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Kleine Unternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen. Jeder Schritt muss durchgeplant sein, denn ohne eine richtige Planung bleibt der Erfolg im Unternehmen schnell aus. Eine Lösung für eine optimale Planung mit gleichzeitiger Zeit- und Kostenersparnis bietet der Einsatz eines ERP Systems in Kleinunternehmen.

Was ist ein ERP System für Kleinunternehmen? Einfach erklärt!

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning, was mit der Planung von Ressourcen im Unternehmenskontext ins Deutsche übersetzt werden kann. Ein ERP System ist daher eine Software oder ein Tool, welches bei der Ressourcenplanung eines Kleinunternehmens unterstützt.

Zu den betrieblichen Ressourcen zählen neben dem Kapital und dem Personal auch die Produktionsmittel. Mithilfe eines ERP Systems können Geschäftsprozesse und die dazugehörigen Ressourcen zielorientiert geplant, gesteuert und verwaltet werden. Die eingesetzte ERP Lösung umfasst alle Daten, die für eine effiziente Planung genutzt werden können und vermittelt einen Überblick über das Unternehmen und die Geschäftsaktivitäten.

ERP Systeme sind aus verschiedenen Modulen aufgebaut, um eine effiziente Planung deines Business zu gewährleisten und um für alle Abteilungen einsetzbar zu sein. Die einzelnen Module spiegeln die einzelnen Unternehmensbereiche wider, wie bspw. CRM, Marketing, Personalwesen, Finance und Buchhaltung sowie Produktion, Lager und Controlling.

Was ist ein ERP System? Einfach erklärt!
ERP System als zentrale Stelle im Unternehmen

Dadurch, dass alle relevanten Daten und Informationen in nur einer Lösung gespeichert sind, erhalten alle Beteiligten zur gleichen Zeit dieselben Informationen. Aufgaben müssen zudem nicht in mehreren Systemen durchgeführt werden, z. B. sind im E-Commerce bereits alle Bestelldaten in der ERP Software an einem Ort, um die Buchhaltung durchzuführen. Die ERP Lösung fungiert als sog. “Single Source of Truth” für dein Kleinunternehmen, also der korrekte Datenbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt. Daher wird gerade im E-Commerce häufig auf die Unterstützung von ERP Systemen gesetzt,

Ein ERP System hilft Online-Händler:innen dabei, stets den Überblick über ihre Verkaufsaktivitäten zu behalten. Auf Basis der Daten aus dem ERP System können Prozesse optimiert und geplant werden. Dazu zählen u. a. auch die Materialbedarfsplanung und die Buchhaltung.

ERP Systeme für kleine und größere Unternehmen werden im E-Commerce als zentrale Verwaltungsstelle von Bestellungen und Artikeldaten eingesetzt und unterstützen Online-Händler:innen in ihren alltäglichen Aufgaben.

Verkaufst du als Online-Händler:in bspw. auf Amazon, eBay und in deinem eigenen Online-Shop, dann sollten nicht nur die Bestände auf allen Plattformen jederzeit aktuell sein, sondern auch die Artikeldaten. Setzt du ein ERP System als Lösung ein, an welches alle Verkaufsplattformen angebunden sind, können durch einen plattformübergreifenden Bestandsabgleich - auf Basis der Daten aus der ERP Software - Bestände und Artikeldaten auf allen Plattformen aktuell gehalten werden.

Warum sind ERP Systeme für Kleinunternehmen so wichtig?

Der Online-Handel ist eine Branche, welche besonders während der Corona-Pandemie einen regelrechten Aufschwung erlebt hat. Daher stellen sich gerade Kleinunternehmen im E-Commerce zu Recht die Frage, ob sich der Einsatz einer ERP Software lohnt.

ERP Systeme helfen dir, immer den Überblick zu behalten

ERP Systeme sind in erster Linie dafür da, dass du den Überblick über alle Geschäftstätigkeiten behältst und die Ressourcen deines Unternehmens (Kapital, Personal und Produktionsmittel) bestmöglich planst.

