Tabellen, Zahlen, Graphen und noch mehr Tabellen, Zahlen und Graphen. Controlling und das Berichtswesen gehört meistens nicht zu den liebsten Aufgaben eines Unternehmers. Doch so ganz ohne diese Aufgabe geht es nun mal leider auch nicht.

Reportings - Einfach mit Billbee

Aber muss das Erstellen von Berichten immer kompliziert sein? Nein! Denn das Thema „Reporting“ aus dem Controlling ist nicht nur Großkonzernen vorbehalten. Auch Unternehmer – und damit auch Online-Händler – unabhängig von ihrer Unternehmensgröße können mit einem gut funktionierenden Berichtswesen ihr Geschäft weiter voranbringen. Mit ein bisschen Einarbeitung in das Thema muss dafür nicht immer eine eigene Controlling-Abteilung im Unternehmen vorhanden sein.

Was versteht man unter „Reporting“?

Das Reporting ist im deutschsprachigen Raum besser als Berichtswesen bekannt. Beim Reporting geht es um das systematische Erstellen von Berichten, um auf deren Grundlage unternehmerische Entscheidungen treffen zu können. Ein Unternehmen produziert tagtäglich eine große Menge an Daten, die aus einzelnen Datensätzen und Informationen bestehen. Diese Daten müssen so dokumentiert, aufbereitet und in einen sinnvollen Zusammenhang gebracht werden, dass sich Unternehmer einen Überblick verschaffen können, welcher als Entscheidungsgrundlage dient.

Reporting kann und sollte daher in jedem Unternehmensbereich deines Online-Handels genutzt werden: vom Marketing über den Einkauf bis hin zum Kundenservice. Jeder Unternehmensbereich kann durch unterschiedliche Kennzahlen überwacht und ausgewertet werden. Dadurch entsteht eine Transparenz der Bereiche, um fundierte Entscheidungen treffen zu können, aber auch um die wirtschaftliche Situation des Unternehmens zu überblicken.

Im Reporting wird im Allgemeinen zwischen internen und externen Reporting unterschieden, die durch die unterschiedlichen Zielgruppen der Reports definiert sind. Internes Reporting hat unternehmensinterne Gruppen oder Personen als Zielgruppe. Im internen Reporting werden Berichte zu z.B. der Personalstruktur, dem Budget und seiner Verwendung und auch aus anderen Unternehmensbereichen erstellt. Häufig sind diese Informationen und Berichte vertraulich zu behandeln und sollten das Unternehmen nicht verlassen. Das externe Reporting dagegen ist für externe Zielgruppen gedacht. Dazu gehört zum Beispiel klassischerweise das Finanzamt, welchem Zahlen und Daten deines Unternehmens zur Verfügung gestellt werden müssen, weshalb das externe Reporting auch häufig mit rechtlichen Verpflichtungen einhergeht.

Ziele des Reportings

Das Oberziel von Reporting in einem Unternehmen kann ganz einfach dargestellt werden: Informationen sollen so bereitgestellt werden, dass du dich in den Berichten schnell und einfach zurechtfinden kann, um daraus Handlungsempfehlungen oder konkrete nächste Schritte im Handeln ableiten zu können.

Neben diesem Oberziel gibt es aber auch noch einige weitere Ziele des Reportings, die daraus abgeleitet werden können. Denn Reports können…

  • …Entscheidungshilfen sein: Tagtäglich werden eine Vielzahl von Entscheidungen von Menschen getroffen. Jeder von uns kennt das. Es fängt bei banal wirkenden Fragestellungen an, wie z.B. was es heute zum Abendessen gibt. Je größer die Entscheidungen werden, desto schwieriger ist es eine Entscheidung zu treffen. Die Entscheidung über das Abendessen fällt den meisten Menschen einfach. Die Entscheidung darüber, welches Auto man sich kauft oder ob man vielleicht den Job wechselt, die fällt den meisten Menschen dann aber schwerer. Und so ist das auch im Unternehmensumfeld: Kleinere Entscheidungen können einfacher getroffen werden, weil sie voraussichtlich kleinere Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Größere und weitreichendere Entscheidungen benötigen mehr Überlegung. Im privaten Umfeld schreibt man sich eventuell eine Pro- und Contra-Liste für eine Entscheidung, doch das reicht im professionellen Umfeld meistens nicht aus. Du benötigst Daten und Zahlen, auf deren Grundlage du eine Entscheidung treffen kannst. Im besten Fall kannst du mit diesen Daten dann auch noch die Entwicklung einer bestimmten Entscheidung prognostizieren. Das geht aber nur, wenn quantitativ und qualitativ ausreichende und hochwertige Daten in deinem Unternehmen vorhanden und aufbereitet sind. So kannst du dann fundierte Entscheidungen treffen und strategische Schritte erarbeiten, die deinen Online-Handel weiter voranbringen können.
  • …die Transparenz im Unternehmen steigern: Zur Führung eines Unternehmens gehört eine Menge Organisation. Arbeitsabläufe, Personaleinsätze und noch viele weitere Prozesse müssen organisiert sein. Damit diese Prozesse reibungslos ablaufen können, muss zuerst ein Überblick über diese Prozesse vorhanden sein. Und wie bekommst du einen Überblick? Mit Reports! Mit den entsprechenden Kennzahlen können Abläufe transparent dargestellt werden, damit sie nachvollziehbar für Entscheidungsträger sind und um sie auch steuern zu können. Maßgeblich dafür ist ein Vergleich des IST-Zustandes mit einem SOLL-Zustand. Mit den Reports kann der IST-Zustand von Prozessen abgebildet werden und so in einen Zusammenhang gebracht werden, der das komplette Unternehmen darstellt. Jetzt kann an verschiedenen Stellschrauben gedreht werden und analysiert werden, wie der SOLL-Zustand erreicht wird.

