FIBU und Zahlungsabwicklung digitalisieren

Geht es bei Onlinehändlern darum, Umsätze zu verbuchen, die über Zahlungsdienstleister wie PayPal, Klarna, Stripe oder via Amazon realisiert werden, heißt es bei vielen Unternehmen nach wie vor – händisch Buchen. In Zeiten in denen die Digitalisierung immer weiter voranschreitet eigentlich ein Unding! Nutzer von Billbee haben jedoch dank der JERA Schnittstelle Billbee 2 DATEV andere Möglichkeiten – hier wird Automatisierung und Prozessmanagement bis zum Ende gedacht!

Der E-Commerce gehört wohl mit zu den digitalsten Branchen schlechthin. Dem entsprechend verwunderlich sollte es eigentlich sein, sich vor Augen zu führen, wie viel „analoge Arbeit“ eigentlich noch immer bei vielen Händlern Tag für Tag verrichtet wird – insbesondere rund um das Thema FIBU wird oftmals noch eine Menge „per Hand“ gemacht. Dies fängt zum Beispiel damit an, dass Belege / Rechnungen ausgedruckt werden und beispielsweise die Kommunikation mit dem Steuerberater per Postweg und „Pendelordner“ läuft, wohingegen oftmals die meisten anderen Unternehmens-internen Prozesse weitestgehend digitalisiert sind. Da sollte es eigentlich jedem an Effizienz interessierten Unternehmer schmerzen, wenn er sich bewusstmacht, dass Ergebnisse rein digitaler Prozesse ausgedruckt, sortiert, dem Steuerberater übergeben und dort wieder in ein digitales System eingegeben werden.

Leider sind derartige Vorgänge auch in so manch einem E-Commerce Unternehmen noch gängige Praxis. Die Gründe, die dafür angeführt werden, sind sehr vielfältig. Manches hat vielleicht mit alten Gewohnheiten zu tun, anderes wiederum damit, dass der Steuerberater mit seinen Systemen nicht ganz auf die Höhe der Zeit ist. Die häufigsten Probleme bestehen jedoch darin, dass Zahlungseingänge nicht automatisch verbucht werden können.

Entsprechende Missstände sorgen für einen erheblichen Effizienzverlust und führen dauerhaft zu höheren Kosten. Besonders problematisch, wenn man bedenkt, dass im Bereich Onlinehandel oft ein harter Preiskampf zwischen Konkurrenten besteht und es schon allein deswegen angezeigt ist, Strukturen (und somit Kosten) so schlank und effizient wie möglich zu halten.

PayPal, Klarna, Stripe, Amazon Berichte und Co.

Viele Buchhaltungslösungen sind technisch dazu in der Lage, einen elektronischen Bankkontoauszug per HBCI abzuholen und dabei eingehende / ausgehende Zahlungen automatisch mit offenen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten abzugleichen. So werden viele Buchungen automatisch vorgenommen, die sonst per Hand durchgeführt werden müssten. Eine echte Ersparnis an Aufwand, insbesondere wenn es sich um größere E-Commerce Projekte mit vielen Einzelumsetzen handelt.

Was mit dem Standard-Kontoauszug von Banken geht, bereitet in vielen Fällen Probleme, wenn man Gleiches mit PayPal, Klarna, Stripe oder Amazon Berichten vorhat. Nun ist es allerdings im E-Commerce gängige Praxis, dass Umsätze über solche Zahlungsabwickler realisiert werden und vielfach eben nicht über herkömmliche Kontobewegungen. Genau hier kommt es leider viel zu oft dazu, dass noch per Hand gebucht wird und die Idee der Automatisierung das Nachsehen hat.

Buchhaltung leicht gemacht mit Billbee
Übersichtliche FIBU dank Jera und Billbee

Billbee 2 DATEV löst das Problem

Nutzer von Billbee haben hier jedoch eine Alternative zum händischen Verbuchen: Die neue FIBU-Schnittstelle Billbee 2 DATEV von JERA verbindet Billbee komfortabel per REST API mit der Buchhaltung. Hierüber können auch Amazon Berichte, PayPal, Klarna oder Stripe automatisch verbucht und mit den Billbee-Belegen verknüpft werden. Der daraus erzeugte Buchungsstapel im DATEV-Format kann dann vom Steuerberater problemlos über die integrierte Stapelverarbeitung in DATEV eingelesen und weiterverarbeitet werden. Das freut jeden Steuerberater! Mühseliges händisches Verbuchen von z.B. PayPal Kontoauszügen entfällt.