Der Vorteil beim Einsatz einer ERP Lösung auch für Kleinunternehmen liegt darin, dass alle Daten an nur einem Ort gespeichert sind. Und das nicht nur im Hier und Jetzt, sondern auch die Daten der Vergangenheit. Eine vollständige Übersicht der vorhandenen Daten ist essenziell für eine umfassende Auswertung der Geschäftsaktivitäten, um daraus potenzielle Verbesserungsmaßnahmen für das Management deines Business ableiten zu können.

ERP Systeme helfen dir, Zeit und Kosten einzusparen

Ein neues ERP Tool einzuführen ist i. d. R. erst einmal mit höheren Anschaffungskosten und einem verhältnismäßig großen Zeitaufwand verbunden, denn sowohl die Implementierung als auch die Einarbeitung in eine neue Software benötigt entsprechende Zeit, währenddessen deine Mitarbeiter:innen nicht ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können.

Doch dass die Einführung von ERP Systemen die zeitliche und finanzielle Investition wert sind, zeigt sich immer wieder bei Erfolgsgeschichten von anderen Online-Händler:innen. Denn trotz des anfänglichen (vermeintlichen) Mehraufwands, bringen ERP Lösungen Unternehmen eine enorme Zeit- und Kostenersparnis.

Die Schritte, die in der Bestellabwicklung manuell durchgeführt werden müssen, können fast alle von ERP Systemen vereinfacht oder sogar vollkommen automatisiert werden. Klassische Beispiele aus der E-Commerce-Praxis sind bspw. die automatische Erstellung und der anschließende Versand von Auftragsdokumenten oder die plattformübergreifende Übertragung von Bestandsveränderungen, welche Überverkäufe verhindert.

ERP Systeme helfen dir, die Workflows in deinem Team zu optimieren

Gerade wenn dein Kleinunternehmen nicht mehr nur aus "Einzelkämpfer:innen" besteht, ist es wichtig, dass alle Teammitglieder aus den verschiedenen Bereichen jederzeit auf dem gleichen Stand sind.

Mitarbeiter:innen aus dem Lager benötigen bspw. die Information aus der Buchhaltung, ob eine Bestellung bereits von dem/der Kund:in bezahlt wurde, sodass sie sich auf den Weg zu ihrem/ihrer Empfänger:in machen kann. Alleine dieses Beispiel zeigt bereits, dass einige manuelle Schritte notwendig sind. Die Buchhaltung prüft, ob die Zahlung auf dem Konto eingegangen ist. Ist die Zahlung eingegangen, dann wird das Lager manuell darüber informiert, dass Bestellung XY jetzt versendet werden kann. Ist die Zahlung noch nicht eingegangen, dann muss ggf. eine Zahlungserinnerung oder sogar eine Mahnung an den/die Kund:in gesendet werden und erneut auf Zahlungseingang gewartet werden. Erst dann kann das Lager darüber benachrichtigt werden, dass die Bestellung versendet werden kann. Für den Versand muss ein Versandetikett beim Versanddienstleister erstellt werden und der/die Kund:in muss wiederum über den Versand der Bestellung informiert werden.

All diese aufgeführten Schritte kann eine ERP Software übernehmen und das sogar ganz automatisiert. Dies schafft Zeit für die Weiterentwicklung von Produkten deines kleinen Unternehmens, der Planung von Marketingmaßnahmen, Managementaufgaben oder auch für mehr Freizeit.

Optimierte Geschäftsprozesse kurbeln das Wachstum deines Business an. Nutzt du ein ERP System bereits als Kleinunternehmen, dann stehen alle Weichen auf Erfolg, denn nur so bist du von Anfang an optimal aufgestellt, um im umkämpften E-Commerce nachhaltig Fuß fassen zu können.

Anforderungen, die ein ERP System für kleine Unternehmen erfüllen sollte

Die Anforderungen an ein ERP System sind so individuell, wie die E-Commerce Unternehmen auf dem Markt. Doch gerade dann, wenn du eine ERP Software für ein Kleinunternehmen suchst, solltest du die folgenden drei Anforderungen in jedem Fall beachten:

#1 Anforderung: ERP Systeme als SaaS-Lösungen

SaaS steht für Software as a Service. ERP Systeme, welche als SaaS-Lösung angebunden sind, sind cloudbasiert, sodass die IT-Infrastruktur beim Anbieter der ERP Software gehostet wird und nicht bei dir als Unternehmen. Unternehmen zahlen bei SaaS-Lösungen für die Nutzung des Services, in diesem Falle für die Nutzung der ERP Software.