Um die Daten deines Unternehmens analysieren zu können und um sinnvolle Reports zu erstellen, musst du dir zuerst klarmachen, wo die Reise hingehen soll. D.h. du musst dir überlegen, was das Ziel deines Reports sein soll und was du damit erreichen möchtest. Eine häufig genutzte Methode ist die Betrachtung von KPIs. Was das ist und welche für dich als Online-Händler relevant sein können, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Essenzielle KPIs, die jeder Online-Händler kennen sollte

KPIs – also Key Performance Indicators – sind Kennzahlen, die prüfen, wie erfolgreich bestimmte Tätigkeiten sind. Jeder Unternehmensbereich kann mit anderen KPIs überprüft, ausgewertet und verglichen werden. Auch für jede Branche sind unterschiedliche KPIs relevant. KPI-Ziele sollten immer nach der SMART-Formel gesetzt werden, welche als Hilfestellung gilt, um klare und messbare Ziele zu definieren.

  • S – spezifisch
  • M – messbar
  • A – attraktiv
  • R – realistisch
  • T – terminiert
SMART-Zielsetzung für Berichte aus Billbee

Zwei typische Beispiele von Kennzahlen, die im Bereich des E-Commerce häufig gemessen werden, sind folgende:

durchschnittlicher Bestellwert

Der durchschnittliche Bestellwert dient dazu zu erfahren, wie viel deine Kunden durchschnittlich für ihre Bestellung ausgeben. Er wird ermittelt, indem du deinen Umsatz aus den Verkäufen durch die Anzahl der Verkäufe teilst. Das kannst du dann entweder für alle deine Waren machen, oder z.B. auch für bestimmte Produktgruppen zusammengefasst. So lernst du deine Kunden und ihr besser kennenlernst, um z.B. zielgerichtetere Marketingkampagnen zu schalten. Du kannst Maßnahmen ergreifen, die den durchschnittlichen Bestellwert erhöhen, denn wenn sich der durchschnittliche Bestellwert erhöht, dann erhöhen sie auch deine Umsätze. Um den durchschnittlichen Bestellwert zu erhöhen, musst du deine Kunden dazu animieren, mehr und/oder hochpreisigere Artikel zu kaufen. Das kannst du durch verschiedene Anreize erreichen, indem du z.B. deinen Kunden passende Artikel zu ihrem Warenkorb vor dem Kaufabschluss vorschlägst oder kostenfreien Versand ab einem bestimmten Mindestbetrag anbietest.

Conversion Rate

Die Conversion Rate, die im deutschsprachigen Raum auch als Konversionsrate bekannt ist, ist eine Kennzahl, die meist im Online-Marketing genutzt wird. Sie gibt im E-Commerce-Bereich an, wie das Verhältnis zwischen den Besuchern deines Online-Shops und den tatsächlichen Käufen in deinem Online-Shop ist. Aber wieso wollen wir die Conversion Rate denn überhaupt erhöhen? Stell dir jetzt einmal vor, dass du monatlich 3000 Besucher in deinem Online-Shop hast. Bei einer Conversion Rate von 3% bedeutet das, dass von 3000 Besuchern 90 Personen einen Einkauf tätigen. Bei einem durchschnittlichen Bestellwert eines Kunden von 200€ generierst du so einen Umsatz 18.000€. Steigerst du jetzt deine Conversion Rate von 3% auf 4%, generierst du bei einem durchschnittlichen Bestellwert von 200€ schon 24.000€ Umsatz. Der (potenzielle) Kunde muss zuerst auf deinen Online-Shop aufmerksam werden und dann anschließend noch zu einem tatsächlichen Käufer umgewandelt werden. Während dieses Prozesses gibt es unzählige Punkte, an denen der Kunde sich gegen einen Kauf bei dir im Online-Shop entscheiden könnte. Sei es eine fehlende Zahlungsmöglichkeit, die für den Kunden aber wichtig wäre, oder ganz einfach nur ein Design deines Online-Shops, welches der Kunde nicht ansprechend findet. Diese Liste können wir fast unendlich weiter führen. Durch eine Optimierung der Conversion Rate kannst du also deinen Umsatz steigern. Zugegebenermaßen ist die Conversion Rate eine Philosophie für sich. Wir könnten wahrscheinliche einen ganzen Blogbeitrag nur über das Thema Conversion Rate und die Optimierung der Conversion Rate schreiben. Es gibt verschiedene Rädchen, an denen gedreht werden kann, um die Conversion Rate zu erhöhen. Einige Beispiele sind z.B. verbesserte Suchmaschinenoptimierung (SEO), Newsletter oder ein optimierter Aufbau deines Online-Shops.

