Welche Vorteile ein papierloses Büro mit sich bringt – Billbee

Es ist Monatsende und die Buchhaltung ruft zur Pflichterfüllung. Ausgerüstet mit einem Stapel Rechnungen und Kontoauszügen ziehst du dich an den Schreibtisch zurück, der einmal mehr viel zu klein für den Berg an Papier ist. Kommt dir die Situation bekannt vor? Wie kann es sein, dass wir zum Mond fliegen können aber das papierlose Büro sich noch nicht durchgesetzt hat? 

Wir zeigen dir, was es braucht um den Großteil an Papierkram loszuwerden und wie du dir zusätzlich jede Menge Zeit sparst, wenn auch dein Büro dem digitalen und papierlosen Zeitalter beitritt. 

Das Büro von gestern – ein Mix aus Zetteln und Ordnern

Selbst wenn man beim Thema Papier im Büro vielleicht zuallererst an Rechnungen und die Buchhaltung denkt, zieht sich der Einsatz des beschriftbaren Materials oft quer durch alle Prozesse. Du findest es in Form von E-Mail Konversationen, die ausgedruckt werden und als Angebote und Auftragsbestätigungen die in zahlreichen Ordnern ihr Dasein fristen. Auch Verträge für das Personal oder für Kooperationspartner wollen sicher verwahrt werden. 

Einen triftigen Grund, wieso der Umstieg auf das papierlose Büro nicht möglich sein sollte gibt es aber in den seltensten Fällen. Meist schreckt der Aufwand für die Umstellung sowohl Mitarbeiter, als auch Vorgesetzte ab, so dass dieses Projekt scheitert, bevor es angegangen wird. Sieht man sich jedoch die Vorteile an, kann man das Vorhaben „papierloses Büro“ aus unterschiedlichsten Blickwinkeln positiv beleuchten. 

Papierlos arbeiten – große Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmer

Um ein solches Projekte in deinem Unternehmen umsetzen zu können, braucht es viel Überzeugungskraft. Du, als Unternehmer, musst hier die Vorteile erkennen und mit gutem Beispiel, motivierend vorangehen. Effizienzsteigerung oder Zeit- und Kostenersparnis sind doch ein guter Motivator, um solche Projekte umzusetzen? 

Das Papierchaos im Büro überwinden – Billbee
Das Papierchaos im Büro überwinden – Billbee

Kostenersparnis durch papierloses Arbeiten

Bisher wurden Unterlagen stets sortiert und in Aktenform abgelegt. Größere Unternehmen die noch im „alten Stil“ archivieren, haben nach mehreren Jahren eigene Container und Keller oder mieten sogar zusätzliche Räumlichkeiten an. Aber nicht nur die Lagerung all dieser Unterlagen, die oft über Jahre sichergestellt sein muss verursacht Kosten. 

Drucker werden in Büros häufig angemietet und über einen Servicevertrag abgerechnet. Die verrechneten Kosten kalkulieren sich nicht selten einerseits über die Anzahl der Ausdrucke und andererseits darüber, ob es sich um einen Farb- oder Schwarz-weiß-Druck handelt. Zusätzlich sind Verbrauchsmaterialien wie Toner, Einzugsspulen und ähnliches Kostentreiber dieser Verträge. 

Gänzlich wird sich ein Drucker in deinem Büro vermutlich nicht vermeiden lassen, doch das Sparpotential durch papierloses Arbeiten ist hier nicht zu unterschätzen. 

Aufbesserung des Images durch Nachhaltigkeit im Unternehmen

Wenn wir wirtschaftliche Aspekte kurz außen vor lassen, finden wir ein weiteres Argument, das dafür spricht endlich auf Papier im Büro zu verzichten – die Umwelt. Speziell in den letzten Jahren werden Konsumenten immer kritischer, wenn Unternehmen nicht nachhaltig auftreten. 

Kaum ein Unternehmen sollte die Augen vor diesem Thema verschließen, denn es bietet einerseits die Möglichkeit das Image weiter zu verbessern und andererseits natürlich einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten. Weniger Sondermüll wie Toner, weniger Papier in der Herstellung und weniger Papier im Müll sind hier die gewichtigsten Faktoren, mit denen du als Unternehmer punkten kannst. 

Zeitersparnis durch „paperless office“ 

Zeit ist Geld, das ist bekannt. Doch wo genau geht im papierlastigen Büro denn Zeit verloren? Wenn du deinen Mitarbeiter schon einmal gebeten hast einen Lieferschein oder eine Rechnung aus dem Vorjahr herauszusuchen, kennst du folgende Szenen bestimmt.

  • Mitarbeiter müssen in zuerst im Keller oder einem anderen Archivraum nach dem richtigen Ordner suchen.
  • Ist der Ordner gefunden, dauert es noch einmal ewig, bis beim Druchblättern das richtige Dokument gefunden ist. 
  • Schließlich ist das gesuchte Dokument oft nicht richtig abgelegt und die Suche verzögert sich.
Ordnung im papierlosen Büro – Billbee
Ordnung im papierlosen Büro – Billbee

In der digitalen Version dieses Szenarios tippt der Mitarbeiter einen Begriff des gesuchten Dokuments in eine Suchmaske ein und bekommt es wenige Millisekunden später auf seinem Bildschirm angezeigt. Keine staubigen Finger, kein Suchen und im Idealfall ist das gesuchte Schriftstück mit allen zugehörigen Dokumenten verknüpft, die man sonst in einem zweiten Schritt in den Papierbergen suchen müsste. Klingt doch besser, oder? Dann wollen wir uns ansehen, welche Bereiche sich zum Einstieg ins „paperless office“ besonders eigenen. 

