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Ob Kleinunternehmer:in oder Konzerne mit tausenden von Mitarbeiter:innen – überall sind Projekte Segen und Fluch zugleich. Wenn du bereits die eine oder andere Kampagne abgeschlossen hast, wirst du eine der größten Hürden bestimmt kennen: die Koordination des Tagesgeschäfts. Sätze wie: „Das ist ohne zusätzliche Ressourcen nicht möglich.“, oder: „Wie soll ich das alles unter einen Hut bringen?“, sind bekannte Wegbegleiter von Projektmanager:innen.

Dass der Schlüssel zum Erfolg in der Wahl des richtigen Warenwirtschaftssystems (WaWi) liegen kann, leuchtet auf den ersten Blick nicht unbedingt ein. Auf den zweiten ergibt es aber durchaus Sinn. In diesem Artikel zeigen wir, wie gut strukturierte Abläufe verhindern, dass du und deine Mitarbeiter:innen ins Schwitzen kommen. Außerdem erfährst du, wie grundlegend sich die Entscheidung für ein konkretes WaWi auf die zukünftige Entwicklung deines Unternehmens auswirkt.

Effektives Projektmanagement und Geschäftsentwicklung

In unserer schnelllebigen Zeit ist Stillstand der sichere Tod eines Unternehmens. Noch vor ein paar Jahrzehnten mussten Mitarbeiter:innen mühsam Rechnungen und Lagerbestände in Excel Tabellen eintragen – heute ist es modern, neue, technische Tools für das Rechnungswesen einzusetzen. Märkte werden durch Innovationen auf den Kopf gestellt und die Vernetzung durch das Internet macht es zugleich so einfach wie nie zuvor, ein Unternehmen zu gründen.

Besonders Online-Händler:innen müssen sich dem schnellen, technologischen Fortschritt anpassen. Effektives Projektmanagement steht dabei stets auf drei Säulen:

Die drei Projektmanagement Säulen - Billbee
Die drei Projektmanagement Säulen

Planung

Frage dich, was deine konkreten Ziele sind und notiere, was du mit ihnen erreichen möchtest. Welche Bereiche in deinem Unternehmen sind von Veränderungen betroffen und wie profitieren Kund:innen, Partner oder Mitarbeiter:innen von ihnen? Welche Ressourcen benötigst du und vor welche Aufgaben stellt dich das Projekt? Erfasse alle erforderlichen Tätigkeiten in einzelnen Arbeitspaketen und weise sie konkreten Mitarbeiter:innen oder Teams zu.

Sind die Arbeitsschritte geklärt, lege fest, wann deren Umsetzung erfolgt. Dazu ist es sinnvoll, alle Aufgaben in eine chronologische Reihenfolge zu bringen. Achte darauf, ob verschiedene Arbeitsschritte sich beeinflussen oder aufeinander aufbauen. Lege anschließend für jede Handlungsanweisung einen Starttermin und einen Fertigstellungstermin fest – damit kannst du den Fortschritt des Projekts später gut messen.

Kommunikation

Es ist erforderlich, klare Kommunikationswege für die Mitarbeiter:innen festzulegen, die regelmäßig genutzt werden. Diese stellen sicher, dass alle Akteure über den Fortschritt und ihre Aufgaben Bescheid wissen. Auch Hürden und Bedenken kannst du als Projektleiter:in auf diesem Wege frühzeitig erkennen und beseitigen, sowie Arbeitnehmer:innen gezielt für ihre Tätigkeit motivieren.

Ein Projekt steht und fällt mit der Begeisterung der Mitwirkenden und Kommunikation ist der Schlüssel, um sie zu steigern. Regelmäßige Meetings, Newsletter und Berichte vermitteln Fortschritt und Erfolge. Darüber hinauskönnen sie dafür genutzt werden, sich gelegentlich bei den Projektmitarbeitern zu bedanken.

Umsetzung

Der/Die Projektmanager:in sollte zu jedem Zeitpunkt wissen, wer was zu tun hat. Bei besonders großen Projekten entfällt die Durchführung der Aufgaben fast ausschließlich auf die Projektmitarbeiter:innen. Der/Die Projektleiter:in konzentriert sich hingegen darauf, Aufgaben zuzuweisen und die Einhaltung der einzelnen Deadlines einzuhalten. In kleineren Projekten kann es aber durchaus vorkommen, dass die Projektleitung selbst operative Aufgaben übernimmt.

Kann die Automatisierung des Versands, Lagers und Rechnungswesens wirklich noch warten?

Jedes deiner Projekte wird einen Lerneffekt mit sich bringen. Du kannst, dein Unternehmen dadurch verbessern, erweitern und konkurrenzfähig machen. Dabei wirst du Kompromisse schließen müssen, die Zeit, Kosten und Qualität unter einen Hut bringen. Diese drei Faktoren beschreiben das magische Dreieck des Projektmanagements. Jede Entscheidung, die du triffst, liegt irgendwo innerhalb des Dreiecks. Die drei Aspekte werden dabei meist unterschiedlich gewichtet – weniger magisch als vielmehr logisch.

