Normalerweise ist Billbee als “die Multichannel E-Commerce Auftragsabwicklung für kleine Unternehmen” bekannt. Und das ist im Grunde auch richtig so, zumindest wenn man mal den Großteil unserer Nutzer anschaut. Angefangen von kleinen “Nebenbei-Projekten” mit wenigen Bestellungen bis hin zu ambitionierteren Shops mit einigen 100 oder 1.000 Bestellungen im Monat.

Das Billbee aber auch anders kann, beweisen die beiden Freelancer Michael Rimbach und Valentin Hussong: Beide betreuen als externe Mitarbeiter gleich mehrere Shops mit jeweils bis zu 2.000 Bestellungen PRO TAG (!).

Wie es dazu kam, auf welche Herausforderungen sie gestoßen sind und welche Tipps & Tricks sie haben, erfahrt ihr nächste Woche im exklusiven Vortrag auf der meet Billbee ‘17!

Einen kleinen Vorgeschmack auf den Vortrag gibt es im heutigen Interview!

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David: Ihr seid zwar unabhängig, habt aber einige gemeinsame Kunden. Wie habt ihr euch gefunden und wo seht ihr eure jeweiligen Rollen bzw. Aufgaben?

Michael: Kennengelernt haben wir uns über einen gemeinsamen Kunden. Ich sollte hier eine Abo-Funktion in WooCommerce implementieren. Nach dem ersten erfolgreichen Projekt gab es direkt weitere Aufträge für diesen und andere Kunden.

Valentin: Ich hatte einen großen Shop zunächst im Alleingang betreut, bis ich nach dessen Internationalisierung auf fünf Länder-Shops, den zunehmenden Aufwand in der Umsetzung und Wartung von Schnittstellen, sowie zahlreicher neuer Features an die Kapazitätsgrenze kam. Verstärkung war gefragt und der Kunde kam mit Michael in Kontakt. Der Rest ist Geschichte 😉

Seitdem arbeiten wir eng zusammen und haben unsere Erfahrungen auch bei anderen Kunden mit ähnlichen Herausforderungen eingebracht.

Ich bin mehr ein Allrounder, habe auch viel mit Projektsteuerung, Prozessen und Inhalten zu tun, Michael konzentriert sich auf Backend-Entwicklung, APIs und die Server-Infrastruktur.

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D: Darf man Fragen, welche Shops ihr betreut oder wenn nicht, aus welchen Branchen bzw. in welcher Größenordnung diese sind?

V: Die Shops sind in den Branchen Gesundheit / Ernährung / Kosmetik / Mode tätig, mit einem Volumen von jeweils mehreren Hundert bis über Tausend Bestellungen pro Tag.

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D: Die Shops, die ihr betreut, laufen überwiegend auf WooCommerce. Warum eigentlich?

V: Die Schnelligkeit, mit der man den Shop selbst und alle weiteren Features umgesetzt bekommt, ist mit WooCommerce einfach unerreicht. Es gibt für die meisten Probleme schon mehrere Plugins, von denen auch oft eines taugt. Das WooCommerce-Ökosystem macht auch viel aus, es ist (im Vergleich zu anderen Shopsystemen) relativ einfach, erfahrene Leute zu finden, sei es nun für Expertise oder Umsetzung.

Auf den Lebenszyklus eines E-Commerce-Unternehmens gesehen, verorte ich WooCommerce zwischen Shopify für die ersten Schritte und Shopware oder Magento für das Enterprise-Level – wobei viele Shopbetreiber sehr früh auf WooCommerce kommen (wegen der Individualisierungsmöglichkeiten) und erst sehr spät wirklich weiter müssen zu einem größeren Shopsystem (wenn überhaupt).
Der Schritt von WooCommerce zu einem der etablierten, 'reinen' Shopsysteme ist nach meiner Erfahrung sehr groß, d.h. man hat schnell 6-stellige Kosten für einen Umstieg.

