Eines jener Themen, über die sich wohl am besten philosophieren lässt, ist und bleibt die Zeit. Gefühlt haben wir alle zu wenig davon und doch ist es das Einzige, von dem wir täglich alle gleich viel haben. Speziell für den Erfolg von Unternehmern lässt sich daher sagen, dass es nicht auf die Zeit ankommt, die wir pro Tag haben, sondern viel mehr darauf, wie effizient wir sie nutzen.
An diesem Punkt kommt das Zeitmanagement ins Spiel. Welche Methoden es gibt, deine Zeit und dich selbst besser zu organisieren, darum geht es in diesem Beitrag, indem wir dir zahlreiche Tipps für besseres Zeitmanagement mitgeben möchten.
Was versteht man unter Zeitmanagement?
Unter Zeitmanagement werden sämtliche Methoden zusammengefasst, die eine effizientere Nutzung der verfügbaren Zeit ermöglichen. Im Grunde kannst du sie für die Planung deiner Freizeit genauso einsetzen, wie am Arbeitsplatz. Immer dann, wenn mehrere Erledigungen auf deiner Agenda landen, gibt es unterschiedliche Varianten diese abzuarbeiten.
„Zeitmanagement ist eine Form der Selbstorganisation, mit der du Aufgaben effizient und mit dem Fokus auf ihre Priorität erledigen kannst.“
Strategische Planung ist der Kern des Zeitmanagements
Wenn man es genau nimmt, ist es weniger ein Managen der Zeit. Vielmehr geht es um deine Herangehensweise an Aufgaben und wie du dich selbst organisierst. Besonders als Unternehmer hat man oft mehrere Bälle zu jonglieren, was ohne die strategische Planung schnell zu Überforderung und Ineffizienz führen kann.
Die gute Nachricht: du kannst Zeitmanagement lernen. Zahlreiche Bücher, Seminare aber auch Apps zum besseren Zeitmanagement behandeln das Thema als zentralen Erfolgsfaktor für Unternehmer und bieten wertvolle Unterstützung.
Methoden um dein Zeitmanagement zu optimieren
Landen Aufgaben auf unserem Tisch, gibt es eine beschränkte Anzahl an Möglichkeiten, wie wir sie bewerten können. Die folgende Methode hilft dir dabei, dein Zeitmanagement zu optimieren, indem es zwei häufig verwechselte Begriffe klar trennt.
Die Eisenhower Methode
Was ist „wichtig“? Was ist „dringend“? Die beiden Begriffe werden häufig und fälschlicherweise synonym verwendet, genau hier setzt die Eisenhower Methode an. Sie unterteilt Aufgaben in vier Kategorien, die du dir als vier Quadranten vorstellen kannst. Dabei ergeben sich die folgenden Felder:
Die Eisenhower Methode hilft bei der Priorisierung von Aufgaben
Links oben: wichtige und dringende Aufgaben
Um diese Aufgaben solltest du dich selbst und zuallererst kümmern. Ein Beispiel könnte eine fatale Sicherheitslücke in deinem Onlineshop sein. Sie kann Schaden verursachen, und zwar umso mehr, je länger sie besteht.
Rechts oben: dringend aber weniger wichtig
Solche Tätigkeiten sollten zeitnah erledigt werden, die Wirkung ist aber nicht so groß, als dass sie unbedingt und sofort deine vollste Aufmerksamkeit erfordern. Sie eignen sich besonders gut dazu, delegiert zu werden. Ein knapper Lagerbestand erfordert beispielsweise, eine Nachbestellung. Ob diese jetzt sofort oder erst morgen erfolgt wird keine allzu große Wirkung nach sich ziehen.
Links unten: wichtig aber nicht dringend
Diese Aufgabe muss unbedingt erledigt werden, aber eben nicht jetzt sofort. Gerade für Onlinehändler gibt es oft neue gesetzliche Änderungen, die Handlungsbedarf verursachen. Sie sind jedoch stets mit einer Übergangsfrist und einem tatsächlichen Datum versehen, an denen sie in Kraft treten und lassen sich daher gelegentlich aufschieben. Ist die Frist jedoch abgelaufen, muss alles umgesetzt sein, da die Konsequenzen oftmals unangenehm und teuer sind.
Rechts unten: weniger wichtig und nicht dringend
Tätigkeiten, die in diesen Quadranten fallen, haben weder große Auswirkungen auf dein Unternehmen noch sind sie zeitnah zu erledigen. Eine Kundenanfrage nach einem Produkt, das du nicht hast, sollte natürlich beantwortet werden. Dass das weder heute sein muss, noch großen Schaden verursacht, wenn es nicht in den nächsten drei Tagen passiert, ist klar. Lege diese Aufgaben auf einen Stapel, um den du dich kümmerst, wenn alles andere erledigt ist.