Das Dreieck im Projektmanagement - Billbee

Die Anfänge deines Unternehmens

Betrachten wir die Anfänge von Kleinunternehmern im E-Commerce. Überwiegend ist es so, dass eine rasche und günstige Lösung für den Beginn gewählt wird. Eine einfache Lagerverwaltung, kostensparende Tools für Rechnungen und der Versand wird vorläufig manuell von einem Paketdienstleister erledigt.

Eine häufige Annahme ist: Wenn eine Bestellung eingeht, wird sie in der Lagerverwaltung erfasst und die wenigen Bestätigungsmails können von Hand verschickt werden. Klar, diese Vorgehensweise funktioniert zu Beginn, doch bei gut laufenden Geschäften soll selbstverständlich der gesamte Prozess optimiert erfolgen. Wenn dies nicht der Fall ist, passiert Folgendes:

Der/Die Betreiber:in eines kleinen Onlineshops für Wanderschuhe, erhält viele Bestellungen und schafft es neben seinen/ihren koordinierenden Aufgaben nicht mehr jedem/jeder Kund:in, eine Bestellbestätigung zuzusenden. Darum sucht er/sie nach einer Lösung, die nach dem Eingang eines Auftrags automatisch eine Mail generiert und von seiner Website an die Kund:innen versendet.

Ein halbes Jahr, nachdem der/die Betreiber:in diese Mailstruktur aufgebaut hat, überlegt er/sie, dass er/sie die Schuhe gerne zusätzlich über die Plattform Amazon anbieten würde. Der Kompatibilität beider Systeme hat der/die Händler:in beim Ausbau der Bestätigungsmails leider keine Beachtung geschenkt. Nun werden einige Kund:innen nicht benachrichtigt, wenn das georderte Produkt sich auf dem Weg zu ihnen befindet. Zusätzlich sind die Zahlen des Lagerstandes fehlerhaft, weil die Verkäufe über den zusätzlichen Anbieter keine Berücksichtigung finden. Wieder muss eine neue Lösung her.

Komplikationen durch eine bunte Toollandschaft

Schneller als erahnt, ist eine Landschaft aus Tools und Arbeitsschritten zusammengestellt, mit denen die Abläufe nur kompliziert und mit großen zeitlichen Verlusten abgewickelt werden können. Oft werden dabei Prozesse an die Tools angepasst, anstatt umgekehrt Tools einzusetzen, die die eigenen Prozesse unterstützen und zu mehr Effizienz führen.

Dieses bunte Durcheinander abzubauen, während die Geschäfte weiterlaufen, ist nahezu unmöglich. Nicht nur das, die Summe der Kosten für die einzelnen Tools hat plötzlich eine Höhe erreicht, die die Preise eines professionellen Warenwirtschaftssystems bei weitem übersteigt.

Grafisch kannst du dir die Entwicklung des Unternehmens wie eine Art Baum vorstellen, der immer mehr Verzweigungen ausbildet. Es wird immer aufwendiger, den Überblick zu behalten und die meisten Ressourcen fließen in die Bewältigung des Tagesgeschäfts, anstatt in die Optimierung und Entwicklung des Unternehmens. Neue Projekte in einer solchen Landschaft umzusetzen, wird von Mal zu Mal schwieriger.

Häufige Fehler von Kleinunternehmern im E-Commerce - Billbee

Häufige Fehler von Unternehmern im E-Commerce – eine historisch gewachsene Toollandschaft

Warenwirtschaft – das Herzstück im E-Commerce

Um nach den ersten Jahren nicht komplett im Chaos zu versinken, muss folglich eine andere Lösung her. Sie muss flexibel erweiterbar sein und sich an technische Neuerungen anpassen. Sie muss basierend auf den wichtigsten Daten sämtliche Prozesse verbinden, damit diese zentral an einer Stelle verwaltet werden können.

Warenwirtschaft - das Herzstück im E-Commerce - Billbee

Ein professionelles Warenwirtschaftssystem lässt Wachstum zu und ist flexibel in der Eingliederung neuer Prozesse

Gegenüber der Baumstruktur, die häufig ein klares Anzeichen für mangelnde Erfahrung in der Geschäftsentwicklung widerspiegelt, führt die frühe Wahl eines professionellen Warenwirtschaftssystems zu einer beliebig erweiterbaren Stern-Struktur (siehe Abbildung). Mit ihr lassen sich laufend Prozesse und Geschäftsfälle veranschaulichen und kinderleicht an das bestehende System anknüpfen – ein paradiesisches Umfeld für all deine zukünftigen Projekte.

Ein professionelles WaWi unterstützt das Projektmanagement

Laufende Analysen sind der Motor eines Onlinehandels. Eine zentrale Sammlung aller wichtigen Daten führt dazu, dass Auswertungen und Analysen ganz einfach, mit nur wenigen Klicks, erstellt werden können. Bei all deinen Projekten kannst du rasch fundierte Entscheidungen treffen. Ein Zusammentragen aus unterschiedlichsten Systemen ist nicht mehr notwendig – wieder Zeit gespart und eine potenzielle Fehlerquelle ausgemerzt. 


Wer sein Projektmanagement langfristig anlegt, denkt günstiger, effizienter und benötigt ein Warenwirtschaftssystem, das einen starken Rückhalt im E-Commerce bietet, damit das Unternehmenswachstum im Mittelpunkt stehen kann.

Photo by Jo Szczepanska on Unsplash