Das bringt für dich als Kleinunternehmen eine besondere Flexibilität mit sich, was sich auch in der schnellen Einrichtung einer SaaS-Lösung widerspiegelt. Du bist nicht an einen Ort gebunden, da du dank der Cloud jederzeit und von jedem Ort mit Internetverbindung auf die Daten des ERP Systems zugreifen kannst. Außerdem bringt dies auch Kostenvorteile mit sich, da laufende Kosten für das Anmieten von Räumen für Server entfallen und auch regelmäßige Updates und Wartungsarbeiten von dem Anbieter des ERP Systems durchgeführt werden. Ein großer Pluspunkt ist zudem die Datensicherheit, die von der ERP Lösung sicherzustellen ist.

Ein Vergleich hierzu bzw. das Gegenstück zu einer SaaS-Lösung ist eine sog. On-Premise-Lösung. Bei On-Premise-Lösungen speicherst du die Daten auf deinen unternehmenseigenen Servern. Anbieter von ERP Systemen stellen Lizenzen oder Programme zur Verfügung, die dann unternehmensseitig installiert werden müssen. Dies beinhaltet, dass das Unternehmen, welches die ERP Software als On-Premise-Lösung einsetzt, für alle Wartungsarbeiten und Updates zuständig ist. Der zusätzliche Kostenfakor ist bei On-Premise ERP Lösungen zu berücksichtigen, welche u.U. besonders für Kleinunternehmen eine finanziell größere Rolle spielen können.

Für einen besseren Überblick haben wir dir nochmal die Vor- und Nachteile von ERP Systemen als SaaS- bzw. als On-Premise-Lösung zusammengefasst:

ERP Systeme als SaaS-Lösung

✅ Vorteile von ERP Systemen als SaaS-Lösung

  • Geringer Investitionsaufwand
  • Hohe Flexibilität
  • IT-Infrastruktur wird bereitgestellt
  • Datensicherheit und Schutz vor Datenverlusten
  • Orts- und zeitunabhängige Nutzung

❌ Nachteile von ERP Systemen als SaaS-Lösung

  • Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung
  • Abhängigkeiten vom Anbieter (z. B. Zeitpunkt von Wartungsarbeiten nicht beeinflussbar)

ERP Systeme als On-Premise-Lösung

✅ Vorteile von ERP Systemen als On-Premise-Lösung

  • Datenschutz kann selbst sichergestellt werden
  • Keine Internetverbindung für Datenzugriff notwendig

❌ Nachteile von ERP Systemen als On-Premise-Lösung

  • Infrastruktur muss von eigenem Unternehmen bereitgestellt und gewartet werden
  • Hoher Investitionsaufwand

#2 Anforderung: Einfügen des ERP Systems in vorhandenes Ökosystem möglich

Im E-Commerce bedarf es für die Bestellabwicklung viele unterschiedliche Dienstleister und Tools. Vom Shopsystem oder dem Marktplatz, über den Versanddienstleister sowie den Zahlungsanbieter bis hin zum Buchhaltungssystem.

Häufig sind diese Dienstleister bei Kleinunternehmen schon im Einsatz, bevor ein ERP System als Lösung eingesetzt wird. Daher ist es essentiell, dass sich das ERP reibungslos in das bereits vorhandene Ökosystem deines Unternehmens einfügt und gleichzeitig als Schnittstelle und “Single Source of Truth” für alle angebundenen Kanäle und Dienstleister fungiert. So kann ein einfacher Datenaustausch sichergestellt werden, welcher für dich als Kleinunternehmen letztendlich eine enorme Zeit- und Kostenersparnis ist.