Dein Weg zum nachhaltigen Büro

Jedes Unternehmen, das die Umstellung zu einem papierlosen Büro gewagt hat, wird bestätigen können, dass anfänglich mit einem erhöhten Aufwand zu rechnen ist. Solange die Prozesse nicht zu 100 Prozent von Anfang bis Ende sitzen, muss in digitaler und zusätzlich in Papierform gearbeitet werden. Die richtige Software kann diese Digitalisierung unterstützen.

Automatisierte Aufgaben in deiner Buchhaltung

Ein sinnvoller Bereich, in dem mit der Umstellung zum papierlosen Büro begonnen werden kann, ist die Buchhaltung. Da hier die meisten Unternehmen ohnehin mit einem Onlinebanking-Zugang arbeiten, ist der erste Schritt bereits getan. 

Du möchtest, dass eine Zuordnung der Zahlungseingänge zu deinen Rechnungen per Knopfdruck erfolgt? Was du im Papierformat bestimmt nie erreichen würdest, ermöglicht dir ein leistungsstarkes Warenwirtschaftssystem, an das du deine Online-Banking-Konten ganz einfach anbinden kannst. Der Abgleich zwischen Zahlungseingängen und Rechnungen erfolgt automatisch, wie das funktioniert, kannst du in unserem Beitrag: „Wie du deine Buchhaltung mit ERP Systemen vorbereiten kannst“ nachlesen.

Flexibel Arbeiten ohne Papier

Ob du vor Ort bei Kunden bist oder deine Mitarbeiter mal einen Tag von zuhause arbeiten, darf sich nicht auf deine Effizienz auswirken. Von zuhause aus nur auf die Hälfte deiner Dokumente zugreifen zu können, erschwert deine Arbeit allerdings ungemein. 

Aus diesem Grund ist die Archivierung sämtlicher Dokumente ein weiterer wesentlicher Schritt, um auch von unterwegs oder zuhause papierlos arbeiten zu können. Dazu eignet sich ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS), das dir als Cloud Lösung von überall aus flexiblen Zugriff auf deine Dokumente gewährt. 

Eine günstige Alternative dazu besteht beispielsweise darin, die eigenen Systeme wie CRM oder Warenwirtschaft an einen Cloud Speicherdienst wie Dropbox oder Google Drive anzubinden. So können Dokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine automatisiert in der Cloud archiviert werden.

Tipp: Lies unsere Kurzanleitung, um zu erfahren, wie simpel die Anbindung an den Speicherdienst funktionieren kann. 

Volle Kontrolle über Zugriffsrechte im digitalen Büro

Wenn der neue Mitarbeiter im Backoffice den falschen Ordner in die Hand nimmt und plötzlich die Lohnabrechnungen aller Mitarbeiter in der Hand hält, kann das schnell unschöne Folgen mit sich bringen. In digitaler Form hast du volle Kontrolle darüber, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen kann. Durch ein Berechtigungskonzept bestimmst du, wer Rechnungen, Verträge oder Bestellungen einsehen kann. Ein Pluspunkt auf Datenschutzseite. 

Auch über die Ordnerstruktur eines papierlosen Büros kannst du bestimmen, wer worauf zugreifen kann, aber auch wie Unterlagen schneller gefunden werden. Zugegeben, es wirkt fast, als ob man sich vor Vorteilen gar nicht retten könnte, doch dass es auch Nachteile gibt, möchten wir dir nicht vorenthalten. 

Papierlos ist nicht kritiklos – welche Hürden gibt es?

So vorteilhaft die rasche, ordentliche Ablage und Suche von digitalen Dokumenten auch klappt, es gibt natürlich auch Kritik, die man nicht unbeachtet lassen darf. Speziell bei Cloud-basierten Lösungen bist du stets auf einen Internetzugang angewiesen. Sollte dieser mal nicht gegeben sein, lässt sich ein vorübergehendes Ausweichen auf das gute alte Papier vermutlich nicht vermeiden.

Da du dich nicht alleine auf dem Markt bewegst, sondern Geschäftspartner und Kunden teilweise weit vom „paperless office“ entfernt sind, wirst du beim Versuch ausschließlich digital zu kommunizieren, immer wieder auf Hürden stoßen. Die Rede ist von Unterlagen die immer in Papierform verschickt werden und damit einer gesonderten Behandlung in deinem Unternehmen bedürfen. Wie erwähnt kann ein DMS hier unterstützend wirken.

Auch sind digital abgelegte Unterlagen nicht uneingeschränkt geschützt. Eine Sensibilisierung deiner Mitarbeiter auf den Umgang und die Gefahren hinsichtlich des Datenschutzes in Unternehmen ist mit Sicherheit erforderlich, wenn du auf Cloud Lösungen und Co. zurückgreifst. 

Bist du bereit für eine grüne und effizientere Zukunft im Büro?

Stellst du die Weichen richtig, erkennst die Vorteile und kommunizierst diese im Unternehmen, dann steht einem papierlosen Büro nichts im Weg. Bringe die Mitarbeiter durch einfachere Abläufe auf deine Seite und verpasse deinem Image etwas Billbee-Grüne Farbe mit der du auf Nachhaltigkeit im Büro mit raschen, automatisierten Prozessen setzt.

Renée Kreijkes

Renée ist als Marketing & Success Manager bei Billbee hauptsächlich tätig für den Bereich Marketing und hat ein offenes Ohr für die kleinen und großen Problemchen der User.

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