Buchhaltung vorbereiten mit dem richtigen ERP-System – Billbee

Buchhaltung – gefühlt neun von zehn Unternehmern betrachten sie als eine der lästigsten Aufgaben in der Betriebsführung. Das Finanzamt spielt dabei die Rolle der missmutigen Schwiegermutter, der man keinesfalls eine Angriffsfläche bieten möchte, aus Angst, den Kürzeren zu ziehen. Die positive Nachricht: Anders als bei der Mutter deines Mannes oder deiner Frau, können wir dir die Kniffe zeigen, wie du beim Finanzamt deinen guten Ruf stärkst. Der erste Schritt zum Erfolg: du solltest deine Buchhaltung vorbereiten.

Buchhaltung einfach erklärt – Vorbereitung und Kontierung 

Die meisten Unternehmen machen ihre Buchhaltung auf monatlicher Basis, die erste Aufgabe lautet also sämtliche Eingangsrechnungen sowie ausgehende Rechnungen zu sammeln. Die Kontoauszüge der jeweiligen Konten (Bankkonto, PayPal-Konto, Kreditkarten, etc.) dienen dabei als Deckblätter, hinter denen die Belege zu den einzelnen Buchungszeilen in chronologischer Reihenfolge abzulegen sind. Hier endet die Vorbereitung der Buchhaltung – eigentlich ist sie lediglich das Sortieren und Zusammenlegen von Belegen.

Danach erfolgt die Kontierung, bei der die einzelnen Belege auf ihre Korrektheit geprüft und einem Aufwands- oder Ertragskonto zugeordnet werden. Auch die Zuordnung zu den einzelnen Posten oder Kennzahlen für das Finanzamt erfolgt in diesem Schritt. Hier spielen folgende Faktoren eine Rolle:

  • Ist der Rechnungssteller von der Umsatzsteuer befreit?
  • Handelt es sich um eine Dienstleistung oder eine Ware?
  • Ist der Rechnungssteller im Inland, innerhalb der EU oder aus einem Drittland?
  • Welcher Steuersatz ist auf die Rechnung anzuwenden?
  • … 

Gehen deine Unterlagen dann an deinen Steuerberater, hat er alles, was er braucht, vorliegen und es gibt kein unnötiges Hin- und Herschieben diverser Aktenordner. Wenn du selbst kein Steuerberater bist, wird es dich bestimmt interessieren, wie du mit den Daten aus deinem ERP-System die Vorbereitung der Buchhaltung erledigen kannst. Moment, ERP-System? 

Das ERP-System

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Ressource Planning“. Folglich wird als ERP-System eine betriebswirtschaftliche Software-Lösung bezeichnet, die den Einsatz und die Planung von betrieblichen Ressourcen eines Unternehmens ermöglicht. ERP-Systeme umfassen daher häufig die Bereiche: Finanzen, Vertrieb, die Warenwirtschaft selbst sowie das Personal. 

ERP-Systeme zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Besonders für Onlinehändler stellen ERP-Systeme eine unheimliche Arbeitserleichterung dar. Durch sie können zahlreiche Prozesse vollständig automatisiert werden, zum Beispiel Bestellbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Außerdem können Lagerbestände auf der Grundlage von Bestellungen aktualisiert oder der Versand nach dem Zahlungseingang des Kunden, über einen Paketdienstleister eingeleitet werden. Heutzutage werden ERP-Systeme oft als SaaS angeboten.

Was ist SaaS?

SaaS steht für „Software as a service.“ Dabei wird eine Software, sowie die IT-Infrastruktur, die für ihren Betrieb erforderlich ist, von einem IT-Anbieter bereitgestellt. Der Nutzer der Anwendung kann sie dann als Dienstleistung online mittels gekaufter Lizenz nutzen. Als Vorteile können eine Kostenersparnis für technische Geräte sowie Wartungsarbeiten und Aktualisierungen genannt werden. Dem gegenüber stehen eine gewisse Abhängigkeit von externen Dienstleistern sowie in vielen Fällen eine wesentliche Auslagerung von Kunden- und Geschäftsdaten, ein Punkt, der in deinen Datenschutzbestimmungen nicht fehlen darf. 

ERP-Systeme werden häufig als SaaS Lösung angeboten – Billbee
ERP-Systeme werden häufig im SaaS – Modell angeboten, wodurch Aufwand und Kosten für den Nutzer minimal gehalten werden können.

Ein Beispiel für SaaS ist schnell gefunden – Billbee. Die Software wird von uns bereitgestellt, gewartet und laufend weiterentwickelt. Du als Nutzer musst dich dabei um nichts kümmern und bezahlst lediglich für den Service „Software.“ So kannst du dich voll und ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren. 

