Erinnerst du dich an die Anfangszeiten deines Online-Handels zurück und den Berg an Aufgaben und Prozessen? Oder stehst du sogar gerade erst am Anfang mit deinem Online-Shop? Bei noch wenigen Bestellungen und wenigen Verkaufsartikeln ist die Koordination und Verwaltung eines Online-Shops noch übersichtlich. Aber mit zunehmenden Verkäufe steigt auch der Verwaltungsaufwand.

Du verkaufst auf immer mehr Kanälen, deine Bestellzahlen steigen. Immer mehr Zeit investierst du in die Abwicklung deiner Bestellungen – angefangen bei der Artikelpflege, über das Schreiben der Rechnungen bis hin zum Versand und der Buchhaltung. Prozesse müssen untereinander koordiniert werden und an einer Stelle zusammenlaufen. Wie kannst du Ordnung in das eventuell entstehende Chaos bringen?

Automatisierung für den reibungslosen Ablauf mit Billbee

Das Zauberwort heißt „Automatisierung„. In Prozesse, die automatisch ablaufen, musst du weniger Zeit investieren und sie sind weniger fehleranfällig. Das spart dir im Laufe der Zeit vor allem eins: Geld.
Deine Zeit, die du mit automatisierten Prozessen sparst, kannst du für andere Dinge nutzen, wie beispielsweise die Weiterentwicklung deiner Produktpalette oder für das Marketing.

Im Bereich der Automatisierung gibt es unzählige Möglichkeiten. Aber wo fängt man da am besten an?

Auftragsdokumente automatisch erstellen und versenden

Jede Rechnung händisch schreiben – das war gestern. Solange dein Online-Shop noch keine große Menge an Bestellungen generiert, mag das händische Schreiben der Rechnung noch machbar sein. Aber sobald du einen gewissen Punkt im Bestellvolumen überschritten hast, muss eine Lösung her. Denn das Rechnungsschreiben ist vor allem eins: ein Zeitfresser. Und wir wissen alle, dass Online-Händler alles haben, aber keine Zeit. Also wieso nicht die Erzeugung der Auftragsdokumente automatisieren?

Für das Erzeugen von Rechnungen und anderen Auftragsdokumente gibt es unzählige Lösungen – entweder Tools die genau darauf spezialisiert sind oder Tools, bei denen diese Funktion integriert ist.

Jetzt stell dir einmal vor: Dein Kunde bestellt in deinem Online-Shop. Die Bestellung geht in dem gewählten Tool ein und das Tool erzeugt automatisch eine Rechnung und versendet diese an den Kunden, ohne dass du die Bestellung manuell bearbeiten musstest.

Nutze dafür z.B. Billbee, was neben dem automatischen Erzeugen von Rechnungen und dem Versenden noch viele weitere spannende Funktionen mitbringt. Wenn du dir anschauen möchtest, wie du mit Billbee Rechnungen erzeugen und versenden kannst, schau doch mal unser YouTube-Video dazu an.

Zusätzlicher Tipp für dich: Versuche die Prüfung und Zuordnung der Zahlungseingänge auch zu automatisieren, um sofort zu sehen, wenn eine Rechnung bezahlt wurde, um die Ware dann an den Kunden senden zu können.

Automatischer Artikel- und Lagerbestandsabgleich

Unterschiedliche Verkaufskanäle zu kontinuierlich zu pflegen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Früher oder später kommt es zu Überschneidungen von Bestellungen aus unterschiedlichen Shopsystemen oder Marktplätzen, sodass du Produkte verkaufst, die du unter Umständen gar nicht im Lager vorrätig hast. Ziel ist es, diese Überkäufe zu verhindern. Dafür müssen deine verwendeten Kanäle untereinander kommunizieren können. In der Regel benötigst du dafür aber ein Tool wie Billbee, welches als Kommunikationsschnittstelle für den automatischen Bestandsabgleich dient.