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D: Mit weiteren Kanälen wie Amazon & Co. kam dann irgendwann Billbee ins Spiel. War das für euch ein logischer Schritt? Oder habt ihr vorher schon verschiedene Multichannel-Tools ausprobiert, bevor ihr hier bei uns gelandet seid?

V: Es war von Anfang an ein logischer Schritt, ein externes System einzubinden. Ansätze wie "alles in in WooCommerce machen" haben wir schnell verworfen im Hinblick auf Prozess- und Skalierungsprobleme. Billbee hat auf Anhieb sehr gut funktioniert und alle auftretenden Stolpersteine konnten mit dem phantastischen Support schnell aus dem Weg geräumt werden.

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D: Ihr betreut mit die größten & erfolgreichsten Shops bei Billbee überhaupt. Hattet ihr Bedenken, ob unser System überhaupt für diese Masse an Bestellungen bzw. eine solche Skalierung geeignet ist?

V: Meist wurde Billbee schon in der Frühphase des Kunden angebunden, da war die Skalierung noch kein großes Problem. Mit dem Wachstum der Umsätze auf den Shops kamen dann die ersten Herausforderungen, insbesondere in der Anbindung und der Synchronisierung von Bestellungen.

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D: Hat alles von Anfang an problemlos funktioniert? Oder musstet ihr erst selbst eure eigenen Erfahrungen machen? Welche “lessons learned” bzw. Tipps & Tricks habt ihr für andere “high volume” Nutzer?

V: Großes Thema bei uns war immer wieder, das hohe Volumen der Bestelldaten zeitnah in Billbee zu bekommen, ohne dabei die Webserver und Datenbanken der Shops zu stark zu belasten.

Als besonderes 'Performance-Biest' haben sich dabei (wie bei allen extern angebundenen Diensten) die Webhooks gezeigt, da hier typischer am Abend alles zusammen kommt: Prime Time auf dem Shop, das Fulfillment spielt im Tagesabschluss die Shipments zurück, mehrere Tausende Bestellungen werden aktualisiert, Versandbestätigungen werden verschickt – und dann feuern gleichzeitig bei jeder Bestellung noch die Webhooks für mehrere Dienste.

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D: Bis zu 2.000 Bestellungen am Tag ist schon eine Hausnummer. Geht da noch mehr oder ist die Schmerzgrenze für die eingesetzten Systeme (sowohl Billbee als auch WooCommerce) langsam erreicht?

M: Wir sind vor ca. einem Monat auf eine AWS Serverumgebung die automatisch skaliert umgezogen. Damit sind wir für die Zukunft gewappnet und flexibler, als mit einem einzigen Server. Zudem war die Ausfallsicherheit sowie die extremen Lastschwankungen (von einer Minute auf die andere können 10.000 Besucher gleichzeitig auf die Shops zugreifen) bei uns ein großes Thema. Kompetent betreut hat uns dabei unser managed AWS Hosting Partner, die root360 GmbH aus Leipzig.

WooCommere setzt keine Limits in Sachen Skalierung, hier geht also noch mehr. Wichtig ist, nicht jedes verfügbare Plugin ohne dieses Code- sowie Funktionsseitig zu prüfen live zu nehmen. Gründliche Tests sind sehr wichtig und machen sich bezahlt, denn eine Fehlfunktion kann für den Kunden sehr ärgerlich und teuer werden. Viele WooCommere-Erweiterungen habe ich individuell auf Kundenwunsch hin entwickelt und sind auf Performance und Skalierung ausgelegt.

V: Da geht auf jeden Fall noch viel mehr, sowohl in Billbee als auch in WooCommerce 🙂

Shopseitig kommen dann einfach viele neue Aufgaben im Bereich Infrastruktur – mit viel Caching, Redundanz, Optimierungen und skalierbaren Servern.

Auch in der Applikation fällt deutlich mehr Arbeit an, weil viele Plugins sind nicht auf Performance angelegt sind und daher Eingriffe und Anpassungen erfordern.