Priorisierung – der wichtigste Faktor im Zeitmanagement
Egal welches Zeitmanagement Seminar du besuchst, keines von ihnen wird ohne die Thematik der Priorisierung auskommen. Auch die heute vorgestellten Methoden werden deutlich zeigen, dass die Priorisierung der Schlüssel ist. Wenn zu viel zu tun ist, bedarf es einer Entscheidung, welche Arbeiten sofort ausgeführt werden müssen und welche noch ein paar Tage liegen bleiben dürfen.
Kein Management kommt ohne Entscheidungen aus, so gilt es auch welche zu treffen, wenn es um die Priorisierung von Aufgaben geht. Bei einer Überlastung musst du entscheiden, welche Aufgaben Vorrang haben. Eine Methode, die dich dabei unterstützt, ist die ABC-Analyse.
Die ABC-Analyse zur Priorisierung
Gerade wenn Zeitmanagement zum Thema wird, ist es meist so, dass bereits das Gefühl von Zeitmangel und Überlastung besteht. Sich dann zusätzlich mit Tools und Methoden auseinanderzusetzen kann dabei abschreckend wirken, da ohnehin keine Zeit besteht. Je einfacher die Methoden sind, desto besser sind sie für den Einstieg geeignet. Die ABC-Analyse ist so eine simple Methode.
Sie soll aufzeigen, wie viel Zeit für „sehr wichtige“, wie viel für „wichtige“ und wie viel für „weniger wichtige“ Tätigkeiten aufgebracht werden sollte. Dabei stellst du dir bei der Einteilung folgende drei Kategorien vor. Entscheide vorab, wie viel Wert die Erledigung einer Aufgabe hat und bringe, abhängig davon, mehr oder weniger Zeit dafür auf.
Dabei gilt die Faustregel, die in der folgenden Grafik abgebildet ist:
Die Einteilung von Aufgaben gemäß ABC-Analyse zum besseren Zeitmanagement
Achte bei einer Einteilung gemäß der ABC-Analyse darauf, dass du an einem Tag höchstens zwei A-Aufgaben angehst. Bei den B-Aufgaben beschränke dich ebenfalls auf maximal zwei bis drei Erledigungen, wobei diese sich oftmals delegieren lassen. Den Rest deiner Zeit widme dann den lästigen C-Aufgaben, die meist keinen großen Mehrwert schaffen, aber einfach erledigt werden müssen.
Klassischerweise findest du diese im Backoffice Bereich. Im Laufe der Zeit sammelt sich dort meist eine kaum bewältigbare Zahl dieser Arbeitsschritte an. Die erste Reaktion darauf ist meist zusätzliches Personal. Doch bei den C-Aufgaben liegt das größte Potenzial zur Optimierung.
Zeit sparen durch intelligente Prozesse
Die eben kennengelernten C-Aufgaben haben oft die Eigenschaft, monoton und wiederkehrend zu sein. Im Onlinehandel und speziell im Multichannel Vertrieb sind es einfache Tätigkeiten, die sich aus der Auftragsabwicklung ergeben. Einige davon sind dir bestimmt bekannt:
- Prüfung der Zahlungseingänge und Zuordnung zu Bestellungen
- Erstellung der Versanddokumente für Bestellungen
- Eingabe der Paketsendung bei einem oder mehreren Versanddienstleistern
- Unterschiedliche Retourenabwicklung, abhängig vom genutzten Vertriebskanal, etc.
- Schreiben von Rechnungen und Gutschriften
Bevor du hierfür planst zusätzliches Personal einzustellen oder Überstunden zu schieben, lass dir gesagt sein, dass du diese Schritte auch automatisieren kannst. Ein zentrales System, das Warenwirtschaft und Auftragsdokumente automatisieren und über mehrere Channels hinweg verwalten kann, bietet die Möglichkeit zu einer enormen Zeitersparnis.
Auch bei der Entwicklung von Billbee war es ein zentrales Anliegen, genau solche Schritte in sinnvollen Prozessen zusammenzufassen. Es sollten, mit geringem Aufwand, Aufgaben zentral erledigt werden, die zwar auf unterschiedlichen Vertriebskanälen anfallen, aber doch ein und derselben Tätigkeit entsprechen. Zeitersparnis ist das Ergebnis.
Zeit ist dein wertvollstes Gut
Erfolg misst jeder anders. Einige messen ihn an den Umsatzzahlen, andere an der Zeit, die ihnen nach der Arbeit für ihre Liebsten bleibt. Egal wo du den Hebel ansetzt und was dein persönliches Ziel ist, optimiertes Zeitmanagement hilft dir dabei deine Effizienz zu steigern und verschafft dir einen Vorteil gegenüber deinen Mitbewerbern.
Lass Zeit nicht mehr einfach verstreichen. Identifiziere die größten Zeitfresser und beginne deine Arbeit zu organisieren, zu strukturieren und zu automatisieren, denn jede Sekunde, die du weniger mit Papierkram und anderen lästigen Aufgaben verbringst, bringt dich schneller an dein Ziel.