Setzt du ein Tool für deine Artikelverwaltung ein, dann hast du ganz klar den Vorteil, dass du deine Artikeldaten und Lagerbestände nur in einem System pflegen musst. Denn nichts ist umständlicher als alle Bestände manuell auf allen Plattformen zu aktualisieren. So hast du zu jederzeit einen Überblick über deine Lagerbestände, die plattformübergreifend und automatisch synchronisiert werden. Überkäufe werden effektiv vermieden, deine Kunden sind glücklicher und du sparst eine Menge Verwaltungsarbeit.

Lagebestände zentral überwachen mit Billbee

Selber versenden oder einen Fulfillment-Dienstleister nutzen?

Bestellungen aus deinem Online-Shop trudeln bei dir ein und warten nur darauf versendet zu werden. Aber wer soll das machen?

Option 1: Eigenversand

Sofern du über ausreichende personelle und Lagerkapazitäten verfügst, steht dem Versand nichts mehr im Wege. Bedeutet selber versenden auch mehr Aufwand? In gewisser Weise ja, aber durch Automatisierungen im Versandbereich kannst du diesen Aufwand deutlich reduzieren. Stell dir vor, deine Versandlabels werden durch ein Tool wie Billbee vollautomatisch erzeugt und ausgedruckt und du musst nichts weiter tun, als die Waren in das Paket packen und mit dem Label frankieren.

Option 2: Externes Fulfillment

Fulfillment-Dienstleister können unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Angefangen bei der Lagerung der Waren, über die Kommissionierung bis hin zum tatsächlichen Versand und dem Retourenmanagement. Möchtest du die Fulfillment-Aufgaben aus der Hand geben, dann ist es von großer Bedeutung, dass du einen Fulfillment-Dienstleister findest, der deine Anforderungen abdecken kann. Alles rund um das Thema Fulfillment und wie du den richtigen Fulfillment-Partner findest, kannst du in einem Partnerbeitrag von YouSellWeSend bei uns auf dem Blog lesen! Eine Liste, welche Fulfillmentdienstleister an Billbee angebunden werden können, findest du hier.

Buchhaltung – muss es immer ein Grauen sein?

Buchhaltung, Steuern und Finanzamt – die meisten Menschen denken bei diesen Begriffen nicht unbedingt an einen spaßigen Zeitvertreib. Die Buchhaltung ist lästig, aber gehört eben zu den Aufgaben eines Online-Händlers. Aber gerade weil es nicht die beliebteste Aufgabe ist, bietet sich hier an, auf Automatisierungen zurückzugreifen.

Standardisierte Abläufe in der Buchhaltung beugen Fehlern vor und so wird die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt um einiges leichter. Statt jede Rechnung einzeln zu erfassen, kannst du mithilfe von Automatisierungstools ganz einfach deine Daten an deinen Steuerberater übermitteln. Dabei musst du diesen Bericht noch nicht einmal selber erstellen, denn du überlässt dem Tool die Aufgabe sich alle Daten zusammenzusuchen. Wichtig dabei ist, dass alle Daten an einer zentralen Stelle gepflegt werden.

Solch ein Automatisierungstool im Bereich der Buchhaltung ersetzt natürlich nicht den klassischen Beruf des Buchhalters oder beseitigt deine Aufgaben in diesem Bereich komplett, macht die Arbeit aber deutlich einfacher und stressfreier.

Buchhaltung automatisieren mit Tools wie Billbee

Zurechtfinden im Tool-Dschungel

Tools über Tools. Jedes Tool hat andere Funktion, aber doch sind sie sich alle ähnlich. Wer soll da noch den Überblick behalten? Und welches Tool passt überhaupt zu dir und deinem Online-Business? Diese und weitere Fragen stellen sich Online-Händler, die auf der Suche nach dem richtigen Tool für sie sind. Wonach solltest du Ausschau halten?

