io jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.
Titelbild von Leeloo Thefirst auf Pexels