Reporting – aber wie?

Keine Sorge, auch wenn sich das alles hoch-mathematisch anhört, ist die Berechnung der KPIs und das Erstellen von aussagekräftigen Berichten meistens einfacher als gedacht.

Es gibt zum einen Tools, die genau darauf spezialisiert sind: Auf das Sammeln von relevanten Zahlen deines Online-Shops, um daraus Berichte zu generieren, die die Kennzahlen deines Unternehmens darstellen.

Zum Anderen muss es nicht immer gleich ein zusätzliches Tool sein, um deine Kunden zu verstehen und daraus Handlungsmaßnahmen abzuleiten. Fang am besten mit dem an, was du ohnehin schon einsetzt. Schau dich in deinem verwendeten Shopsystem deines Online-Shops um. Einige Shopsysteme oder dazugehörige Plugins bieten dir Auswertungsmöglichkeiten an, um verschiedene Kennzahlen auswerten zu lassen. So kannst du dir häufig Kennzahlen darstellen lassen, die direkt mit deinem Online-Shop zusammenhängen, wie z.B. eine Verkaufsübersicht oder auch eine Übersicht über die Warenkorbabbrecher.

Nutzt du bereits Billbee, kannst du dir auch bei Billbee Reports generieren lassen. Der Vorteil hierbei gegenüber der KPIs direkt aus deinem Online-Shop ist, dass du ein viel umfassenderes Bild bekommst, vor allem dann, wenn du mehr als einen Online-Kanal für deine Verkäufe nutzt. In deinem Online-Shop kannst du dir nur die Kennzahlen aus diesem Online-Shop anzeigen lassen (sofern das unterstützt wird durch das Shopsystem). Allerdings siehst du im Shopsystem nicht, wie oft z.B. der gleiche Artikel in einem anderen von dir genutzten Shopsystem verkauf wurde. Hier kommt Billbee ins Spiel. Dadurch, dass in deinem Billbee-Account alle deine Online-Kanäle zusammenlaufen, kannst du dir auch gesammelte Auswertungen erstellen lassen. Das mühsame Zusammentragen von Daten aus unterschiedlichen Kanälen gehört damit der Vergangenheit an.

Billbee ist vor allem als Einstieg in das Thema „Reporting“ geeignet. Du kannst dir verschiedene Grafiken anzeigen lassen, die dir ein umfassendes Verständnis über deine Verkäufe vermitteln können. An welchem Wochentag oder zu welcher Uhrzeit kaufen deine Kunden am meisten ein oder welcher Monat ist dein lukrativster? Lass dir einfach die Reports von Billbee generieren, damit du deine Kunden noch besser kennenlernst.

Bericht aus Billbee zu den Umsätzen pro Wochentag
Billbee Bericht „Verkäufe nach Wochentag“ als Beispiel

Du kannst bei Billbee unterschiedlichste Schnittstellen (Shops, Marktplätze, Versanddienstleister und weitere) anbinden, um alle Prozesse bestmöglich aufeinander abzustimmen und zu automatisieren. In Billbee laufen alle deine Bestellung zusammen – egal aus welchem Shopsystem oder von welchem Marktplatz sie kommen, um nur so ein umfassendes Bild zu bekommen und um Zeit zu sparen. Mit der 30-tägigen, kostenlosen und unverbindlichen Testphase kannst du Billbee auf Herz und Nieren testen — und erst dann entscheiden!

Titelbild von Myriam Jessier on Unsplash

Jana Klingelhöfer

Jana ist Content Managerin bei Billbee. Wenn sie nicht gerade dabei ist, ein neues How To Video für den YouTube Channel von Billbee zu drehen, kümmert sie sich um die redaktionellen Freiheiten von Blog und Webseite.

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