Wie gehe ich als Onlinehändler meine Buchhaltung an?

ERP-Systeme spielen eine zentrale Rolle für die Vorbereitung der Buchhaltung. Hier sehen wir uns an, was du tun kannst, um es deinem Steuerberater leicht und dem Finanzamt recht zu machen.

Rechnungen schreiben und sammeln

Voraussetzung für eine Buchhaltung sind ein- und ausgehende Rechnungen. Falls du noch nicht weißt, wie du deine Rechnungen als Onlinehändler schreiben solltest, interessiert dich vielleicht unser Artikel: Wie schreibt man Rechnungen als Kleinunternehmer im Onlinehandel? Diesen kannst du demnächst hier lesen!

Nutzt du Billbee als ERP-System, hast du die Möglichkeit in der Übersicht deiner Bestellungen Filter zu setzen. So kannst du beispielsweise folgende Auswahlen treffen, um all deine Rechnungen für deine Buchhaltung im Januar zu erhalten:

  1. Alle Bestellungen im Zeitraum 01.01.2019 – 31.01.2019
  2. Alle Bestellungen mit erfolgtem Zahlungseingang
  3. Alle Bestellungen mit der Zahlungsart Banküberweisung

Somit erhältst du einen Überblick über alle Aufträge, die für den Monat Jänner und dein Bankkonto relevant sind und kannst dir die Rechnungen mit einem weiteren Klick herunterladen. Nun benötigst du nur noch den Kontoauszug deines Bankkontos für den Neujahrsmonat, sortierst die Belege chronologisch und prüfst, ob sie vollständig auf dem Kontoauszug aufgeführt sind. Das wiederholst du für alle deine Konten wie PayPal, Kreditkarte, etc. und schon ist deine Buchhaltung vorbereitet. 

Auch ein ERP-Programm stößt an seine Grenzen

Basierend auf der Vorbereitung deiner Buchhaltung, können weitere Prozesse wie Umsatzsteuervoranmeldung, Bilanzen und Erklärungen an das Finanzamt abgeführt werden. Für die Umsetzung dieser Schritte gibt es verschiedene Tools, wie zum Beispiel Elster, die dir bei deiner Arbeit helfen können. Übernimmt ein Steuerberater die Meldung an das Finanzamt, wird er mit den Aufbereitungen wie wir sie beschrieben haben voll und ganz zufrieden sein und du sparst dir die Kosten für zusätzliche Anwendungen. 

Betriebliches Rechnungswesen unterstützt durch ERP-Systeme

Wie du siehst, ist es keine Hexerei deine Buchhaltung vorzubereiten, auch ohne großes Outsourcing zu betreiben. Die strukturierte Erfassung deiner Einnahmen und Ausgaben soll aber nicht nur dem Finanzamt dienen, sondern auch dir selbst. Das betriebliche Rechnungswesen ist ein weiterer Bereich, auf den sich ein professionelles ERP-System unterstützend auswirken kann. 

betriebliches Rechnungswesen unterstützt durch ERP-Systeme – Billbee
Die Einnahmen / Ausgaben Rechnung dient als Basis für betriebswirtschaftliche Entscheidungen.

Das betriebliche Rechnungswesen dient zur Aufzeichnung sämtlicher Leistungs- und Geldströme eines Unternehmens und ermöglicht damit eine fundierte Planung, Kontrolle und Steuerung. Die Basis all dessen sind Geschäftsfälle, die mit Belegen dokumentiert werden. Wer diese Daten bereits in seinem ERP-System vorliegen hat, kann schnell an das betriebliche Rechnungswesen anknüpfen und fundierte unternehmerische Entscheidungen treffen. 

Von ERP über einfache Buchführung bis zum betrieblichen Rechnungswesen

Als Unternehmer bist du ein Allrounder und übernimmst vom Business Development bis hin zum Tagesgeschäft eine Vielzahl von Aufgaben. Du behältst den Überblick über alle Daten, die für dein Geschäft von Bedeutung sind, über Kundendaten, Produktinformationen oder Daten aus dem Bereich Finanzen. Nicht nur im lokalen Handel, sondern ganz speziell auch im E-Commerce, sind diese Informationen Gold wert und können zentral abgelegt und gut aufbereitet werden. Dadurch werden Prozesse in unzähligen Geschäftsbereichen vereinfacht und somit häufig ohne externe Dienstleister bewältigt. Wer die Kontrolle über seine Daten hat, hat die Kontrolle über sein Business.

Renée Kreijkes

Renée ist als Marketing & Success Manager bei Billbee hauptsächlich tätig für den Bereich Marketing und hat ein offenes Ohr für die kleinen und großen Problemchen der User.

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