  • Deckt das Tool die Schnittstellen ab, die für mich als Online-Händler essenziell sind? Idealerweise sollten dein(e) genutzten Shopsysteme und Marktplätze in dem Tool unterstützt werden. Achte aber auch darauf, ob deine genutzten Versanddienstleister, Zahlungsanbieter und Buchhaltungsanbieter unterstützt werden. Denn nur eine möglichst vollumfängliche Integration erleichtert dir letztendlich deine tägliche Arbeit.
  • Kann das Tool auch langfristig eingesetzt werden? Als Online-Händler ist es durchaus sinnvoll auf mehreren Kanälen (Stichwort: Multichannel) vertreten zu sein, um die angebotenen Waren für möglichst viele potenzielle Kunden sichtbar zu machen. Daher sollte das Tool nicht nur deine derzeitigen Schnittstellen unterstützen, sondern noch mehr darüber hinaus.
  • Ist das Tool skalierbar? Dein Online-Shop steckt vielleicht noch in den Kinderschuhen, aber was ist, wenn dein Online-Shop immer weiter wächst und damit auch dein Bestellvolumen immer größer wird? Kann das von dir gewählte Tool mit einem größeren Bestellvolumen umgehen und wie verhält sich das preislich?

Du kannst bei Billbee unterschiedlichste Schnittstellen (Shops, Markplätze, Versanddienstleister und weitere) anbinden, sodass dein After-Sales-Prozess bestmöglich aufeinander abgestimmt und automatisiert werden kann. Aufgrund eines “pay-as-you-grow” Modells wird Billbee jeder Unternehmensgröße gerecht und wächst mit dir als Online-Händler – egal ob du noch in den Anfängen deines Online-Handels steckst oder bereits jahrelang online verkaufst. Mit der 30-tägigen, kostenlosen und unverbindlichen Testphase kannst du Billbee ausgiebig ausprobieren — und erst dann entscheiden!

Der März steht bei Billbee ganz im Zeichen der Automatisierung: Blogbeiträge, YouTube-Videos und noch viel mehr! Wenn du konkrete Einblicke in Billbee rund um das Thema „Automatisierung“ bekommen möchtest, dann markier dir den 18. März 2021 schon mal im Kalender! Am 18. März 2021 findet dazu um 15 Uhr ein Webinar statt, wo du auch aktiv deine Fragen stellen kannst. Zur Anmeldung geht es hier lang. Solltest du keine Zeit haben an diesem Termin, kannst du dir auch jederzeit im Anschluss das Webinar nochmal auf unserem YouTube-Channel anschauen.

Titelbild von Bill Oxford on Unsplash, weite Bilder von CHUTTERSNAP und Markus Winkler on Unsplash.

Jana Klingelhöfer

Jana ist Content Managerin bei Billbee. Wenn sie nicht gerade dabei ist, ein neues How To Video für den YouTube Channel von Billbee zu drehen, kümmert sie sich um die redaktionellen Freiheiten von Blog und Webseite.

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Lorenzo 4. März 2021 at 11:20

Gibt es auch eine Möglichkeit die Erstellung der Versandlabels komplett zu automatisieren, dass sie einfach aus dem Drucker rauskommen?
LG Lorenzo

Antworten
    Jana Klingelhöfer

    Jana Klingelhöfer 4. März 2021 at 16:25

    Hallo Lorenzo, danke für deinen Kommentar! Das ist mit Billbee möglich. Drei Dinge musst du dafür tun: (1) die Regeln wie in diesem Hilfeartikel beschrieben anlegen. Hier ist beispielhaft der Prozess mit Amazon Multichannel Versand dargestellt, was du aber auch mit anderen Versanddienstleistern machen kannst. (2) Einen Drucker an deinen Billbee-Account anbinden (z.B. Druckerwolke) und (3) die Etikettenausgabe in deiner Versandverbindung aktivieren. Alle drei Voraussetzungen sind auch in dem Artikel nochmal aufgezeigt. Falls es nicht klappen sollte, meld‘ dich am besten mal bei unserem Support unter support@billbee.io. Die Kollegen können dir noch gezieltere Hilfestellung geben.
    LG Jana

    Antworten

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