#3 Anforderung: Kosten eines ERP Systems

Ein ERP System für Kleinunternehmer sollte vor allem eins sein: kostengünstig. Einige Anbieter von ERP Systemen bieten sog. Enterprise-Lösungen an, bei denen die Preise gar nicht auf der Webseite einsehbar sind, sondern direkt beim Anbieter angefragt werden müssen. Für Kleinunternehmer gilt es hier besonders zu beachten und in der Auswahl eines Systems zu berücksichtigen, ob die ERP Lösung mit monatlichen Grundgebühren verbunden ist.

Idealerweise ist das Preismodell des ERP Systems, welches du als Kleinunternehmer:in im E-Commerce einsetzt, transaktionsbasiert. Transaktionsbasiert im E-Commerce bedeutet z.B. auf Basis der Anzahl der Bestellungen. Oft kommen bei transaktionsbasierten Preismodellen auch Grundgebühren auf dich zu, diese sollten allerdings so gering wie möglich sein. Der Vorteil bei transaktionsbasierte Preismodellen ist zudem, dass sie mit dir und deinem Online-Shop wachsen, denn i.d.R. sinkt der Preis pro Transaktion (pro abgewickelter Bestellung über das ERP System) je mehr Transaktionen dein Unternehmen über die Lösung abwickelt.

Transaktionsbasierte Preismodelle von ERP Systemen bieten sich vor allem für kleine und mittelgroße Online-Händler:innen an. So werden Zeiten, in denen nicht viele Bestellungen im Online-Shop getätigt werden, nicht aufgrund von einer teureren ERP Lösung zur zusätzlichen Belastung.

Beachtet werden sollten beim Einsatz eines ERP Systems in Kleinunternehmen auch noch die Kündigungsfristen des Tools. Lange Kündigungsfristen schränken dich in deiner Flexibilität ein. Viele Tools kannst du daher monatlich kündigen, andere gehen wiederum mit einer längeren Laufzeit einher.

Welches ERP System passt zu deinem Kleinunternehmen?

Die Frage der Fragen - welches ERP System passt zu mir und meinem Kleinunternehmen? Das Angebot auf dem Markt ist vielfältig und scheint häufig undurchsichtig, sodass es herausfordernd sein kann, herauszufinden, ob die jeweilige ERP Lösung auch wirklich für die eigenen Zwecke geeignet ist.

Ein für Kleinunternehmen geeignetes ERP System ist beispielsweise Billbee. Billbee richtet sich vorwiegend an Klein- und Kleinstunternehmen, ist aber aufgrund des Funktionsumfangs und der Vielfalt an Schnittstellen, je nach Anforderungsprofil, auch für mittelständische und größere Unternehmen geeignet.

Billbee ist eine cloudbasierte Software, welche flexibel von E-Commerce-Händler:innen aller Art eingesetzt werden kann. Die Einrichtung ist denkbar einfach und ist ohne große IT-Kenntnisse umsetzbar. Zahlreiche Videotutorials, eine kostenlose Masterclass und eine umfassende Hilfedatenbank unterstützen dich dabei. Bereits in der Testphase stehen dir alle Funktionen von Billbee in vollem Umfang zur Verfügung. Vom automatischen Auftragsimport, der Erstellung von Auftragsdokumenten, über die Versandabwicklung und Export bis hin zur vollumfassenden Automatsierung, hier bleiben keine Wünschen offen.

Alle relevanten Bereiche im E-Commerce können dank der über 100 Schnittstellen an deinen Billbee-Account angebunden werden. So kannst du deine Bestellungen effektiv und zeitsparend abwickeln:

Schnittstellen Billbee

Das Preismodell bei Billbee basiert auf der Anzahl deiner abgewickelten Bestellungen, wobei der Preis pro Bestellung günstiger wird, je mehr Bestellungen über das System abgewickelt werden. Mit einer Grundgebühr pro Monat i.H.v. 1 € ist Billbee besonders für Kleinunternehmen interessant. Die monatliche Kündigungsmöglichkeit direkt in der Software bietet dir dabei maximale Flexibilität.

Du bist dir noch unsicher, ob sich ein ERP System in deinem Kleinunternehmen als Gamechanger erweist? Dann probiere Billbee 30 Tage kostenlos und ohne Verpflichtungen aus. So kannst du direkt aus erster Hand erfahren, wie ein ERP System deinen Alltag als Online-Händler:in revolutionieren kann.
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