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D: Billbee hat eine ganze Reihe Features, die optional sind und von einigen Nutzern verwendet bzw. von anderen eben einfach “ignoriert” werden (z.B. Zahlungsabgleich, Bestandsverwaltung etc.). Welche Funktionen haben sich für den Einsatz bei großen Projekten bewährt und worauf sollte man vllt. lieber verzichten? Wenn ja, wieso? Was gibt es für Alternativen?

V: wir nutzen vor allem die Bündelung und Aufbereitung der Bestellungen für die Rechnungsstellung und den DATEV-Export sowie den Zahlungsabgleich mit dem Bankkonto.

Die Versandfunktionen waren bei unseren Kunden bislang kein Thema, da das Fulfillment schon komplett extern lief.
Für die Bestandsverwaltung geht der Blick des Kunden eher zu größeren und darauf spezialisierten Systemen.

Ein Projekt, was wir noch im Auge haben, ist die Übergabe von Amazon-Bestellungen an das Fulfillment via Billbee.

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D: Hand auf’s Herz: Was hat euch bei der Arbeit mit Billbee bisher die meisten grauen Haare verschafft? Was können wir tun, um das zu ändern?

V: An einzelnen Punkten ist die Lernkurve schon etwas steil – bis man verstanden hat, wie das Feature funktioniert, und was man tun muss, damit es läuft. Zum Glück wurden wir an allen Stellen vom Billbee-Support super aufgefangen.

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D: Was mögt ihr an Billbee besonders? Womit haben wir “euer Herz erobert”? 🙂
Gerade auch im Vergleich zu ähnlichen Lösungen am Markt...

V: Die Schnelligkeit ('Snappyness') des Interfaces ist super, das erleichtert das Arbeiten mit Artikeln und Bestellungen enorm.

Den Support haben wir ja schon wiederholt gelobt, besonders wertvoll ist es für uns, dass man auch tiefere technische Probleme sehr schnell gelöst bekommt.

Die Regeln sind extrem mächtig, da kann man wirklich enorm viel mit machen.

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D: Was wünscht ihr euch für die Zukunft?

Von Billbee, von WooCommerce, im E-Commerce oder auch ganz allgemein...

V: Von Billbee...

  • neue Schnittstellen (Fulfillment-Anbieter, Shipment Tracking)
  • Unterstützung Besteuerung Bundles

Von WooCommerce...

  • dass sie die Community nicht vergraulen
  • ernsthaften Tech-Support (Ninjas are useless)
  • Aufteilung von Orders und Shipments
  • EU ernster nehmen (Besteuerung)

M: Im Grunde hat Valentin schon die wichtigsten Punkte genannt, hinzufügen kann ich noch:

WooCommere / WordPress...

  • Bessere Möglichkeit zur User Verwaltung (Anlegen, Berechtigungen… )
  • Update Funktion für Premium Plugins
  • Menü-Platzierung Einschränkung für Plugin Author (aktuell ist es ein Ratespiel die jeweiligen Plugineinstellungen zu finden)
  • Plugin Notices / Warnings übersichtlicher gestaltet, z. B. in einer Art Notification Center

Billbee...

  • Integration der neusten WooCommere API
  • Bessere Aufklärung / Einsicht bei Bestelldaten Abruf Fehlern

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D: Und “last but not least”: Auf was können wir uns freuen? Welche Themen wollt ihr im Vortrag auf der meet Billbee ansprechen bzw. wird es einen Fokus geben? Wenn ja, wo?

V: Integration, Sync hohes Bestellvolumen, Produkt-Launch Artikelimport und Anpassung vor erster Bestellung, Artikel trennen oder bündeln (über SKU)

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Vielen Dank für das Interview - wir sind sehr gespannt und freuen uns auf euren Vortrag!

David

David ist als Chief Revenue Officer bei Billbee verantwortlich für das Wachstum und die zukünftige, strategische Ausrichtung. Darunter fallen unter anderem die Bereiche Marketing, Vertrieb, Partnerschaften und Presse.

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