Buchhaltung – gefühlt neun von zehn Unternehmern betrachten sie als eine der lästigsten Aufgaben in der Betriebsführung. Das Finanzamt spielt dabei die Rolle der missmutigen Schwiegermutter, der man keinesfalls eine Angriffsfläche bieten möchte, aus Angst, den Kürzeren zu ziehen. Die positive Nachricht: Anders als bei der Mutter deines Mannes oder deiner Frau, können wir dir die Kniffe zeigen, wie du beim Finanzamt deinen guten Ruf stärkst. Der erste Schritt zum Erfolg: du solltest deine Buchhaltung vorbereiten.
Die meisten Unternehmen machen ihre Buchhaltung auf monatlicher Basis, die erste Aufgabe lautet also sämtliche Eingangsrechnungen sowie ausgehende Rechnungen zu sammeln. Die Kontoauszüge der jeweiligen Konten (Bankkonto, PayPal-Konto, Kreditkarten, etc.) dienen dabei als Deckblätter, hinter denen die Belege zu den einzelnen Buchungszeilen in chronologischer Reihenfolge abzulegen sind. Hier endet die Vorbereitung der Buchhaltung – eigentlich ist sie lediglich das Sortieren und Zusammenlegen von Belegen.
Danach erfolgt die Kontierung, bei der die einzelnen Belege auf ihre Korrektheit geprüft und einem Aufwands- oder Ertragskonto zugeordnet werden. Auch die Zuordnung zu den einzelnen Posten oder Kennzahlen für das Finanzamt erfolgt in diesem Schritt. Hier spielen folgende Faktoren eine Rolle:
Gehen deine Unterlagen dann an deine:n Steuerberater:in, hat er alles, was er braucht, vorliegen und es gibt kein unnötiges Hin- und Herschieben diverser Aktenordner. Wenn du selbst kein:e Steuerberater:in bist, wird es dich bestimmt interessieren, wie du mit den Daten aus deinem ERP-System die Vorbereitung der Buchhaltung erledigen kannst. Moment, ERP-System?
Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Ressource Planning“. Folglich wird als ERP-System eine betriebswirtschaftliche Software-Lösung bezeichnet, die den Einsatz und die Planung von betrieblichen Ressourcen eines Unternehmens ermöglicht. ERP-Systeme umfassen daher häufig die Bereiche: Finanzen, Vertrieb, die Warenwirtschaft selbst sowie das Personal.
Besonders für Online-Händler:innen stellen ERP-Systeme eine unheimliche Arbeitserleichterung dar. Durch sie können zahlreiche Prozesse vollständig automatisiert werden, zum Beispiel Bestellbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Außerdem können Lagerbestände auf der Grundlage von Bestellungen aktualisiert oder der Versand nach dem Zahlungseingang der Kund:innen, über einen Paketdienstleister eingeleitet werden. Heutzutage werden ERP-Systeme oft als SaaS angeboten.
SaaS steht für „Software as a service.“ Dabei wird eine Software, sowie die IT-Infrastruktur, die für ihren Betrieb erforderlich ist, von einem IT-Anbieter bereitgestellt. Der Nutzer der Anwendung kann sie dann als Dienstleistung online mittels gekaufter Lizenz nutzen. Als Vorteile können eine Kostenersparnis für technische Geräte sowie Wartungsarbeiten und Aktualisierungen genannt werden. Dem gegenüber stehen eine gewisse Abhängigkeit von externen Dienstleistern sowie in vielen Fällen eine wesentliche Auslagerung von Kunden- und Geschäftsdaten, ein Punkt, der in deinen Datenschutzbestimmungen nicht fehlen darf.
Ein Beispiel für SaaS ist schnell gefunden – Billbee. Die Software wird von uns bereitgestellt, gewartet und laufend weiterentwickelt. Du als Nutzer:in musst dich dabei um nichts kümmern und bezahlst lediglich für den Service „Software.“ So kannst du dich voll und ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren.
ERP-Systeme spielen eine zentrale Rolle für die Vorbereitung der Buchhaltung. Hier sehen wir uns an, was du tun kannst, um es deinem Steuerberater leicht und dem Finanzamt recht zu machen.
Voraussetzung für eine Buchhaltung sind ein- und ausgehende Rechnungen. Nutzt du Billbee als ERP-System, hast du die Möglichkeit in der Übersicht deiner Bestellungen Filter zu setzen. So kannst du beispielsweise folgende Auswahlen treffen, um all deine Rechnungen für deine Buchhaltung im Januar zu erhalten:
Somit erhältst du einen Überblick über alle Aufträge, die für den Monat Januar und dein Bankkonto relevant sind und kannst dir die Rechnungen mit einem weiteren Klick herunterladen. Nun benötigst du nur noch den Kontoauszug deines Bankkontos für den Neujahrsmonat, sortierst die Belege chronologisch und prüfst, ob sie vollständig auf dem Kontoauszug aufgeführt sind. Das wiederholst du für alle deine Konten wie PayPal, Kreditkarte, etc. und schon ist deine Buchhaltung vorbereitet.
Basierend auf der Vorbereitung deiner Buchhaltung, können weitere Prozesse wie Umsatzsteuervoranmeldung, Bilanzen und Erklärungen an das Finanzamt abgeführt werden. Für die Umsetzung dieser Schritte gibt es verschiedene Tools, wie zum Beispiel Elster, die dir bei deiner Arbeit helfen können. Übernimmt ein Steuerbüro die Meldung an das Finanzamt, wird dieses mit den Aufbereitungen, wie wir sie beschrieben haben, voll und ganz zufrieden sein und du sparst dir die Kosten für zusätzliche Anwendungen.
Wie du siehst, ist es keine Hexerei deine Buchhaltung vorzubereiten, auch ohne großes Outsourcing zu betreiben. Die strukturierte Erfassung deiner Einnahmen und Ausgaben soll aber nicht nur dem Finanzamt dienen, sondern auch dir selbst. Das betriebliche Rechnungswesen ist ein weiterer Bereich, auf den sich ein professionelles ERP-System unterstützend auswirken kann.
Das betriebliche Rechnungswesen dient zur Aufzeichnung sämtlicher Leistungs- und Geldströme eines Unternehmens und ermöglicht damit eine fundierte Planung, Kontrolle und Steuerung. Die Basis all dessen sind Geschäftsfälle, die mit Belegen dokumentiert werden. Wer diese Daten bereits in seinem ERP-System vorliegen hat, kann schnell an das betriebliche Rechnungswesen anknüpfen und fundierte unternehmerische Entscheidungen treffen.
Als Unternehmer:in bist du Allrounder und übernimmst vom Business Development bis hin zum Tagesgeschäft eine Vielzahl von Aufgaben. Du behältst den Überblick über alle Daten, die für dein Geschäft von Bedeutung sind, über Kundendaten, Produktinformationen oder Daten aus dem Bereich Finanzen. Nicht nur im lokalen Handel, sondern ganz speziell auch im E-Commerce, sind diese Informationen Gold wert und können zentral abgelegt und gut aufbereitet werden. Dadurch werden Prozesse in unzähligen Geschäftsbereichen vereinfacht und somit häufig ohne externe Dienstleister bewältigt. Wer die Kontrolle über seine Daten hat, hat die Kontrolle über sein Business.