Darüber hinaus bringt das hier erhältliche Billbee 2 DATEV weitere Vorteile mit. So werden etwa Schwellenwertumsätze auf separaten Erlöskonten verbucht und die JERA-Lösung kümmert sich darum, den Händler zu informieren, wenn dieser die Lieferschwellen innerhalb der EU überschreitet. Ein häufiges Problem vieler Händler ist nämlich, dass diese schnell die in der EU geltende Lieferschwelle von (je nach Mitgliedstaat etwas nach oben oder unten abweichend) etwa 35.000€ aus dem Auge verlieren. Ab dieser Lieferschwelle muss die Umsatzsteuer im Zielland abgeführt werden. Der Händler steht also in der Pflicht zu monitoren, in welchem EU-Land er sich ggf. der Lieferschwelle nähert und dem entsprechend mit der Umsatzsteuer anders verfahren muss. Das Lösungspaket aus dem Hause JERA entlastet hier und informiert beim Lieferschwellen-Übertritt, bzw. verbucht die entsprechenden Umsätze automatisch richtig. Auch der Berücksichtigung des Lieferursprungs im Rahmen des AMAZON PAN EU Programms wird Rechnung getragen. Da Billbee 2 DATEV vollständig lokal ausgeführt wird, gibt es auch DSGVO-technisch keine Probleme mit der Weitergabe sensibler Zahlungsdaten.

Mit den flexiblen Lizenzmodellen zum Kauf oder zur Miete und dem integrierten Add-On-Konzept bietet Billbee 2 DATEV von der Einzelplatzlizenz bis hin zu komplexen Multimandantenlösungen eine flexible und auf den Anwendungsfall des Kunden zugeschnittene vorbereitende Buchhaltung für Billbee an. Die Bedienung der FIBU-Schnittstelle ist dabei denkbar einfach gestaltet und zudem sehr gut im WIKI dokumentiert.

Über die JERA GmbH

Jera GmbH

JERA, als Hersteller des Produkts Billbee 2 DATEV, hat sich auf die Programmierung individueller Schnittstellen für die Finanzbuchhaltung im Onlinehandel spezialisiert. Das in Vörstetten bei Freiburg ansässige Unternehmen kümmert sich insbesondere um die reibungslose Kommunikation mit DATEV und ist somit gewissermaßen Bindeglied zwischen Onlineshopsystemen und Finanzbuchhaltung. Vereinfacht könnte man sagen:

JERA baut verschiedene Adapater, um Onlineshopsysteme mit Buchhaltungslösungen zu verbinden und hier für eine hoch-effiziente bzw. automatische Abwicklung zu sorgen.

Das Leistungsspektrum umfasst dabei die

  • Installation
  • Konfiguration
  • Schulung
  • sowie Projektbetreuung und Support

der entsprechenden Systeme. Auf der Plattform erhält man einen Überblick, welche Schnittstellen die JERA GmbH bisher realisiert hat und man kann die Pakete dort online erwerben. JERA ist darüber hinaus eine kompetente Beratung für optimale und vor allem digitale Buchhaltungsprozesse. Deshalb bieten die Berater von JERA beim Aufsetzen von Billbee 2 DATEV wie auch anderen Lösungen eine dem Beratungsbedarf entsprechende Unterstützung an, von der einfachen Ersteinrichtung bis hin zu Workshops gemeinsam mit dem Steuerberater. Bei der Installation und Einrichtung der Software unterstützt JERA die Händler unter anderem per TeamViewer und Telefon.

Jera GmbH

Die Jera GmbH mit Sitz in Vörstetten bei Freiburg im Breisgau wurde im Jahr 2013 gegründet. Der Fokus unserer Tätigkeit liegt auf der individuellen Programmierung von Software im Bereich der Entwicklung von Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung für den Onlinehandel.

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